Selbstmanagement: Mit diesen Methoden gelingt es

Selbstmanagement ist eine wichtige Fähigkeit, um beruflich erfolgreich zu sein. Es hilft dabei, Ziele zu erreichen, Zeit effizient zu nutzen und Aufgaben zielgerichtet zu erledigen.

Im Folgenden finden Sie verschiedene Methoden und Ansätze, die helfen können, das Selbstmanagement zu verbessern, Prioritäten richtig zu setzen, zeitfressende Gewohnheiten zu reduzieren und die eigene Produktivität zu steigern.

Was ist Selbstmanagement?

Selbstmanagement bezeichnet die Fähigkeit, sich eigene Ziele zu setzen und diese durch gezielte Handlungen und Entscheidungen effizient zu erreichen. Entsprechend geht es beim Selbstmanagement hauptsächlich darum, sich konkrete Ziele zu setzen, sie mit Motivation anzugehen und den Weg dahin clever sowie sinnvoll zu planen und zu organisieren. Dazu gehört auch das Priorisieren von Aufgaben und zwischen dem Wesentlichen und Unwesentlichen zu unterscheiden.

Neben dem Selbstmanagement steht auch oft der Begriff des Zeitmanagements, der allerdings umstritten ist: Einige sagen, dass Zeitmanagement unmöglich ist, da Zeit immer gleich schnell vergeht und sich nicht einfach managen lässt. Andere sehen Zeitmanagement als Teil des Selbstmanagements an – hier geht es darum, die Zeit effizient zu nutzen, um produktiv zu sein und gute Ergebnisse zu erzielen.

Selbstmanagement-Methoden

Um ein gutes Selbstmanagement zu erlernen, gibt es verschiedene Methoden und Ansätze, die einem helfen können, sich selbst zu strukturieren, produktiv zu arbeiten und so Ziele effizient zu erreichen. Im Folgenden finden Sie eine Auswahl an bewährten Selbstmanagement-Methoden.

1. ABC-Methode

Die ABC-Methode ist eine Technik zur Priorisierung und Erledigung von Aufgaben, die sich gut im Rahmen des Selbstmanagements anwenden lässt. Bei der ABC-Methode werden Aufgaben in drei Kategorien unterteilt: A, B und C.

• A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen, weil sie oft einen großen Einfluss auf das Erreichen des Gesamtziels haben. A-Aufgaben sind auch oft mit einem hohen Maß an Zeit und Aufwand verbunden – ein weiterer Grund, diese Aufgaben möglichst zuerst anzugehen.
  
  
• B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht so wichtig wie A-Aufgaben. B-Aufgaben können Sie entweder später erledigen oder nach Möglichkeit delegieren.
  
  
• C-Aufgaben sind Aufgaben, die Sie nicht unbedingt erledigen müssen. Diese Aufgaben sind in der Regel kaum wichtig bis unwichtig. Sie können sie delegieren oder mitunter sogar verwerfen.
  
  

Die Priorisierung von Aufgaben mit der ABC-Methode hilft Ihnen dabei, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und diese als Erstes zu erledigen. So schaffen Sie sich mehr Zeit, um sich auf die wichtigeren Aufgaben zu konzentrieren und diese zu erledigen.

2. Eisenhower-Methode

Ebenfalls eine bewährte Methode zur Priorisierung von Aufgaben ist die Eisenhower-Methode. Sie wurde von US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt und hilft, Aufgaben zu priorisieren, indem sie in vier Kategorien eingeteilt werden:

• Wichtig und dringend → Sofort erledigen
• Wichtig, aber nicht dringend → Terminieren
• Nicht wichtig, aber dringend → Delegieren
• Nicht wichtig und nicht dringend → Ignorieren

Die Aufgaben, die in die Kategorie „wichtig und dringend“ fallen, sollten als Erstes erledigt werden, da sie die höchste Priorität haben. Diese Aufgaben können nicht aufgeschoben werden, da sie eine Deadline haben.

Nach dem Eisenhower-Prinzip folgen dann die Aufgaben, die „wichtig, aber nicht dringend“ sind. Diese Aufgaben sind wichtig, aber es gibt keine dringende Deadline. Sie können dies Aufgaben terminieren und nach eigenem Ermessen erledigen.

Als Nächstes kommen die Aufgaben, die „nicht wichtig, aber dringend“ sind. Diese Aufgaben haben eine Deadline, aber sind nicht wichtig genug, um sie sofort zu erledigen. Je nach Möglichkeit lassen diese Aufgaben sich gut delegieren.

Schließlich sind da die Aufgaben, die „nicht wichtig und nicht dringend“ sind. Diese Aufgaben können aufgeschoben oder ignoriert werden, da sie keine Priorität haben.

3. ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode bezieht sich nicht auf die Priorisierung von Aufgaben, sondern soll Struktur in den Arbeitstag bringen. ALPEN ist dabei ein Akronym – jeder Buchstabe steht für einen Schritt, den Sie bei der Arbeitsplanung berücksichtigen sollten:

• Aufgaben aufschreiben
• Länge einschätzen
• Pufferzeit einplanen
• Entscheidungen priorisieren
• Nachkontrollieren (was erreicht wurde)
  
  

Der erste Schritt der ALPEN-Methode besteht darin, alle Aufgaben zu notieren, die erledigt werden müssen. Dieser Schritt ist wichtig, um einen Überblick über alle Aufgaben zu bekommen.

Der zweite Schritt besteht darin, die Länge jeder Aufgabe einzuschätzen, um planen zu können, wie viel Zeit für die Erledigung benötigt wird.

Dann sollte Pufferzeit eingeplant werden, falls eine Aufgabe länger dauert als geplant oder etwas Dringendes dazwischenkommt. Es empfiehlt sich, nicht mehr als 60 Prozent der gesamten Arbeitszeit für die Erledigung der Aufgaben zu verplanen – der Rest ist Pufferzeit.

Der nächste Schritt der ALPEN-Methode besteht darin, die Aufgaben nach Priorität zu sortieren. Zuletzt ist es wichtig, die Ergebnisse zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt wurden.

Wenn am Ende des Tages Aufgaben übrigbleiben, werden diese auf den nächsten Tag übertragen und können wieder mithilfe der ALPEN-Methode abgearbeitet werden.

4. Das Getting-Things-Done-Prinzip

Das Getting-Things-Done-Prinzip oder kurz GTD-Prinzip ist eine Methode des Selbstmanagements, um die eigene Produktivität zu steigern und stets die Kontrolle über anstehende Aufgaben zu behalten. Das Prinzip hilft, Aufgaben zu priorisieren und schneller zu erledigen, indem sie in kleinere Schritte aufgeteilt werden und man sich jeweils Zeit nimmt, sich auf die (Teil-)Aufgaben zu konzentrieren.

Die Grundidee des GTD-Prinzips ist es, erst einmal alle Aufgaben zu sammeln und zu notieren – beispielsweise im Kalender. So haben Sie alles vor Augen und den Kopf frei, um die Aufgaben zu priorisieren. Jetzt gilt es, eine Strategie zu entwickeln, um die Aufgaben Stück für Stück zu erledigen.

Nach dem GTD-Prinzip unterteilen Sie die Aufgaben jetzt in kleinere, leicht zu erledigende Schritte. Anschließend nehmen Sie sich Zeit, um sich auf die einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben zu konzentrieren und diese zügig zu erledigen.

Als nächsten Schritt sieht das GTD-Prinzip vor, sich zu belohnen, wenn Aufgaben erledigt sind. Dies ist wichtig, um motiviert zu bleiben und Erfolgserlebnisse zu genießen.

5. Die 2-Minuten-Regel

Die 2-Minuten-Regel ist simpel: Wenn Sie eine Aufgabe innerhalb von zwei Minuten erledigen können, dann machen Sie dies sofort und noch bevor Sie in die Konzentrationsphase für aufwendigere Aufgaben gehen. So verhindern Sie, dass sich mehrere kleine Aufgaben aufstauen, die später viel Zeit beanspruchen würden. Zudem hilft das sofortige Erledigen von kleinen Aufgaben dabei, die Motivation aufrechtzuerhalten, weil Sie etwas abgearbeitet haben.

6. SMART-Methode

SMART ist ebenfalls eine Selbstmanagement-Methode, die sich auf die Priorisierung und schnelle Erledigung von Aufgaben konzentriert. Die Methode basiert auf der Annahme, dass eine Person effektiver arbeitet, wenn sie klare und messbare Ziele hat.

Durch die SMART-Methode werden Ziele also präzise formuliert und in einen realistischen Zeitrahmen gesetzt. SMART ist dabei ein Akronym – die Buchstaben stehen für:

• Spezifisch: Ziele müssen klar definiert werden, damit sie erreicht werden können.
• Messbar: Ziele müssen sich an Fakten und konkreten Zahlen orientieren, damit sie verfolgt und erreicht werden können.
• Attraktiv: Planen Sie so, dass Sie auch Lust auf die Aufgabe haben.
• Realistisch: Ziele müssen realistisch und erreichbar sein sowie in einem vernünftigen Zeitrahmen erreicht werden können.
• Terminiert: Begrenzen Sie Ihre Ziele zeitlich. Was ist bis wann zu erledigen?
  
  

7. Pomodoro-Methode

Die Pomodoro-Methode ist eine weitere Selbstmanagement-Methode für die schnelle Erledigung von Aufgaben. Die Methode basiert auf dem Konzept, dass eine Person effektiver arbeitet, wenn sie sich auf eine Aufgabe konzentriert und kurze Pausen einlegt, um die Konzentration aufrechtzuerhalten.

Die Pomodoro-Methode besteht aus fünf Schritten:

1. Wählen Sie eine Aufgabe aus
2. Setzen Sie einen Timer auf 25 Minuten.
3. Konzentrieren Sie sich während dieser 25 Minuten auf die Aufgabe.
4. Nach 25 Minuten machen Sie eine kurze Pause von 5 Minuten. Diese Pause wird „Pomodori“ genannt und gibt der Methode ihren Namen.
5. Nach der Pause setzen Sie den Timer erneut auf 25 Minuten und wiederholen den Prozess.
   
   

Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 5. Nach 4 Pomodori machen Sie eine größere Pause von 30 Minuten.

Selbstmanagement-Methoden umsetzen

Nach der Vorstellung einiger bewährter Selbstmanagement-Methoden liegt es jetzt bei Ihnen: Finden Sie heraus, welche Methode für Sie gut funktioniert und starten Sie mit der Umsetzung.

Möglicherweise bietet es sich auch an, mehrere Methoden zu kombinieren. Sollten Sie beispielsweise die Pomodoro-Methode wählen, um Aufgaben effizient zu erledigen, kann es helfen, die To-dos vorher zu strukturieren und priorisieren – beispielsweise mit der Eisenhower- oder der ABC-Methode.