Büroorganisation für Freiberufler: Orientieren Sie Ihre Ablagesysteme an Ihrem Prozessverlauf

Büroorganisation: Ablage nach dem Prozessverlauf gestalten

Als Freiberufler, der womöglich noch als Einzelkämpfer für alles zuständig ist, benötigen Sie eins: Eine gute funktionierende Büroorganisation mit Ablagesystemen, in denen Sie nicht lange suchen müssen, sondern sofort alles zuordnen und (wieder-)finden können.

Einen Schritt in Richtung guter Büroorganisation haben Sie sicherlich schon getan. Sie haben sich Aktenordner für Ihre Kunden und Ihre Buchhaltung angelegt. Nur bei den laufenden Arbeiten wie Angebote schreiben, Aufträge bestätigen oder Akquise-Anschreiben sind Sie mit Ihren bestehenden Ablagesystemen wenig zufrieden. Denn diese Arbeiten sind noch nicht abgeschlossen und können somit nicht in die bestehenden Aktenordner einsortiert werden. Und so beginnen sich Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch zu bilden, die nicht allein Ihre Büroorganisation ins Chaos stürzt, sondern bei der Sie auch riskieren wichtiges zu spät zu bearbeiten oder schlimmstenfalls zu vergessen. So kann Ihnen mancher Auftrag verloren gehen.

Denken Sie deshalb als Freiberufler um. Orientieren Sie sich am Prozessverlauf Ihrer Arbeiten. Und erstellen Sie sich dazu passende Ablagesysteme.

Optimale Ablagesysteme für Freiberufler dank dem Prozessverlauf

• Überlegen Sie in Ruhe, welche Arbeiten Sie tagtäglich, wöchentlich und monatlich verrichten. Notieren Sie sich diese Arbeiten auf einem Blatt Papier.
• Nehmen Sie ein neues Blatt Papier. Verbinden Sie jetzt Ihre einzelnen Arbeiten zu einem Prozessverlauf. Beispielsweise die Neukundengewinnung könnte als Prozessverlauf folgendermaßen aussehen:
  
  
  • Zielgruppenbestimmung mit Adress-Suche und Auswahl der Akquise-Methode
  • Akquirieren per Telefon
  • Bei Interessierten Kunden Angebote erstellen
  • Nachfassen
  • Erteilte Aufträge bestätigen
  • Aufträge ausführen
  • Rechnung schreiben
  • Kompletten Vorgang in Kundenakten abheften
  • Zahlungseingang kontrollieren
    
    
• Legen Sie zu diesen einzelnen Arbeitsschritten innerhalb des Prozessverlaufes ein Ablagesystem an. Abhängig davon, ob Sie mehrere Prozessverläufe erstellen, können auf diese Weise mehrere Ablagesysteme entstehen.
  
  Aber Vorsicht: Oftmals überschneiden sich in den unterschiedlichen Prozessverläufen diese Ablagesysteme. Entweder ordnen Sie diese dann jedes Mal neu, wenn Sie bestimmte Arbeiten tätigen oder Sie setzen farbige Aktenordner oder Hängemappen ein. Notieren Sie sich dann in jedem Fall, welcher Prozessverlauf welcher Farbe entspricht.
  
  
• Sortieren Sie die einzelnen Dokumente in den ersten Aktenordner ein. Ist dieser Arbeitsschritt abgeschlossen, legen Sie es im nächsten Aktenordner dieses Prozessverlaufes ab und zwar solange, bis das einzelne Dokument den gesamten Prozess mit seinen vielen Arbeitsschritten und jeweiligen Aktenordnern durchlaufen hat. So werden Sie garantiert nichts mehr vergessen.