Word Vorlagen: So haben viele Anwender Zugriff

Schalten Sie gezielt Word Vorlagen frei für mehrere Anwender

Word Vorlagen erleichtern die Arbeit. Denn Sie können für Anfragen, Briefe und andere Dokumente eine Word-Vorlage erstellen, die Sie dann wieder und wieder verwenden können.

Diesen Vorteil sollten Sie jedoch nicht allein nutzen, sondern auch auf das Team und die Abteilung übertragen – und zwar aus mehreren Gründen:

• Antwortschreiben und andere Dokumente werden auf diese Weise standardisiert.
• Dokumente können schnell bearbeitet werden, da nur noch einzelne Textbausteine wie Adresse, Datum und Anrede verändert werden müssen.
• Die Wortwahl und die inhaltliche Konzeption erfüllen die Qualitätsansprüche des Unternehmens.
• Es wird ein einheitliches Dokumentenlayout präsentiert.
• Jeder Mitarbeiter kann dadurch effizienter und zeiteffektiver arbeiten. Denn die Nutzung einer Word-Vorlage erspart viel Zeit.

Damit diese Vorteile im Team und in der Abteilung greifen können, lohnt es sich, innerhalb eines Computer-Netzwerkes einen Arbeitsgruppen-Ordner einzurichten, indem die entsprechenden Word-Vorlagen abgelegt werden können. Dadurch erhält jeder Teammitarbeiter mühelos Zugriff auf die gewünschte Vorlage.

So nutzen Sie Word-Vorlagen mit mehreren Anwendern

• Öffnen Sie die Backstage-Ansicht, indem Sie auf die Registerkarte Datei klicken.
• Wählen Sie in der Backstage-Ansicht den Befehl Optionen.
• Im geöffneten Menüfenster Word-Optionen klicken Sie auf der linken Seite auf den Befehl Erweitert.
• Scrollen Sie im geöffneten Kontext-Menü der Word-Optionen soweit nach unten, bis Sie an der Gruppe Allgemein angelangt sind.
• In dieser Gruppe Allgemein klicken Sie auf die Schaltfläche Dateispeicherorte.
• Es öffnet sich das Menüfenster Speicherort für Dateien.
• Markieren Sie im mittleren Feld unter Dateitypen den Eintrag Arbeitsgruppenvorlagen. Dieser wird dann blau hinterlegt.
• Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Ändern, die sich unter diesem Feld befindet.
•  Das Menüfenster Speicherort ändern wird geöffnet.
• Wählen Sie in diesem den Ordner aus, der zukünftig als Arbeitsgruppen-Ordner gelten soll. Markieren Sie diesen. Der Name des gewählten Ordners erscheint unten im Feld Ordner.
• Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK. Damit bestätigen Sie Ihre Wahl.
• Word schließt daraufhin das Menüfenster. Sie kehren zurück zu dem Dialogfenster Speicherort für Dateien. Schließen Sie dieses, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken.
• Klicken Sie zum Schluss ebenso in der Backstage-Ansicht auf die Schaltfläche OK. Nun ist der Arbeitsgruppen-Ordner in Word angelegt.
• Rufen Sie zur Überprüfung in der Backstage-Ansicht das Dialogfeld Neu auf. Klicken Sie dort auf den Befehl Meine Vorlagen. Word zeigt nun als neue Registerkarte den Arbeitsgruppen-Ordner an.
  Hinweis: Sollte dieser nicht angezeigt werden, prüfen Sie, ob in diesem eine Word-Vorlage abgespeichert wurde. Denn Word erzeugt für einen Ordner nur dann eine Registerkarte in der Option Meine Vorlagen, wenn sich darin eine Vorlage befindet.

• Haben Sie zukünftig eine Vorlage erstellt, die auch Ihre Teamkollegen und/oder Mitarbeiter nutzen sollen, speichern Sie diese im Arbeitsgruppen-Ordner ab.