Nur die Ruhe - Stressvermeidung bei Kundenbesuchen

Ist der Kunde überpünktlich erschienen? Sind Ihr Vorgesetzter oder Ihr Kollege, die den Besucher empfangen wollen, noch in einem anderen Gespräch involviert? Fühlen Sie sich jetzt für die Unterhaltung des Kunden verantwortlich, obwohl sich auf Ihrem Schreibtisch die Arbeit stapelt? 3 Tipps, wie Sie, ohne in Stress zu geraten, die Wartezeit des Kunden erleichtern.

Tipp 1: Sorgen Sie für das leibliche Wohl des Besuchers

Versorgen Sie den Kunden erst einmal mit dem Notwendigsten: Mit einer Tasse Kaffee, Tee, einem Glas Saft oder Mineralwasser. Reichen Sie ihm Plätzchen. Sie versüßen so die Wartezeit des Kunden – und durch das Trinken des Kaffees ist er auch erst einmal beschäftigt.

Tipp 2: Small-Talk ist angesagt

Führen Sie mit dem Besucher eine kurze Unterhaltung. Erkundigen Sie sich, wie seine Anreise war oder ob er gut zum Unternehmen gefunden hat. Gerne können Sie auch das Wetter für Ihren Small-Talk heranziehen. „Wie schön, dass endlich die Sonne wieder scheint“ oder „Bei dem Regen muss die Fahrt hierher sicherlich beschwerlich gewesen sein.“

Durch dieses kurze Gespräch heißen Sie den Besucher im Unternehmen willkommen. Hüten Sie sich aber jetzt davor, eine längere Unterhaltung zu beginnen. Stattdessen verabschieden Sie sich mit einem freundlichen Lächeln „Herr Schirner wird in zehn Minuten für Sie da sein. Falls Sie in dieser Zeit noch etwas benötigen, kommen Sie einfach zu mir. Mein Büro ist gleich die nächste Tür rechts. Ich lasse Sie jetzt alleine. Meine Arbeit und mein Telefon rufen nämlich nach mir.“

Tipp 3: Sorgen Sie für Lektüre

Falls das Unternehmen keine Fachzeitschriften abonniert hat, die der Besucher während seines Wartens studieren könnte, bieten Sie ihm stattdessen unternehmensinterne Lektüre an wie den neuen Katalog, die Kundenzeitschrift, die Mitarbeiterzeitung oder Geschäftsberichte, die für Besucher gedacht sind.

Mein genereller Tipp:

Etablieren Sie – oder regen Sie dies an – einen Besucherplatz im Empfangsbereich des Unternehmens. Dort sollte der Besucher neben einer bequemen Sitzgelegenheit auch ausreichend Lektüre vorfinden.