Effizienter arbeiten: Hinterfragen Sie die Aufgabendelegation

Akzeptieren Sie auch jede Standarderklärung, die Ihnen Ihr Vorgesetzter oder der Kollege bietet, wenn Sie eine weitere Aufgabe übernehmen sollen? Klingen diese Erklärungen gar so plausibel, dass Sie gleich loslegen? Stoppen Sie diesen Automatismus. Fragen Sie besser erst einmal nach.

Denn es geht um Ihre Effizienz, Ihre Effektivität und Ihre Karriere. Im Klartext: Ihr Arbeitspensum muss zielgerichtet sein. Dies misslingt jedoch, wenn Sie jede Aufgabe willenlos übernehmen. Sie müssen beginnen, wichtiges von unwichtigem zu trennen. Falls sich jetzt Einwände in Ihnen formulieren wie „Mein Vorgesetzter wird schon wissen, was wichtig ist, sonst würde er es mir nicht übertragen“ richten Sie Ihren Fokus gezielt neu aus und fragen Sie sich:

• Hat Ihr Vorgesetzter einen Überblick über alle wichtigen Aufgaben und Tätigkeiten, die Sie bereits bearbeiten?
• Ist Ihrem Vorgesetzten bewusst, dass diese Aufgabe zeitlich mit anderen wichtigen Aufgaben kollidiert?
• Wäre ein anderer Kollege vielleicht geeigneter, weil der zu diesem Thema bereits etwas ausgearbeitet hat?

Denken Sie daran: Sie sind zweifelslos ein Befehlsempfänger, deshalb aber nicht ohne eigene Denkleistung und Meinung. In Ihrer Verantwortung liegt es Ihre Arbeit effizient und effektiv zu erledigen, deshalb müssen Sie wichtiges von unwichtigem trennen und Ihren Vorgesetzten dabei unterstützten, diese Trennung mit– und nachzuvollziehen.

Setzen Sie Prioritäten

Es geht um Ihre Karriere. Ihr Vorgesetzter wird sich weniger an Ihre Einwände erinnern, wenn Sie eine Aufgabe ablehnen, als daran, inwieweit Sie zuverlässig die übertragenen Aufgaben erledigen. Sie tragen die (Mit-) Verantwortung, dass Ihnen dies auch gelingt. Deshalb ist ein Hinterfragen weiterer Aufgaben legitim. Denn

• Sie treten zielgerichtet auf.
• Sie zeigen, dass Sie die Unternehmensziele im Auge behalten.
• Sie denken mit und weisen auf eventuelle Engpässe bzw. Probleme hin.
• Sie übertragen Ihr eigenes effektives Handeln auf alle Bereiche, indem Sie aufzeigen, dass andere Kollegen besser für diese Aufgabe geeignet wären oder eine Zusammenarbeit effizienter wäre.
• Sie engagieren sich und schauen über Ihren Tellerrand hinaus.
• Sie präsentieren Alternativen und Lösungen.

Ihre neue Strategie: Hinterfragen

Unabhängig davon, wer Ihnen eine zusätzliche Aufgabe übertragen möchte, fragen Sie die Person nach dem WARUM – und zwar mindestens drei bis fünf Mal. Ihr Ziel ist es den Grund herauszufinden, für das was von Ihnen gewollt wird.

Beispiel:

Teamsprecher: „Ich möchte, dass Sie jetzt sofort diese Aufgabe bearbeiten. Dies hat oberste Priorität. Ich benötige das Ergebnis in zwei Stunden.“

Mitarbeiter: „Warum?“

Teamsprecher: „Weil die Auswertungen vom Abteilungsleiter angefordert wurden.“

Mitarbeiter: „Warum?“

Teamsprecher: „Ich gehe davon aus, dass er dem Vorstand den Stand des Projektes präsentieren möchte.“

Mitarbeiter: „Ausgezeichnet. In diesem Falle können wir doch auf den Zwischenbericht zurückgreifen, den Kollegin M. letzte Woche im Team präsentiert hat. Wir sollten fragen, ob sie dies übernehmen kann und falls es gewünscht wird, die neusten aktuellen Entwicklungen mit einbezieht.“

Durch das mehrmalige Hinterfragen erhalten Sie weitere Informationen, die für alle Beteiligten wichtig sind. Sie erfahren,

• was konkret von Ihnen verlangt bzw. gewünscht wird.
• welche Prioritäten gesetzt werden.
• welches Ziel mit der Aufgabe erfüllt werden soll.
• wie nützlich diese Aufgabe für Ihre Karriere wäre.
• ob es notwendig ist, bei Ihrer Zeitplanung neue Prioritäten zu setzen.

Ihr Gesprächspartner

• erfährt, wie Sie die Aufgabe einschätzen,
• lernt neue, oftmals bessere Bearbeitungswege bzw. –möglichkeiten kennen, auf die Sie hinweisen.
• erfährt, welche Probleme auftreten könnten, wenn Sie die Aufgabe übernehmen würden.
• wird sich bewusst welche Beweggründe er selbst für diese Aufgabendelegation hat – und kann diese eventuell selbst hinterfragen.

Die indirektere Art zu hinterfragen

Vielleicht empfinden Sie die Frage Warum bei Kunden und bei Ihrem Vorgesetzten als zu direkt, sogar provokant. In solchen Situationen wählen Sie eine indirektere Variante, die auch das jeweilige Anliegen hinterfragt:

• „Dazu habe ich eine Verständnisfrage…“
• „Das habe ich nicht genau verstanden. Könnten Sie mir bitte den Zweck dieses Anliegen noch einmal erklären?“
• „Hat dies nicht mit …zu tun?“
• „Sie sagen der Projektleiter möchte diese Analyse. Wofür benötigt er diese genau?“