Regelmäßige Kontrolle für mehr Qualität, Effizienz und gute Organisation

Fügen Sie Ihrer Korrespondenz oft Anlagen hinzu? Arbeiten Sie häufig an komplexen Aufgaben? Verfassen Sie Unterlagen, deren Daten und Fakten hundertprozentig stimmen müssen? Erstellen Sie Rechnungen oder Quartalsberichte? All diese unterschiedlichen Aufgaben haben eins gemeinsam: Kontrolle muss sein. 5 Tricks verraten Ihnen, wie Sie ohne großen Aufwand Ihre Arbeiten prüfen.

Trick Nr. 1: Inhaltliche Kontrollpunkte für komplexe Aufgaben

Beim  Bearbeiten komplexer Aufgaben wenden Sie sicherlich die Salami-Technik an. Setzen Sie sich beim Aufteilen in kleinere Arbeitsschritte gleich eigene Kontrollpunkte, bei denen Sie nicht allein Ihre zeitlichen Fristen überprüfen, sondern vor allem den Inhalt. Erfüllt dieser die Qualitätsstandards des Unternehmens?

Trick Nr. 2: Schmieden Sie einen Kontrollpakt mit Ihrem Kollegen

Vier Augen sehen stets mehr als nur zwei. Bei wichtigen Aufgaben oder dem Erstellen dringender Unterlagen empfiehlt es sich, Ihre Dokumente nochmals von einem Kollegen gegenlesen zu lassen.

Trick Nr. 3: Aktivieren Sie immer die Rechtschreibprüfung von Office 2007

Erleichtern Sie sich Ihre Arbeit. Lassen Sie Ihr Office-Paket Ihre Dokumente auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüfen. Sicher das eine oder andere Mal wird Office bestimmte Wörter markieren, obwohl Sie diese korrekt geschrieben haben. Oft ist die Ursache dafür: Das Wort wurde nicht erkannt. Fügen Sie es dann einfach Ihrem Wörterbuch zu.

Trick Nr. 4: Erstellen Sie sich Checklisten

Ob für den einmaligen Gebrauch oder für den regelmäßigen Einsatz, Checklisten haben sich stets bewährt. Sie können so mühelos kontrollieren,

• ob Sie alles erledigt haben,
• ob Sie alle Unterlagen, die zu dem Bericht gehören, auch beisammen haben,
• ob Sie alle Fakten, Daten und Zahlen aufgenommen und geprüft haben,
• ob die Anlage Ihrer Korrespondenz auch vollständig ist.

Bei Aufgaben, deren Realisierung länger dauert, sollten Sie unbedingt mit Checklisten arbeiten. So wird trotz der zeitlichen Unterbrechungen nichts vergessen.

Trick Nr. 5: Seien Sie geistig fit bei wichtigen Kontrollen

Kontrollen sollten nie mal kurz zwischendurch und nebenbei gemacht werden. Wichtige Unterlagen wie Berichte, Verträge und Co. benötigen Ihre volle Aufmerksamkeit, damit Sie überhaupt in der Lage sind, Fehler zu entdecken. Denn in müdem Zustand werden diese viel zu oft übersehen – ohne Absicht selbstverständlich. Machen Sie deshalb vor wichtigen Checks eine kurze Pause.