Zeitdiebe: Führen Sie zeitlich effiziente Mitarbeitergespräche

Für Sie als Führungskraft ist eine effektive Zeitplanung unerlässlich. Nur so können Sie sich Ihren wirklichen Aufgaben widmen. Beschäftigen Sie sich deshalb innerhalb Ihres Zeitmanagements auch besonders mit dem Mitarbeitergespräch. Denn so erhöhen Sie Ihre Effektivität und Effizienz.

Typische Zeitdiebe, die in jedem Mitarbeitergespräch lauern und Ihnen Ihre kostbare Zeit stehlen:

• Gespräche, die nicht richtig vorbereitet wurden, dauern einfach länger, weil es ihnen an Struktur und Richtung fehlt.
• Es wird sich nicht ausschließlich auf das Wesentliche konzentriert. Stattdessen werden noch unnötige Fakten besprochen.
• Es werden keine klaren Ergebnisse getroffen. Die Folge ist: nach kurzer Zeit steht der Mitarbeiter mit seinem Anliegen wieder vor Ihnen.
• Fragen und/oder Probleme werden unzureichend besprochen und sich viel zu schnell auf die erst beste Lösung konzentriert. Die Folge ist: oftmals bleibt das Problem ungelöst und der Mitarbeiter behelligt Sie damit erneut.
• Häufig bleiben einzelne wichtige Punkte ungeklärt: Bis wann die Aufgabe erledigt werden soll, auf welche Art und Weise diese zu erledigen ist, ob der Mitarbeiter über alle Ressourcen verfügt.
• Das Mitarbeitergespräch findet zwischen Tür und Angel statt. Oder es werden Telefonate angenommen, wodurch das Gespräch unterbrochen wird.

7 Tipps, wie Sie Zeitdiebe bei Mitarbeitergesprächen vermeiden:

1. Bereiten Sie sich grundsätzlich vor. Denn viele Mitarbeitergespräche - ob im Coaching, bei Fehlzeitengesprächen, Unterweisung, Delegation – werden von Ihnen zeitlich eingeplant und Ihr Mitarbeiter dazu eingeladen. Überlegen Sie: Welche Punkte wollen Sie in diesem Gespräch besprechen? Und wie viel Zeit benötigen Sie dafür?
2. Sorgen Sie bei geplanten Mitarbeitergesprächen für eine ungestörte Zeit. Weder soll Ihre Sekretärin Telefonate, noch Anfragen an Sie durchstellen. Schalten Sie Ihr Handy auf stumm.
3. Bei spontanen Mitarbeitergesprächen – sei es der Mitarbeiter hat ein Problem – halten Sie sich am besten an ein Besprechungsschema:
   • Um was geht es?
   • Was war der Auslöser?
   • Warum wurde es so gemacht und nicht anders?
   • Was wurde bereits unternommen?
   • Wie kann der Mitarbeiter es lösen?
4. Stoppen Sie höflich, aber bestimmt Vielredner, in dem Sie diesen unterbrechen und das Gespräch auf den Punkt zurückführen. 
5. Erziehen Sie Mitarbeiter, die mit jedem Problem zu Ihnen kommen, zu mehr Eigenverantwortlichkeit. Hier wäre ein Coaching angesagt.
6. Achten Sie bei sich selbst darauf, klare und präzise Aussagen zu machen. 
7. Praktizieren Sie das Prinzip der offenen Tür, d.h. nur wenn Ihre Türe offen ist, sind Sie auch wirklich für spontane Gespräche bereit.