So steigern Sie die Effizienz von Meetings

So steigern Sie die Effizienz von Meetings

Kein Einzelfall im Büroalltag: Man hetzt von Termin zu Termin, während der Schreibtisch unter nicht erledigter Arbeit fast zusammenbricht. Zeitfresser Nummer eins: Meetings, die sich zäh wie Kaugummi in die Länge ziehen und nicht wirklich zu einem Ergebnis führen.

Eine Studie der internationalen Managementberatung Bain & Company, die das Zeitmanagement von 17 Unternehmen untersuchte, kommt zu einem ähnlichen Ergebnis: Ausufernde Besprechungen rauben eine Menge Zeit. Die gesamte Belegschaft der untersuchten Unternehmen sitzt jährlich rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Ein Wert, der kontinuierlich steigt. 

Die Teilnehmer einer Konferenz teilen sich meist in drei verschiedene Typen auf: Zum einen gibt es da die Selbstdarsteller, die sich gern reden hören und zu längeren Monologen neigen. Für den Umgang mit diesen Vielrednern haben wir 3 Tipps für Sie. Zum anderen sind da die Unverbesserlichen, die sich in ihrer Argumentation festbeißen, und nicht zuletzt diejenigen, die bereits nach kurzer Zeit abschalten und anderen Gedanken nachhängen.

Diskussionen: Schneller, straffer, fokussierter

Um Meetings effektiver zu gestalten, müssen alte Strukturen durch neue Ansätze ersetzt werden.

1. Moderation
   Es bedarf dazu zunächst eines Moderators, der straff durch das Meeting führt und forsch einschreitet, wenn es inhaltlich nicht voran geht. Wie Sie Ihre Moderation geschickt gestalten, erfahren Sie hier.
2. Fokussierung
   Um das Treffen so kurz wie möglich, aber so lange wie nötig zu halten, haben sich Stand-up-Meetings bewährt: Treffen, die im Stehen stattfinden. Gemütlichkeit kann so gar nicht erst aufkommen, das schärft die Fokussierung auf das zu behandelnde Thema. 
3. Fishbowl
   Auch die Teilnehmerzahl sollte gestrafft werden, da das Prinzip „Viele Köche verderben den Brei“ auch für Diskussionen gilt. Um dieses Dilemma auszuschließen, wird in vielen deutschen Unternehmen bereits die Fishbowl-Methode praktiziert: Nur ein Teil der Teilnehmer redet in einem inneren Kreis über ein bestimmtes Thema, die anderen sitzen in einem äußeren Kreis und folgen – stumm! – der Diskussion. Möchte sich einer der Beobachter beteiligen, muss er hierfür den Platz eines Diskutierenden im inneren Kreis einnehmen. Diese Methode, so zeigt die Erfahrung, hat zur Folge: Es melden sich lediglich Teilnehmer zu Wort, die etwas zu einer produktiven Lösung beitragen können.

Online-Meetings sparen Zeit und Geld

Insbesondere Unternehmen, die deutschlandweit tätig sind oder im Ausland Filialen haben, kennen das Problem: Die Kosten und der Zeitaufwand, um verschiedene Mitarbeiter aus diversen Standorten zu Konferenzen anreisen zu lassen, sind enorm. Hier ist oftmals der Einsatz moderner Software die Lösung. Meeting-Software wird zwar herkömmliche Face-to-Face-Konferenzen nicht vollends ersetzen, hat aber viele Vorzüge: Die Teilnehmer müssen nicht vor Ort sein, sondern bleiben an ihrem Arbeitsplatz. Das spart Zeit und Geld. Für solche Meetings kann sogenannte Webinar-Software sehr nützlich sein.

Ein Anbieter solcher Webinar-Software ist beispielsweise trainON. Die ursprünglich für Onlineseminare entwickelte Software stellt sicher, dass für alle Teilnehmer die benötigten Unterlagen zugänglich sind. Die Webinar-Software hat sich in vielen Unternehmen bereits als geeignetes Werkzeug erwiesen, um die Effizienz von Meetings zu steigern. 

Unser Tipp 

Egal ob Online- oder Präsenz-Meeting, für effektive Meetings sollten Sie diese 7 Regeln für Ihre Besprechung unbedingt befolgen!