Deadline setzen: 3 Tricks, mit denen Sie mühelos Ihre Effizienz steigern

Aufgaben fristgerecht realisieren – nur mit eigner Deadline machbar

Bei vielen Aufgaben oder Arbeiten, die Sie durch Ihren Vorgesetzten übertragen bekommen, wird bereits von außen eine Deadline vorgegeben, d.h. Sie müssen die Aufgabe fristgerecht zu einem vereinbarten Termin zu Ende bringen und abliefern. Dadurch wird ein erster zeitlicher Rahmen gesetzt.

Um Ihre Effizienz zu erhöhen und Ihr Zeitmanagement zu unterstützen, sollten Sie sich jedoch selbst eine Deadline setzen – und zwar bei jeder Aufgabe. Denn dadurch legen Sie für sich selbst fest, bis wann Sie die gesamte Aufgabe oder einen einzelnen Zwischenschritt erledigen wollen. Dies fördert nicht allein die Selbstdisziplin, sondern hilft auch Zeitfresser zu minimieren, da Sie Ihre Zeit viel straffer strukturieren und so Zeitdiebe schneller erkennen können.

Sich selbst Deadlines setzen: 3 Tricks, wie Sie dadurch Ihre Effizienz steigern können

Trick 1: Legen Sie die Uhrzeit fest

So manche Aufgabe dauert nicht lange und so werden Sie eine Deadline für überflüssig halten. Leider ist dies nicht der Fall. Viele dieser Aufgaben, die mal kurz zwischendurch gemacht werden, verleiten dazu, mehr Zeit als nötig zu verbrauchen. Ursache ist: Sie beginnen zu trödeln oder Ihre Konzentration schweift ab. Deshalb setzen Sie sich auch hierbei eine Deadline: Bestimmen Sie die Uhrzeit – „Dies erledige ich in zehn Minuten“ oder „Damit bin ich um 13.00 Uhr fertig – also in zwanzig Minuten.“

Trick 2: Routinearbeiten meistern

Viele Routinearbeiten werden Sie mühelos erledigen, ohne dabei auf die Uhr zu schauen. Auch dies birgt das Risiko in sich, dass Sie, vielleicht auch weil Sie diese Routinearbeit nicht sonderlich mögen, zwischendurch telefonieren oder Ihre E-Mails abrufen. Mit der Folge: Sie verschwenden Zeit. Deshalb setzen Sie sich gerade bei Routinearbeiten Deadlines, mit denen Sie Ihre Zeit kontrollieren können.

Trick 3: Ziehen Sie  Deadlines nach vorne

Reduzieren Sie Stress, Arbeitsdruck und Hektik, indem Sie die jeweilige Aufgabe oder Arbeit einige Tage vor der vereinbarten Deadline fertigstellen. Planen Sie also für sich selbst einen früheren Abgabetermin, der auch potenzielle, unerwartete Probleme auffangen kann.

Diesen Trick sollten Sie übrigens auch beim Delegieren von Aufgaben an Ihre Kollegen einsetzen. Setzen Sie eine Deadline, die ein oder zwei Tage früher liegt. Denn oft genug geraten Sie ja bei der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen in zeitliche Engpässe. So werden diese reduziert.