Richtig Notizen machen senkt Ihre Vergesslichkeit

Ein wichtiger Baustein in Ihrer Selbstorganisation und Ihrem Zeitmanagement: Notizen machen

Ihr Kopf ist Ihr Kapital. Denn in Ihrem Kopf speichern Sie all Ihr Wissen, Ihre Informationen, Daten und Fakten ab.

Allerdings gelingt dies nicht immer so gut wie Sie es sich wünschen. Immer öfter bemerken Sie, dass Ihre Vergesslichkeit gestiegen ist. Mal ist es ein Termin, ein anderes Mal eine Information, die Sie Ihrem Kollegen mitteilen wollten, die Sie vergessen haben. Und seit Tagen versuchen Sie sich daran zu erinnern, was Ihr Kunde zu Ihnen gesagt hat, als Sie einen bestimmten Gesprächspunkt diskutierten.

Die Ursachen für diese Vergesslichkeit sind vielschichtig:

• die Flut an Informationen, die Sie tagtäglich bewältigen müssen, fordert von Ihrem Gehirn eine immer größere und schnellere Selektion der Daten.
• Viele Informationen gelangen nicht vom Kurzzeitgedächtnis in Ihr Langzeitgedächtnis.
• Sie schaffen es nicht, die jeweiligen Fakten mental zu verankern – beispielsweise durch eine Eselsbrücke.

Umso wichtiger ist es also, dass Sie Ihr Gehirn entlasten. Und dies gelingt am besten, indem Sie sich Notizen machen. Optimieren Sie also Ihr Notizmanagement, so optimieren Sie auch Ihre Selbstorganisation und Ihr Zeitmanagement. Denn wenn Sie nicht länger darüber grübeln müssen, was beispielsweise im letzten Meeting wie besprochen wurde, sparen Sie viel Zeit und Nerven.

Richtig Notizen machen lernen: 3 Schritte führen Sie zu einem optimalen Notizmanagement

Schritt 1: Wann es sich lohnt Notizen zu machen

Viele Informationen und Fakten, die Sie während eines Arbeitsalltages erhalten, werden Ihnen verbal mitgeteilt: Am Telefon, in einem Gespräch, im Meeting oder in der Teambesprechung. Und viele dieser Informationen benötigen Sie später, um beispielsweise eine Aufgabe zu bearbeiten oder ein Antwortschreiben an einen Kunden senden zu können. Damit Sie diese Fakten griffbereit haben – und vor allem nichts vergessen oder falsch behalten – lohnt es sich, Notizen zu machen.

Zweifelsfrei werden Sie sich in einigen dieser Situationen bereits Notizen machen. Doch in vielen Situationen werden Sie leider darauf verzichten. Vielleicht, weil

• Sie glauben, alles behalten zu können.
• Sie es sich ja nur um eine einzelne wichtige Information handelt und die können Sie sich garantiert merken.
• Sie auf das Protokoll des Meetings vertrauen.
• Ihnen Ihr Kollege oder der Kunde die Daten nochmals per Mail mitteilen wollte.

Nur im Trubel des Arbeitsalltags – und dies wissen Sie aus Erfahrung – geht so manche Mitteilung unter. Sie wissen später nicht mehr (so genau), was besprochen wurde oder wie die Telefonnummer lautete. Entlasten Sie sich. Machen Sie Notizen

• in Meetings. Notieren Sie sich die für Sie relevanten Daten und Fragen.
• in Kundengesprächen. Fixieren Sie nicht allein die Vereinbarungen und Aufträge, sondern auch, welche Fragen der Kunde hatte, welche Bedürfnisse und Wünsche er geäußert hat und welche Einwände er vorbrachte. All dies sind wichtige Daten für das Kundenprofil.
• während der Diskussion im Team. Zeichnen Sie Fragen, Gegenstimmen und Punkte, die noch geklärt werden sollen, auf.
• am Telefon. Nutzen Sie Telefonnotizbögen, um zu fixieren, wer wann weshalb angerufen hat und welche Vereinbarung Sie mit ihm getroffen haben.
• in Gesprächen. Notieren Sie die für Sie wichtigen Informationen – und sei es nur eine Terminvereinbarung.

Denken Sie immer an Ihr Ziel: Sie wollen Ihren Kopf freibekommen. Deshalb notieren Sie sich die Daten und Fakten.

Tipp:

Nicht immer sitzen Sie am Schreibtisch und können sich während eines Gespräches gleich mühelos Notizen machen. Gewöhnen Sie sich deshalb an, nachdem Sie beispielsweise Ihren Kollegen im Flur gesprochen hatten, sich im Anschluss daran zu notieren, was er Ihnen relevantes mitgeteilt hat. Und in Besprechungen und Meetings sollten Sie sich grundsätzlich einen Notizblock oder Ihren Laptop mitnehmen, auf dem Sie sich in Stichworten Notizen machen können.

Schritt 2: Die hohe Kunst Notizen zu machen

Sich etwas zu notieren erscheint auf den ersten Blick keine hohe Kunst zu sein. Schließlich ist ja schnell die jeweilige Information auf einen Zettel geschrieben. Genauso schnell allerdings stapeln sich nicht allein unzählige Notizzettel auf Ihrem Schreibtisch oder in Ihrem Zeitmanagementsystem. Das notierte Stichwort wird Ihnen oftmals nach einigen Tagen – oder wann immer Sie wieder auf diesen Notizzettel zurückgreifen – Rätsel aufgeben. Es fällt schwer, sich daran zu erinnern, was Sie mit dieser Notiz anfangen wollten oder wofür Sie sich dieses Stichwort notiert hatten.

Deshalb optimieren Sie Ihr Notizmanagement. Setzen Sie bei Ihrem Notizen-machen auf Qualität und System. Die Übersicht: Notizen machen mit System verrät Ihnen, wie Sie ohne großen Aufwand Notizen erstellen, die Sie auch noch Tage, Wochen und Monate später verwerten können.

Schritt 3: Notizen auswerten nicht vergessen

Ebenso wie Aufgaben und Tätigkeiten gliedern sich Notizen in

• kurzfristige Notizen, wie Termine oder Rückrufnotizen.
• mittelfristige Notizen, wie Informationen, die Sie im Meeting erhalten haben und die die nächsten vier Wochen betreffen.
• längerfristige Notizen, wie Telefonnummern, Notizen zu Kundenprofilen, Infos zu unternehmerischen Jahreszielen.

Sich diese zeitliche Gliederung bewusst zu machen, verdeutlicht, warum so manche Notiz trotz bestem Notizmanagement nicht richtig ausgewertet und genutzt wird. Durch den langen Zeitraum, indem diese Notiz bereit steht, erhöht sich das Risiko, dass diese „vergessen“ wird.

Deshalb sollten Sie in regelmäßigen zeitlichen Abständen Ihre Notizen überprüfen:

• Stimmt die Notiz noch? Ist beispielsweise die Telefonnummer noch korrekt? Hat sich etwas am Kundenprofil geändert?
• Ist die Information, der Gedanke oder die Idee, die Sie notiert hatten, noch relevant?
• Benötigen Sie diese Notiz überhaupt noch?

Streichen Sie unnötiges durch. Vermerken Sie Änderungen. Notieren Sie sich neue Gedanken oder Informationen, die Sie zu dem Themenpunkt erhalten haben. Bringen Sie so Ihre Notiz auf den aktuellen Stand. Scheuen Sie sich nicht, unnötiges auszusortieren und wegzuwerfen. Denn Ihr Notizmanagement soll zu keinem Informationsfriedhof werden.