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Word Vorlagen: So haben viele Anwender Zugriff

31. Januar 2013

Schalten Sie gezielt Word Vorlagen frei für mehrere Anwender

Word Vorlagen erleichtern die Arbeit. Denn Sie können für Anfragen, Briefe und andere Dokumente eine Word-Vorlage erstellen, die Sie dann wieder und wieder verwenden können.

 So haben viele Anwender Zugriff

Diesen Vorteil sollten Sie jedoch nicht allein nutzen, sondern auch auf das Team und die Abteilung übertragen – und zwar aus mehreren Gründen:

  • Antwortschreiben und andere Dokumente werden auf diese Weise standardisiert.
  • Dokumente können schnell bearbeitet werden, da nur noch einzelne Textbausteine wie Adresse, Datum und Anrede verändert werden müssen.
  • Die Wortwahl und die inhaltliche Konzeption erfüllen die Qualitätsansprüche des Unternehmens.
  • Es wird ein einheitliches Dokumentenlayout präsentiert.
  • Jeder Mitarbeiter kann dadurch effizienter und zeiteffektiver arbeiten. Denn die Nutzung einer Word-Vorlage erspart viel Zeit.

 

Damit diese Vorteile im Team und in der Abteilung greifen können, lohnt es sich, innerhalb eines Computer-Netzwerkes einen Arbeitsgruppen-Ordner einzurichten, indem die entsprechenden Word-Vorlagen abgelegt werden können. Dadurch erhält jeder Teammitarbeiter mühelos Zugriff auf die gewünschte Vorlage.



 

So nutzen Sie Word-Vorlagen mit mehreren Anwendern

  • Öffnen Sie die Backstage-Ansicht, indem Sie auf die Registerkarte Datei klicken.
  • Wählen Sie in der Backstage-Ansicht den Befehl Optionen.
  • Im geöffneten Menüfenster Word-Optionen klicken Sie auf der linken Seite auf den Befehl Erweitert.
  • Scrollen Sie im geöffneten Kontext-Menü der Word-Optionen soweit nach unten, bis Sie an der Gruppe Allgemein angelangt sind.
  • In dieser Gruppe Allgemein klicken Sie auf die Schaltfläche Dateispeicherorte.
  • Es öffnet sich das Menüfenster Speicherort für Dateien.
  • Markieren Sie im mittleren Feld unter Dateitypen den Eintrag Arbeitsgruppenvorlagen. Dieser wird dann blau hinterlegt.
  • Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Ändern, die sich unter diesem Feld befindet.
  •  Das Menüfenster Speicherort ändern wird geöffnet.
  • Wählen Sie in diesem den Ordner aus, der zukünftig als Arbeitsgruppen-Ordner gelten soll. Markieren Sie diesen. Der Name des gewählten Ordners erscheint unten im Feld Ordner.
  • Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK. Damit bestätigen Sie Ihre Wahl.
  • Word schließt daraufhin das Menüfenster. Sie kehren zurück zu dem Dialogfenster Speicherort für Dateien. Schließen Sie dieses, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken.
  • Klicken Sie zum Schluss ebenso in der Backstage-Ansicht auf die Schaltfläche OK. Nun ist der Arbeitsgruppen-Ordner in Word angelegt.
  • Rufen Sie zur Überprüfung in der Backstage-Ansicht das Dialogfeld Neu auf. Klicken Sie dort auf den Befehl Meine Vorlagen. Word zeigt nun als neue Registerkarte den Arbeitsgruppen-Ordner an.
    Hinweis: Sollte dieser nicht angezeigt werden, prüfen Sie, ob in diesem eine Word-Vorlage abgespeichert wurde. Denn Word erzeugt für einen Ordner nur dann eine Registerkarte in der Option Meine Vorlagen, wenn sich darin eine Vorlage befindet.

 

  • Haben Sie zukünftig eine Vorlage erstellt, die auch Ihre Teamkollegen und/oder Mitarbeiter nutzen sollen, speichern Sie diese im Arbeitsgruppen-Ordner ab.

 

Autor: Brigitte Miller
Stichworte: Vorlagen, Word Vorlagen, Anwender, Teamarbeit, Word Vorlage, Dokument
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Kommentare

Sehr gut beschrieben

Thomas S. (nicht überprüft) am 12 September, 2017 - 12:37

Diese Erklärung ist selbst für Anfänger hervorragend beschrieben. Danke!
Kleine Anmerkung: Es wäre schön, wenn es noch Differenzierungen bezüglich der Word-Versionen gibt, da es in älteren Versionen ein wenig anders geht.

  • Antworten
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