Probleme: Effektivere Lösungen dank der 5x Warum-Fragen-Methode

Ob nun die Maschine stehen bleibt, eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt wird oder ein Kunde zulange in der Warteschleife bleiben muss – jedes Problem hat seine Ursache. Für die Lösungsfindung ist es entscheidend, die Ursache zu erkennen. Deshalb wird es für Sie selbstverständlich sein, nach der Ursache zu fragen – und zwar mit der Frage „Warum?“.  

Schnell ist eine Antwort gefunden wie beispielsweise, dass die Sicherung wegen Überlastung durchgebrannt war und dadurch die Maschine stehen blieb. So macht sich der Mitarbeiter ans Werk und tauscht die Sicherung aus. Diese Schnell-Lösungen haben einen Vorteil: sie sind schnell. Nur auf längere Sicht kosten sie viel Zeit, denn etliche Probleme kehren wieder – sie sind wahre Wiederholungstäter.

Fragen Sie deshalb ab heute nicht einmal „Warum?“, sondern gleich 5x!

Oft liefert nämlich die erste Antwort nicht die wahre Problemursache.

Ein Beispiel veranschaulicht Ihnen den Vorteil, den Sie durch mehrmaliges Hinterfragen erhalten.

Problem: Aufgabe wurde nicht rechtzeitig erledigt

Frage 1: „Warum wurde die Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt?“

Antwort 1: „Die Kollegin in der technischen Abteilung hat die Daten zu spät geliefert.“

Frage 2: „Warum hat die Kollegin die Daten zu spät geliefert?“

Antwort 2:  „Sie hat die Akte mit der Anfrage erst gestern bearbeiten können.“

Frage 3: „Warum hat sie die Akte erst gestern bearbeiten können?“

Antwort 3: „Sie war mit anderen Arbeiten ausgelastet.“

Frage 4: „Warum war sie mit anderen Arbeiten ausgelastet?“

Antwort 4: „Es gab einen personellen Engpass.“

Frage 5: „Warum gab es einen personellen Engpass?“

Antwort 5: „Eine andere Kollegin ist in Urlaub, ein weiterer Kollege ist krank. Sie muss die Aufgaben für drei Personen erledigen.“

Die Lösung nach der ersten Antwort hätte sicherlich die Verbesserung der Kommunikation vorgesehen. Antwort  Nr. 5 führt zu einer völlig anderen Lösung: Die Aufgaben müssen neu aufgeteilt oder eine Aushilfe eingestellt werden.