Ein gut geführtes Lager – gut für Ihr Gehalt

So haben Sie das noch nie gesehen: Weshalb Differenzen zwischen Lager und Finanzbuchhaltung Ihre Gehaltsverhandlung beeinträchtigen

Lagerverwaltung, Finanzbuchhaltung und Abstimmung der Bücher: Nach einem spannenden Thriller hört sich das nicht gerade an. Doch als angestellter Mitarbeiter eines Unternehmens sollten Sie sich für ein ordentlich geführtes Lager interessieren. Denn das Betriebsergebnis Ihres Unternehmens entsteht zu einem wesentlichen Teil hier. Wenn Sie zum Jahresende mit Ihrem Chef oder Ihrer Chefin in die Gehaltsverhandlung gehen, werden im Hintergrund genau diese Zahlen eine große Rolle spielen.

Die ideale Welt ist einfach

In der idealen Welt ist es ganz einfach: Der Einkauf bestellt Waren und Artikel. Im Wareneingang prüfen die Kollegen die Lieferung und stellen sie ins Lager ein. Die Finanzbuchhaltung (Fibu) bekommt die Belege und eine Meldung darüber, was gekommen ist. Sie bucht die entsprechenden Zahlen ein.

Die Zahlen im Lager und in der Finanzbuchhaltung stimmen überein.

Werden Artikel für den Verkauf oder die Produktion entnommen, wird der Lagerabgang notiert und auch die Finanzbuchhaltung bekommt eine Nachricht darüber.

Acht Gründe für Differenzen zwischen Lager und Fibu

Doch Sie ahnen es: So einfach ist es nicht. Mit schöner Regelmäßigkeit kommt es zu Differenzen zwischen Lager und Fibu. Das sind die häufigsten Gründe:

• Die Kollegen buchen die falsche Menge: Sie haben sich vertippt oder falsch gezählt.
• Die Kollegen buchen die richtige Menge, aber den falschen Preis. In der Fibu steht deshalb ein falscher Wert.
• Eine Lieferung aus dem Ausland ist eingetroffen, zum Beispiel aus Japan. Beim Wareneingang vergessen die Kollegen, die Yen in Euro umzurechnen. Auch hier gelangen falsche Zahlen in die Fibu.
• Im Wareneingang hat alles gut und richtig funktioniert. Doch jetzt wird produziert oder verkauft: Die Kollegen nehmen 10 Stück eines Artikels aus dem Lager und vertippen sich beim Abbuchen. In der Fibu geht die Meldung ein, 100 Stück seien vom Lager entnommen worden.
• Einige Artikel befinden sich aktuell im Produktionsprozess. Im Lager sind sie nicht mehr, aber als fertige oder halbfertige Fabrikate zurückgebucht sind sie auch nicht.
• Leider haben einige Kollegen lange Finger.
• Artikel wurden verräumt und sind nicht mehr aufzufinden.
• Kunden haben Ware als Retoure zurückgesendet. Die Kollegen wissen noch nicht, was sie erwartet, wenn sie die Pakete öffnen: Können Sie die Waren als neuwertig ins Lager zurückstellen? Oder müssen Sie sie verschrotten? Lagerbestand und Lagerwerte sind unsicher. Nichtsdestotrotz bekommt der Kunde schon einmal eine Gutschrift.

Sie sehen: Differenzen sind nicht nur möglich, sondern wahrscheinlich. Doch das ist noch nicht alles.

Die Mechanik: Lager – Bewertung – Gewinn

Der Betriebsprüfer hat sich angemeldet. Er will wissen, wie Sie Ihr Lager bewerten. „Zum Einkaufspreis, natürlich!“ denken Sie.

Das stimmt im Prinzip. Doch was passiert,

• wenn die Waren auf Dauer ihren Wert verlieren, weil sie verderblich sind
• oder wenn Sie verschiedene Lieferungen bekommen haben und die Einkaufspreise variieren?

Sie müssen die Werte korrigieren oder Durchschnittswerte bilden. Wie Sie das machen, hat Einfluss auf Ihr Jahresergebnis und die Steuern, die Sie zu zahlen haben. Und deshalb hat der Betriebsprüfer ein starkes Interesse an Ihrer Bewertungsmethode.

Ein Kilo Schrauben hat zum Beispiel bei der Lieferung vor sechs Wochen noch 38 Euro gekostet. Jetzt muss Ihr Unternehmen 42 Euro berappen. Welche Schrauben verwenden Sie im Produktiosprozess zuerst?

• Diejenigen, die zuerst eingegangen sind? (FIFO = First in, first out
• Diejenigen, die zuletzt eingegangen sind? (LIFO = Last in, first out)
• Die mit dem höchsten Wert? (HIFO = Highest in, first out)
• Oder die mit dem niedrigsten Wert? (LOFO = Lowest in, First out)

Wenn Sie die „alten“ Schrauben zuerst verarbeiten, bleiben die neuen übrig und der Lagerwert steigt. Wenn Sie die neuen Schrauben zuerst verwenden, gilt das Gegenteil.

Der Betriebsprüfer will das genau wissen. In Deutschland gilt nämlich das strenge Niederstwertprinzip. Vereinfacht bedeutet das: Der Unternehmer soll sich nicht reicher rechnen als er ist. Damit sollen die Ansprüche von Gläubigern geschützt werden, wie Arbeitnehmer, Lieferanten oder Kreditgeber. Sie alle erwarten zu Recht Zahlungen vom Unternehmen.

In Übereinstimmung mit dem Gesetz rechnet sich also der Unternehmer in einem gewissen Rahmen arm. Schulden und Zahlungsverpflichtungen bewertet er hoch. Alles, was auf der Plus-Seite steht, bewertet er niedrig. So auch das Lager: Das Lager ist Teil des Vermögens.

Je nachdem, welche Güter Ihr Unternehmen produziert oder verkauft, ist die eine oder andere Lagerbewertungsmethode angemessen. Vielleicht hat Ihr Unternehmen das dringende Interesse, die Bilanz am Ende des Jahres ein bisschen besser aussehen zu lassen, damit die Aktionäre glücklich sind. Deshalb hat es sich für eine nicht ganz so niedrig bewertende Lagerbewertungsmethode entschieden. Jetzt kann es sein, dass der Betriebsprüfer Ihrem Unternehmen auf die Finger klopft. Dann sind die Zahlen zwar richtig, aber Sie haben eine Differenz mit ihm.

Bitte! Nicht! Tippen!

Wie wir weiter oben gesehen haben, sind die Fehler in der Regel hausgemacht. Das Problem ist der menschliche Faktor. Große Unternehmen sind deshalb längst dazu übergegangen, ihre Prozesse zu automatisieren. Eingangsbelege werden gescannt und automatisch verbucht. Auch im Lager scannen die Kollegen den Lagerabgang oder sie sprechen die Entnahme an. Hauptsache, sie müssen nicht auf kleine Displays tippen. Diese Variante ist die fehlerträchtigste.

Falsche Zahlen kosten gleich dreimal

Große Unternehmen haben sich organisiert. Unternehmen mit wenigen Lagerartikeln bekommen Fibu und Lager mit Bordmitteln in den Griff. Probleme haben kleine und mittlere Betriebe mit vielen Artikeln. Es kann nämlich Folgendes passieren.

• Ihr Unternehmen macht am Ende des Jahres Inventur und stellt fest: Ihre Lagerbestände haben einen Wert von 485.996 Euro.
• Die Kollegen in der Fibu sind alarmiert, denn nach den Büchern sollten die Lagerbestände einen Wert von 402.783 Euro haben.
• Es gibt eine Differenz von 83.213 Euro.

Die verantwortlichen Entscheider und der Unternehmer haben jetzt richtig schlechte Laune, denn:

• Das berechnete Betriebsergebnis fällt zu hoch aus. Das bedeutet: hohe Gewinne, hohe Steuern. Und zwar zu Unrecht.
• Niemand weiß, wie die Differenz zustande gekommen ist. Nur so viel ist klar: Irgendwann in den letzten zwölf Monaten ist es passiert. Die Kollegen in Lager und Fibu müssen sich jetzt fragen:
  - Welche Charge war es? Welche Lieferung?
  - Um welche Artikel geht es?
  - Waren es viele kleine Teile oder wenige große?
  - Oder war es ein Versehen oder geht es um einen systematischen Fehler, den ein Mitarbeiter aus Unkenntnis immer wieder macht?
  Den Kollegen bleibt nichts anderes übrig, als alle Vorgänge zu prüfen – Beleg für Beleg. Stunden vergehen. Wertvolle Arbeitszeit wird in die Fehlersuche investiert und nicht in wertschöpfende Arbeit. Ein Teil des Unternehmens bleibt stehen.
• Abgesehen von alledem weiß der Unternehmer nicht, wie er das kommende Jahr kalkulieren soll. Sind die Fehler in der Fibu oder im Lager passiert? Hat er seine Produkte zu teuer oder zu billig verkauft? Nichts ist sicher. Der Unternehmer hat für seine Entscheidung keinen Boden unter den Füßen – und ist auf der Basis auf höhere Entgelte und Investitionen nicht gut zu sprechen.

So senken Sie unnötige Kosten

Was an dieser Stelle hilft, ist offensichtlich: Lagerbestände und Fibu müssen regelmäßig abgestimmt werden. Mindestens monatlich. Je kürzer die Zeitintervalle, desto kleiner ist das Suchfeld, sprich: Die Zahl der möglichen Vorgänge schrumpft und der Fehler ist vergleichsweise schnell gefunden.

Am besten ist es, wenn Lager und Fibu laufend abgeglichen werden. Jeden Tag, stündlich. Das kann dann allerdings nur noch ein Software-System leisten. Nur wenn die Lagerbewegungen und Belege ständig erfasst werden, fallen Fehler sofort auf und lassen sich leicht korrigieren.

Was kostet mehr: Die Fehlerkorrektur der Mitarbeiter oder die Einführung einer Software? Die Entscheidung muss der Unternehmer oder andere Verantwortliche treffen.

Wer nicht weiß, was er hat, macht den Beutel zu

Ein sauber geführtes Lager und eine regelmäßige Abstimmung mit der Fibu stehen für Sicherheit und Berechenbarkeit: Nur auf der Basis sicherer Zahlen kann der Unternehmer oder andere Verantwortliche Entscheidungen treffen – auch für höhere Entgelte. Deshalb ist es wohl etwas zugespitzt, Mitarbeiterentgelte und das Lager in Zusammenhang zu stellen. Aber ganz so weit hergeholt, wie es zunächst scheint, ist es auch wieder nicht.

Am 30. August 2018 sind wir Aussteller auf dem Anwenderforum für Microsoft Dynamics NAV und für alle Ihre Fragen offen.