Effiziente Meetings: Optimieren Sie Ihre Vorbereitung

Sind Sie unzufrieden über den Verlauf Ihrer Meetings? Ufern manche Besprechungen zeitlich so sehr aus, dass Sie einzelne Agendapunkte auf das nächste Meeting vertagen müssen? Sie können das ändern. Um bessere Ergebnisse zu erzielen müssen Sie nur eins tun: Bereiten Sie jedes Meeting konsequent vor.

Denn mit einer guten Vorbereitung stellen Sie die Weichen für ein effizientes Meeting. Im Klartext: Ihre Kontrolle über den Verlauf der Besprechung beginnt bereits im Vorfeld. Aus diesem Grund verabschieden Sie sich unbedingt von Einstellungen und Glaubenssätzen wie „Für eine Vorbereitung habe ich keine Zeit“. Wandeln Sie solche Gedanken lieber um: Zeit gezielt in die Vorbereitung zu investieren, verkürzt garantiert den zeitlichen Verlauf des Meetings.

Meetings effizient vorbereiten: 7 Schritte

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Arbeitsblatt: Meetings effizient vorbereiten

Schritt 1: Bestimmen Sie das Ziel und die Agendapunkte des Meetings

Ohne genaues Ziel können Sie keine Kontrolle ausüben. Sie müssen bei jedem Meeting ein übergeordnetes Ziel benennen. Das bedeutet, auch wenn Sie bei einem Meeting unterschiedliche Besprechungspunkte auflisten, ist es wichtig, nur ein Ziel zu fixieren. Dieses Hauptziel zeigt Ihnen, worauf Sie inhaltlich und zeitlich Ihren Schwerpunkt – und damit auch Ihre Konzentration – in diesem Meeting legen möchten.

Das Hauptziel des Meetings kann lauten:

• Ideenfindung zur Verbesserung der Teamzusammenarbeit
• Die neuen Vorgaben
• Die Ergebnisse der ersten Projektetappe

Legen Sie anschließend fest,

• welche einzelnen Besprechungspunkte sich allein durch das Hauptziel für das Meeting ergeben.
• welche weiteren Besprechungspunkte, die mit dem eigentlichen Hauptziel nichts zu tun haben, wie Informationen über Kunden oder die Kundenzufriedenheit, Hinweis auf den Messetermin etc., Sie auch aufnehmen wollen oder müssen.
• ob diese zusätzlichen Punkte zeitlich und inhaltlich sinnvoll sind.

Schritt 2: Legen Sie den zeitlichen Verlauf fest

Bestimmen Sie nun für jeden einzelnen Agendapunkt, den Sie für das Meeting festgelegt haben, die Zeit, die Sie für diesen Agendapunkt aufwenden möchten. Kalkulieren Sie in Ruhe. Denn durch Ihre Zeitplanung legen Sie jetzt fest, wie lange Sie sich mit einem einzelnen Besprechungspunkt beschäftigen möchten. Bedenken Sie dabei unbedingt die gesamte Zeitdauer, die Sie für das Meeting angesetzt haben. Im Klartext: Wenn ein Meeting eine Stunde dauern soll, müssen alle Besprechungspunkte innerhalb dieser Zeit besprochen werden.

Kalkulieren Sie in jedem Fall niemals zu straff, d.h. Sie müssen auch in einem Meeting wie bei jeder anderen Zeitplanung Pufferzeiten mit einberechnen. Ansonsten riskieren Sie, durch unerwartete Fragen oder längere Diskussionen Ihre Planung nicht einhalten zu können. Und sorgen Sie sich nicht, wenn Sie Ihre Pufferzeiten nicht benötigen. Jeder – auch Sie selbst – wird sich freuen, wenn ein Meeting vor der Zeit beendet sein wird.

Schritt 3: Füllen Sie die einzelnen Agendapunkte mit Inhalt

Notieren Sie sich kurz einige Stichworte zu den einzelnen Themen, die Sie im Meeting erörtern möchten. Sie können dabei beispielsweise auch gerne Ihre Einleitung für die Kreativitätssitzung aufschreiben. Oder Sie notieren sich Fragen, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter zur aktiven Teilnahme am Meeting einladen – vielleicht um eine Diskussion zu eröffnen oder um die Ideen freizusetzen.

Den Inhalt Ihrer Agendapunkte festzulegen, erfüllt den Zweck, dass

• Sie sich auf die einzelnen Punkte mental intensiver einstellen.
• Sie erkennen, ob Sie selbst oder Ihre Chefassistentin im Vorfeld des Meetings noch einige Unterlagen erstellen müssen.
• Sie eventuell feststellen, dass der einzelne Besprechungspunkt ausführlicher ist, als Sie eigentlich dachten.
• Sie festlegen, bei welchen Punkten es Informations- und Klärungsbedarf gibt.
• Sie markieren, bei welchen Themen Sie nur etwas mitteilen werden und bei welchen Sie Diskussionen oder Fragen zu lassen werden.

Wichtiger Tipp

Nehmen Sie erste zeitliche Korrekturen vor. Vielleicht haben Sie für den einen Besprechungspunkt zu viel oder zu wenig Zeit eingeplant. Passen Sie Ihre Zeitplanung an.

Schritt 4: Bestimmen Sie den Informations- und Klärungsbedarf

Wenden Sie sich jetzt den Besprechungspunkten zu, bei denen Sie erkannt haben, dass Ihre Mitarbeiter einen erhöhten Informations- und Klärungsbedarf besitzen. Sei es, beispielsweise Umstrukturierungen oder Neuerungen ausführlicher zu besprechen.

Überlegen Sie,

• welche Informationen Ihre Mitarbeiter benötigen.
• welcher grundlegende Klärungsbedarf besteht.
• wie Sie diese Infos mitteilen möchten – nur mündlich, per Bericht, per Infoblatt, per Statistik, per Präsentation.
• welche Daten und Fakten unbedingt erläutert gehören und über welche Sie später – vielleicht per Memo – informieren werden.
• welche Unklarheiten bei diesen Informationen auftreten könnten.
• welche Ängste und Unsicherheiten aufgefangen werden müssen.
• welche Fragen, Einwände und Killerphrasen auftauchen könnten.

Wichtiger Tipp

Überprüfen Sie nach diesem Schritt erneut Ihre zeitliche Planung des Meetings. Reicht der festgesetzte Zeitbedarf dieser einzelnen Besprechungspunkte dafür aus?

Schritt 5: Überlegen Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiter einbinden möchten

Ein Meeting sollte immer eine Interaktion zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern sein. Zum einen stärkt dies die Bindung zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern. Zum anderen gibt es den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich besser mit dem Unternehmen zu identifizieren. Für diese Mitarbeitereinbindung lenken Sie jetzt Ihre Aufmerksamkeit auf Ihr Hauptziel des Meetings. Denn dieses Hauptziel soll auch von Ihren Mitarbeitern erreicht und mitgetragen werden.

Überlegen Sie:

• In welcher Form können Sie Ihre Mitarbeiter aktiv beteiligen?
• Soll eine Diskussion durchgeführt werden?
• Soll in kleineren Gruppen einzelne Bausteine reflektiert werden?
• Wollen Sie durch Fragen einen gezielten Denkprozess initiieren?
• Soll es Gruppenspiele geben, um beispielsweise den Konflikt zu entschärfen?
• Sollen vielleicht einzelne Mitarbeiter zu unterschiedlichen Schwerpunkten einen kurzen Bericht abliefern?
• Welche Kreativitätstechnik möchten Sie für den Ideenfindungsprozess einsetzen?

Abhängig von der Art, wie Ihre Mitarbeiter eingebunden werden sollen, müssen Sie festlegen, wer was bis zum Meeting zu erledigen hat. Müssen Sie persönlich oder andere Kollegen weitere Unterlagen für die Gruppenarbeit erstellen? Wurde die Aufgabe, einen kurzen Bericht im Meeting zu halten, bereits an die Mitarbeiter delegiert?

Wichtiger Tipp

Überprüfen Sie zum Abschluss Ihrer Vorbereitung erneut Ihre Zeiteinteilung und passen Sie diese eventuell an.

Schritt 6: Stellen Sie sich mental auf schwierige Mitarbeiter ein

In jedem Meeting treten Sie auf:

• Die Vielschwätzer,
• die Zuspätkommer,
• die Unvorbereiteten,
• die mit Killerphrasen das Meeting blockieren,
• die Allesbesserwisser,
• die das Wort an sich reißen,
• die andere nicht zu Wort kommen lassen.

Jede dieser Verhaltensweisen behindert nicht nur das Meeting, es kostet auch Zeit. Deshalb sollten Sie im Vorfeld des Meetings Strategien entwickeln, wie Sie mit solchen Störenfrieden umgehen werden. Sei es, mit Aussagen wie „Dies gehört nicht zum Besprechungspunkt“ Vielschwätzer auszubremsen oder einer Killerphrase begegnen mit „Ich hatte für diesen Besprechungspunkt keine Diskussion eingeplant. Setzen Sie die Vorgabe erst einmal um. Falls dann bei der Realisierung Probleme auftreten, können wir diese gesondert erörtern.“

Durch diese mentale Vorbereitung können Sie gelassener auf schwierige Mitarbeiter reagieren. Sie werden nicht durch deren Verhalten überrascht und müssen sich so nicht länger auf die Situation mental einstellen, sondern können entsprechend Ihrer Strategie handeln. Das Positive: Mit der Zeit wird Ihr Repertoire so groß sein, dass Sie diesen Schritt immer schneller abhandeln können.

Schritt 7: Delegieren Sie gezielt Aufgaben zur weiteren Vorbereitung

Listen Sie jetzt alle Aufgaben auf, die zur weiteren effizienten Vorbereitung des Meetings noch zu erledigen sind. Wie Einladungen zu versenden, Berichte auszudrucken und zu kopieren, Unterlagen zusammenzustellen, den Konferenzraum vorzubereiten. Kontrollieren Sie anhand Ihrer Agendapunkte, Ihres Hauptziels und Ihrer ausgearbeiteten Ergebnisse, welche Tätigkeiten im Vorfeld noch zu erledigen sind. Vermerken Sie neben jeder Aufgabe,

• den Inhalt und das Ziel der Tätigkeit.
• bis wann es zu erledigen ist.
• wer es erledigen soll.
• ob derjenige über alle Ressourcen verfügt, diese zu erledigen.