Formulare erstellen in Word 2010

Formulare erstellen in Word 2010 – eine optimale Arbeitserleichterung

Formulare erleichtern Ihre Arbeit. Formulare unterstützen Sie dabei, Ihre Effizienz zu steigern.

Formulare sollten in keinem Büro fehlen. Nur allzu oft werden Ihnen die Formular-Vorlagen, die Sie im Bürohandel erwerben können, die Sie als Word-Vorlagen vorfinden oder im Internet herunterladen könnten, nicht zusagen. Denn diese Formulare entsprechen nicht Ihren Bedürfnissen, Wünschen und Vorstellungen. In solchen Fällen ist es dann höchste Zeit, dass Sie sich Ihre eigenen Word Formulare erstellen. Denn mit diesen können Sie sogar direkt am PC arbeiten und Fakten einfach eintippen.

Word: Formulare erstellen – Schritt für Schritt

Schritt 1: Blenden Sie die Registerkarte Entwicklertools ein

Bevor Sie jedoch starten können, müssen Sie die Registerkarte Entwicklertools, die Sie zum Erstellen Ihres Formulars benötigen, aktivieren. Da dies nicht standardmäßig in Ihrem Menüband angezeigt wird, müssen Sie diese erst einblenden:

• Öffnen Sie die Backstage-Ansicht, indem Sie die Registerkarte Datei aktivieren.
• In der Backstage-Ansicht klicken Sie auf den Befehl Optionen.
• Im Dialogfenster Word-Optionen wählen Sie den Befehl Menüband anpassen.
• Daraufhin wird im mittleren Bereich Menüband und Tastenkombination anpassen angezeigt. Wenden Sie sich dem rechten Feld Menüband anpassen zu. Hier werden alle Registerkarten aufgelistet.
• Setzen Sie nun in das Kästchen vor Entwicklertools ein Häkchen.
• Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
• Word wird sofort die Registerkarte Entwicklertools ins Menüband aufnehmen.

Schritt 2: Erstellen Sie Ihr Formular auf Grundlage einer leeren Vorlage

• Öffnen Sie erneut die Backstage-Ansicht. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
• Klicken Sie auf den Befehl Neu.
• Wählen Sie in der Rubrik Verfügbare Vorlagen die Option Meine Vorlagen.
• Hinweis: Falls Sie bereits eigene Vorlagen erstellt und in diesem Ordner abgelegt haben, müssen Sie jetzt erst die Vorlage Leeres Dokument markieren. Klicken Sie diese an.
• Aktivieren Sie die Schaltfläche Vorlage auf der linken Seite im Feld Neu erstellen, indem Siemit dem Cursor den Punkt anklicken. Dieser wird sofort blau erscheinen.
• Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
• Es öffnet sich eine leere Vorlage. Speichern Sie diese ab – entweder wieder über die Backstage-Ansicht oder über Ihre Schaltfläche Speichern unter in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Vergeben Sie dabei einen passenden, einprägsamen Namen für Ihr Formular.

Schritt 3: Fügen Sie Inhalte in Ihr Formular

• Öffnen Sie die Registerkarte Entwicklertools.
• Klicken Sie in der dritten Gruppe Steuerelemente auf die Schaltfläche Entwurfsmodus. Dadurch teilen Sie Word 2010 mit, dass Sie nun in Ihr Dokument diverse Steuerelemente einfügen möchten. Word 2010 wird sofort die darunterliegende Schaltfläche Eigenschaften aktivieren.
• Tipp: Bevor Sie am PC loslegen, sollten Sie sich eine grobe Skizze Ihres Formulars auf Papier erstellen. Zeichnen Sie die gewünschten Felder ein. Tragen Sie den Text ein. Erstellen Sie dann eine Version beispielsweise per Tabelle am Computer, bevor Sie in diese die einzelnen Steuerelemente einfügen. Dies erleichtert die Umsetzung am Computer.
• Nun können Sie beginnen, Ihr Formular zu erstellen. Dafür stehen Ihnen verschiedene Steuerelemente zur Verfügung:
  
  
  • Textsteuerelement, in das Nutzer des Formulars am PC Text eingeben können. Hierbei können Sie unterscheiden zwischen Rich-Text-Inhaltssteuerelement, mit dem der Text fett oder kursiv formatiert werden kann oder das Nur-Text-Inhaltssteuerelement.
  • Bildsteuerelement, mit dem Sie ein Symbol wie beispielsweise ein Telefon einfügen können.
  • Baustein-Steuerelement, die dazu dienen, dass der Benutzer am Computer auswählen kann, welche Textbausteine er beispielsweise für das Ausfüllen eines Vertrages nutzen will.
  • Kombinationsfeld, indem die Benutzer am PC eine Auswahl aus einer von Ihnen bereitgestellten Liste treffen oder alternativ eigene Informationen eingeben.
  • Dropdownliste, bei der die Benutzer nur die Optionen einer Liste auswählen können, die Sie aufgelistet haben.
  • Datumsauswahl, in dem das Datum angegeben werden kann.
  • Kontrollkästchen, in das beispielsweise ein Häkchen gesetzt werden kann.

Schritt 4: Legen Sie die Eigenschaften der Steuerelemente fest

• Nachdem Sie das einzelne Inhaltssteuerelement eingefügt haben, möchten Sie natürlich festlegen, welchen Text eingefügt bzw. beim Datum, wie das Datum angezeigt werden soll. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Eigenschaften.
• Es öffnen sich stets das Dialogfenster Eigenschaften von Inhaltssteuerelementen, das allerdings natürlich abhängig vom gewählten Steuerelement andere Eingaben von Ihnen erfordert. So können Sie einen Titel wie beispielsweise Datum vergeben und dann im Feld Datumsauswahleigenschaften festlegen, wie das Datum angezeigt werden soll.
• Machen Sie Ihre Eingaben. Bestätigen Sie diese mit einem Klick auf OK.

Schritt 5: Testen Sie Ihr Formular

• Prüfen Sie, ob Ihr Formular mühelos von Ihnen am Computer ausgefüllt werden kann.
• Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der fünften Gruppe Schützen auf die Schaltfläche Bearbeitung einschr.
• Es öffnet sich seitlich das Dialogfenster Formatierung und Bearbeitung.
• Hinweis: Deaktivieren Sie unbedingt die Schaltfläche Entwurfsmodus, falls diese noch eingeschaltet sein sollte.
• Setzen in der Rubrik 2. Bearbeitungseinschränkungen ein Häkchen in das Kontrollkästchen Nur diese Bearbeitung im Dokument zulassen.
• Öffnen Sie anschließend das sich darunter befindende Listenfeld und wählen Sie die Option Ausfüllen von Formularen aus.
• Klicken Sie in der Rubrik 3. Schutz anwenden auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden.
• Im Dialogfeld Schutz anwenden klicken Sie einfach auf OK. Ignorieren Sie die Vergabe eines Kennwortes, da Sie ja jetzt nur einen Test durchführen möchten.
• Testen Sie Ihr Formular. Müssen Sie noch Änderungen vornehmen, heben Sie den Schutz wieder auf. Öffnen Sie dafür mit den oben beschriebenen Schritten das Dialogfenster Formatierung und Bearbeitung. Klicken Sie in diesem auf die Schaltfläche Schutz aufheben.