Effizientes arbeiten: 10 Fragen für die Auftragsklärung

Effizient und effektiv: Klärung des Auftrags optimiert Ihr Zeitmanagement

Neben Ihren Routineaufgaben werden Ihnen – zum Glück – immer wieder neue Aufgaben und Arbeiten übertragen. Bevor Sie sich aber bereiterklären, diese zu übernehmen, sollten Sie eine Auftragsklärung durchführen. Denn nur indem Sie eine Klärung des Auftrags durchführen,

• beugen Sie Missverständnisse vor.
• stellen Sie sicher, dass Sie über alle wesentlichen Punkte der Aufgabe informiert wurden.
• können Sie Ihre Zeitplanung und Ihr Zeitmanagement darauf abstimmen.
• wissen Sie, mit wem Sie die Aufgabe eventuell durchführen sollen.
• können Sie hinterfragen, ob Sie überhaupt für diese Aufgabe zuständig sind oder nicht.
  
  

Effizientes Arbeiten dank Auftragsklärung: 10 Fragen

Frage 1: Wer will was genau?

Mit dieser Frage klären Sie, ob Sie gegenüber demjenigen, der Ihnen die Aufgabe übertragen will, überhaupt weisungsgebunden sind. wird.Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick – und sei es blitzschnell mental „Mein Vorgesetzter will, dass ich die Aufgabe XBH übernehme.“

Frage 2: Vom wem kommt dieser Auftrag?

Lassen Sie sich nicht von dem ersten Anschein blenden – und zwar aus drei Gründen:

1. Den wirklich Verantwortlichen erkennen.
   Oftmals steckt hinter dem Auftrag Ihres Kollegen oder Ihres Vorgesetzten eine weitere Hierarchieebene, die Sie um den gesamten Zusammenhang der Aufgabe verstehen zu können, besser kennen sollten.
2. Aufgabe hinterfragen können.
   Sobald Sie wissen, von wem eigentlich der Auftrag kommt, umso eher können Sie nachfragen, ob nicht „Kollege X“ herangezogen werden kann.
3. Persönlichen Gewinn und Nutzen erkennen.
   Denken Sie an Ihre Karriere. Wenn der Auftrag von „oben“ kommt oder von einem Vorgesetzten einer anderen Abteilung kann es für Sie äußerst lukrativ sein, diesen auszuführen, weil Sie so Punkte für Ihre Beförderung oder eventuelle Versetzung in ein anderes Team sammeln können.
   
   
   
    

Frage 3: Sind Sie der richtige Ansprechpartner?

Sind Sie zu einem anderen Schluss gelangt, gehen Sie diplomatisch vor. „Nach Ihren Informationen zu schließen, fehlen mir hierfür, im Gegensatz zu Kollege Huber, die nötigen Erfahrungen. Steht mir Kollege Huber als Coach zur Seite? Oder wie soll die Wissenslücke geschlossen werden?“

Frage 4: Ab wann soll diese Aufgabe bearbeitet werden?

Prüfen Sie mit Hilfe Ihres Zeitmanagements und Ihrer To-do-Liste, ob dieser Zeitpunkt für Sie überhaupt machbar ist. Falls nicht, ob Sie den Beginn verschieben können. Oder ob andere Aufgaben, die für diesen Zeitpunkt vorgesehen waren, von Kollegen übernommen werden oder später von Ihnen zu Ende gebracht werden sollen.

Frage 5: Was ist das Ziel bzw. das angestrebte Ergebnis dieser Aufgabe?

Der Auftrag scheint eindeutig. Um Missverständnisse und somit einen Misserfolg zu vermeiden, sollten Sie jedoch unbedingt um eine exakte Zielformulierung des Auftrages bitten.

Frage 6: Wie umfangreich ist die Aufgabe?

Bitten Sie den Auftraggeber Ihnen mitzuteilen, welchen Umfang die Aufgabe hat. Abhängig von der Größe des Auftrages sollten Sie eine Aufteilung des Auftrages anregen.

Frage 7: Welche Details gibt es zu beachten?

Klären Sie unbedingt bei der Auftragsvergabe, welche Details beachtet werden müssen. Ob es um die Kosten geht, die Weisungsbefugnisse, Verantwortlichkeiten oder die Art und Weise, wie das Ergebnis präsentiert werden soll, lassen Sie sich SMART-Ziele nennen. Denn um Ihre Schritte kontrollieren zu können, benötigen Sie Detailforderungen, die messbar sind.

Frage 8: Welche Art der Unterstützung erhalten Sie?

Lassen Sie nicht ungeklärt, ob und in welcher Art Sie Unterstützung erhalten. Benennen Sie auch konkret, welchen Beistand Sie sich wünschen. 

Frage 9: Bis wann soll die Arbeit fertiggestellt werden?

Die Deadline setzt den zeitlichen Rahmen, an den Sie sich halten sollen. Allerdings erst, nachdem Sie auch bei dieser Frage Ihr Zeitmanagement zu Rate gezogen haben. Und auch erst dann, nachdem Sie für sich die nächste Frage geklärt haben.

Frage 10: Ist die Aufgabe in der vorgegebenen Zeit überhaupt zu schaffen?

Akzeptieren Sie niemals ohne Prüfung festgesetzte Deadlines. Viel zu oft sind diese zu eng gesetzt oder der Auftraggeber übersieht Realisierungsschritte. Deshalb listen Sie für sich in Ruhe auf, wie viel Zeit Sie für jeden einzelnen Schritt einplanen würden. Besprechen Sie dann Ihr Ergebnis, sollte es sich nicht mit der Vorgabe decken, mit dem Auftraggeber. Handeln Sie eine neue, realistische Deadline aus. Denn ansonsten riskieren Sie, unter Zeitdruck und unter Stress zu geraten.