Neue Meetingkultur: Informationen transparent besprechen

28. Januar 2014

Neue Meetingkultur für Team-Meetings: Informationen mitteilen gehört dazu

Um eine gute Zusammenarbeit im Team zu gewährleisten, benötigt das Team und jeder Teammitarbeiter selbstverständlich den Input aktueller Informationen. Somit verzichtet die neue Meetingkultur keineswegs auf das Mitteilen von Informationen. Ganz im Gegenteil. Dem Berichten weiterer, auch allgemeiner Informationen wird als zweite Stufe der Meetingkultur eine wichtige Priorität zugemessen – und zwar in jedem Team-Meeting.

Dennoch sollten Sie sich als Teamsprecher und/oder Moderator nicht dazu verleiten lassen, diese Priorität zu überschätzen und zu viel Zeit für diesen Agendapunkt zu reservieren. Stattdessen handeln Sie diesen Punkt lieber knapp und effizient ab, um so der nachfolgenden Stufe – der Interaktion – mehr Raum und Zeit geben zu können.

Machen Sie Informationen transparent

Effektive Team-Meetings: 3 Tricks, wie Sie Informationen transparent machen und dabei Zeit sparen

Effektive Besprechungen zeichnen sich durch eine gelungene, aber auch strikte Moderation aus. Wenden Sie einfach den einen oder anderen der folgenden Moderations-Tricks an, um die Besprechung erfolgreich zu leiten.

Trick 1: Informationen priorisieren

Gewährleisten Sie eine erfolgreiche Teamarbeit, indem Sie die Informationen priorisieren. Erstellen Sie hierfür, während Sie das Team-Meeting vorbereiten, eine Prioritätenliste. Allerdings in umgekehrter Reihenfolge, d.h. wichtige Fakten und Vorgaben gehören an den Schluss der Liste. Denn diese Informationen werden erst zum Ende des zweiten Moduls mitgeteilt – und zwar aus 2 Gründen:

Wichtiges bleibt im Gedächtnis haften.
Was zuletzt gesagt wird, wird besser behalten, da keine weiteren Informationen diese Fakten überlagern.
Eine Diskussion kann sich mühelos anschließen.
Viele Teammitarbeiter werden die Vorgaben oder aktuellen Informationen gerne im Team transparent und offen besprechen wollen. Schließt sich das dritte Team-Meeting-Modul der Interaktion zeitnah an, kann ohne Zeitverlust das Thema in diesem aufgegriffen werden.

Trick 2: Nur Verständnisfragen zulassen

Verhindern Sie Diskussionen, in dem Sie zu bestimmten Informationen nur Verständnisfragen zulassen. Stellt sich heraus, dass aktuelle Informationen diskutiert werden müssen, sollten Sie dies auf die Interaktion verschieben oder gegebenenfalls nach Abwägung ein zusätzliches Team-Meeting einplanen.

Trick 3: Das Wesentliche herausarbeiten – und transparent mitteilen

Konzentrieren Sie sich auf die Fakten. Arbeiten Sie deshalb während Ihrer Vorbereitung des Meetings die wesentlichen Informationen heraus. Teilen Sie diese knapp mit. Alternativ können Sie aktuelle Informationen auch transparent machen, indem Sie die Fakten per Memo mitteilen oder auf einem Flip-Chart-Bogen notieren, der dann im Teamraum aufgehängt wird, so dass jedes Teammitglied jederzeit die Angaben einsehen kann. Dadurch sparen Sie Zeit, die Sie beispielsweise für die Interaktion oder das „Wünsch-dir-was“ reservieren können.

Die weiteren Stufen zur neuen Meetingkultur basierend auf Anerkennung und Wertschätzung finden Sie hier: