Online Recruitment – optimal realisiert mit E-Recruiting Software

Online Recruitment: Stellen Sie Ihr E-Recruiting auf zwei Beine

Die Zukunft des Online Recruitment ist ein vernetztes E-Recruiting. 

Sowohl für Stellensuchende als auch für Unternehmen ist das E-Recruiting die Alternative zu den klassischen Methoden des Bewerbermanagements - schnell, preiswert und global verfügbar. Und so ist es auch kaum verwunderlich, dass die Zahl der elektronischen Bewerbungen, ob per E-Mail oder Online-Formular, gegenüber den früher üblichen Papierbewerbungen kontinuierlich ansteigt. Wird noch die große Affinität mancher Berufsgruppen wie IT, Consulting und Engineering zum Internet berücksichtigt, wird die webbasierte Human Ressource Vermittlung in den nächsten Jahren drastisch anwachsen. Online Recruitment muss somit für jedes Unternehmen zur Selbstverständlichkeit werden.

Allerdings muss sich bei dieser steigenden Anfrage des Online Recruiting auch der unternehmenseigene Umgang mit dem E-Recruiting wandeln. Es reicht nicht mehr aus, eine Online-Stellenanzeige auf einer der vielen Jobbörsen zu schalten. Vielmehr bedarf das E-Recruiting einer zweifachen Ausrichtung

1. Das Gesucht-werden: Potenzielle Bewerber, die die Stellenanzeige bzw. das Stellenangebot auf der eigenen Unternehmenshomepage oder auf einer Jobbörsen entdecken und sich daraufhin bewerben.
2. Das Suchen: Potenzielle Bewerber, die ihr Profil in diversen Jobbörsen oder auf den sozialen Netzwerken wie Xing, Linkedin, Facebook platzieren und die von Ihnen als Unternehmen gesucht und gefunden werden müssen.

Diese Ausrichtung sollte am besten durch ein vernetztes, webbasiertes HR-System unterstützt werden, das den gewünschten Recruitingprozess (wie alle Personaldaten und –strategien) zusammenfasst, vereinfacht und steuert. Denn Dank des elektronischen Datenpools können alle Entscheidungsträger bequem und mühelos die Bewerbungsunterlagen per Mausklick auf den Bildschirm erhalten. Dies ist jedoch nur ein Vorteil solcher E-Recruiting Software.

Vorteile von webbasierten HR-Systemen – der (E-) Recruiting Software

So manches Unternehmen mag vielleicht vor webbasierten HR-Systemen zurückschrecken, weil sowohl die Anschaffung als auch die Etablierung Zeit und Geld kosten. Dennoch sollten auch Mittelständler solche Recruiting Software in Erwägung ziehen, da es längst kostengünstige Standardangebote gibt und die vielen Vorteile langfristig alles auffangen:

• Die Bearbeitungszeit eingehender Bewerbungen verringert sich – von rund einer Stunde auf nur noch 25 Minuten.
• Der komplette Bewerbungsprozess wird automatisiert und zentral erfasst.
• Aus verschiedenen Bausteinen der Recruiting Software lassen sich sehr viel genauer und schneller Stellenanzeigen formulieren.
• Aus Blindbewerbungen und vorerst abgelehnten Bewerbern wird ein Talent-Pool gebildet, auf den das Unternehmen zurückgreifen kann.
• Die Software arbeitet mit der bestehenden Office-Software, die im Unternehmen genutzt wird, zusammen.
• Die Stellenauslastung wird berechnet.
• Bei Unter- bzw. Falschbesetzungen gibt es eine automatische Warnfunktion.
• Mehrfachbesetzungen werden schnell erkannt.
• Stellenhistorie und Stellenbeschreibungen werden gespeichert.
• Mit dem Organigramm-Simulator können die Unternehmenshierarchien tagesaktuell abgebildet werden.

Damit diese Vorteile greifen können ist es sinnvoll, die Implementierung dieser Recruiting Software strukturiert vorzunehmen.

Online Recruitment optimieren mit Recruiting Software: 5 Tipps, wie es gelingt

Tipp 1: Anforderungen definieren

Damit sich nicht allein für die richtige (E-)Recruiting Software entschieden werden kann, sondern auch um den eigenen Bedarf innerhalb des HR-Management zu benennen, muss im Vorfeld genau definiert werden, wie und wofür die Recruiting-Software eingesetzt werden soll. Bestimmen Sie dabei sowohl das Ziel als auch die Zeitvorgaben. Fragen Sie sich:

• Was soll die E-Recruiting Software können? Mit Hilfe der Checkliste: Anforderungen an (E-)Recruiting Software können Sie dies schnell beantworten.
• Welche Daten müssen generell ausgewertet werden?
• In welcher Weise soll die Software die HR-Abteilung entlasten?
• Was wird durch das Einführen dieser Software von der HR-Abteilung erwartet?

Tipp 2: Prioritäten und Verantwortlichkeiten festlegen

Die Einführung eines webbasierten HR-Systems sollte stets vom obersten Management gestützt und begleitet werden, um die Wichtigkeit hervorzuheben. Gleichzeitig muss geklärt und bestimmt werden, wer für welche Aufgaben innerhalb des E-Recruiting verantwortlich ist. Sei es,

• den Markt der Jobbörsen zu sondieren.
• die Online-Stellenanzeigen zu formulieren.
• die eingehenden Online-Bewerbungen zu selektieren.
• die Bewerberprofile auf den Jobbörsen und/oder sozialen Netzwerken zu durchforsten und potenzielle Bewerber auszuwählen, d.h. sich selbst auf die Suche nach den Top-Talenten zu begeben.
• die eigene Unternehmenshomepage so zu erweitern, dass diese einen Job-Pool erhält, in dem aktuelle Stellenangebote platziert werden können.
• die eigene Unternehmenshomepage stets auf Aktualität und ansprechendes Layout überprüfen. Denn potenzielle Bewerber, die durch eine Jobbörse auf Ihre Online-Stellenanzeige stoßen, werden selbstverständlich Ihre Homepage aufrufen und von der virtuellen Präsentation des Unternehmens überzeugt werden müssen.

Tipp 3: Sich Zeit lassen

Sowohl bei der Entscheidung als auch bei der eigentlichen Implementierung der Recruiting-Software sollten Sie sich ausreichend Zeit geben. Prüfen Sie ausreichend die Angebote des Marktes. Konzentrieren Sie sich dabei nicht allein auf die Funktionen, die angeboten werden, sondern inwieweit die eigenen Unternehmensprozesse innerhalb des HR-Managements durch diese unterstützt und erleichtert werden.

Tipp 4: Die Kosten im Blick behalten

Lassen Sie sich, bevor Sie sich endgültig entscheiden, wirklich alle Kosten aufschlüsseln, die die jeweilige Software beinhaltet. In der Kalkulation sollten die Kosten

• der Software
• für die Installation und Anpassung der Software
• für die Schulung der Mitarbeiter, die mit dieser arbeiten werden
• für die Anzahl der Lizenzen
• für unterschiedliche Serviceleistungen nach der Installation

beinhaltet sein. Haben Sie sich entschieden, fragen Sie während der Projektphase in regelmäßigen Abständen nach, ob die Kalkulation noch eingehalten wird.

Tipp 5: Projektfahrplan erstellen

Damit die Einführung erfolgreich verläuft, sollten Sie einen Projektfahrplan erstellen, der neben den Verantwortlichkeiten festhält, welche Schritte bis zu welchem Zeitpunkt abgeschlossen sein sollen.