Meeting: Eine Moderation geschickt gestalten

13. September 2011

Meeting: Moderator sein

Als Moderator liegt es in Ihren Händen die Moderation des Meetings zu gestalten. Sie haben somit eine große Portion an Verantwortung und Macht, sowie auch jede Menge Spielraum, wie Sie die Moderation ausführen. Diese Aufgabe sollte Sie allerdings nicht in Angst versetzen, denn der Ablauf einer Moderation ist kein Geheimnis – und somit gelingt es auch Ihnen zu moderieren.

Meeting: Moderationstechniken anwenden – 5 Tipps

Tipp 1: Vorbereitung der Moderation

Lernen Sie von den Profis – beispielsweise von den TV Moderatoren. Themen, die diese in Ihren Talkshows moderieren, werden stets gut vorbereitet. Und dies ist auch wichtig: Denn das Publikum und jeder Teilnehmer will explizit wissen, worum es sich handelt und womit sich die Diskussionsrunde beschäftigen soll.

Dies gilt natürlich ebenso für die Moderation eines Meetings. Ihre Mitarbeiter, Ihre Kollegen und Ihr Vorgesetzter wollen auch wissen, worum es in dem jeweiligen Meeting geht und womit sich, bei den einzelnen Agendapunkten des Meetings, befasst werden soll. Doch nicht nur für Ihre Teilnehmer ist die klare Bestimmung des Themas und damit des Ziels der Besprechung wichtig, sondern ganz besonders für Sie selbst. Denn die Vorbereitung bietet Ihnen viele Vorteile:

Sie befassen sich ausführlicher mit dem Thema.
Sie legen die Schwerpunkte der Moderation fest, beispielsweise welche Unterpunkte des Themas genauer zu beleuchten sind.
Sie notieren sich Fragen, mit denen Sie die Gruppe lenken und inspirieren wollen.
Sie sind mit dem Thema so vertraut, dass Sie im Meeting Gesprächsbeiträge, die vom Thema abweichen, mühelos erkennen können.

Bereiten Sie sich deshalb gut vor. Überlegen Sie:

Worüber sollen Sie moderieren?
Welches Ziel setzen Sie in Ihrer Moderation?
Welche Fragen wollen Sie sich notieren?

Tipp 2: Einleitung der Moderation

Eröffnen Sie Ihre Moderation indem Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen von Anfang an fesseln. Verlassen Sie dazu, bei der Einleitung der Moderation, ruhig ein wenig die gewohnten Pfade, denn oft werden Moderationen – gerade in Meetings – mit Aussagen begonnen, die wenig Begeisterung und Interesse bei den Teilnehmern entfachen. Sie kennen diese nur zu gut:

Statt „Unser nächster Besprechungspunkt: Die steigenden Reklamationen der letzten Wochen“ beginnen Sie lieber „Was wir jetzt besprechen wollen, betrifft jeden von uns: Kunden beschweren sich immer öfter und Sie müssen mit dem Ärger umgehen. Deshalb müssen wir uns zwei Fragen stellen: 1. Wie können wir besser mit den Reklamation umgehen? und 2. Wie können wir die Ursachen für die Reklamationen schnellstmöglich aus der Welt schaffen.“
Statt „Als nächster TOP auf unserer Liste: Teambildung für das Projekt CFG“ starten Sie besser „Darauf haben wir alle gewartet: Das Projekt CFG soll starten. Und jetzt entscheiden wir, wie sich das Team zusammensetzt.“

Sprechen Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen direkt an. Greifen Sie deren Interesse am Thema in Ihrer Einleitung auf. Sie dürfen dafür provozieren, Emotionen wecken, Sorgen und Ängste aufzeigen, Fragen stellen, Zukunftsvisionen oder auch Probleme beschreiben.

Tipp 3: Richtig moderieren heißt Struktur in das Gespräch bringen

Eine wichtige Moderationstechnik ist die Einbindung der Teilnehmer in die Diskussion. Als Moderator haben Sie jetzt die Aufgabe, die Mitarbeiter und Kollegen zur aktiven Teilnahme anzuregen. Dafür stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung:

Sprechen Sie einen Mitarbeiter direkt an. „Herr K., Sie haben gerade in den letzten Tagen sehr viele Reklamationen bearbeiten müssen. Was wurde am häufigsten bemängelt?“
Notieren Sie eine Frage auf der Pinnwand:
- Lassen Sie diese in der Gruppe diskutieren.
- Verteilen Sie an die Teilnehmer Moderationskarten. Bitten Sie diese, auf diesen ihre Ideen zu notieren. Sammeln Sie diese ein, lesen Sie sie vor und ordnen Sie diese auf der Pinnwand sichtbar an.
Notieren Sie Fakten und Erkenntnisse auf der Pinnwand und stellen Sie dazu eine Frage:
- Lassen Sie sich die Teilnehmer über die Punkte in Partnerarbeit austauschen. Die Ergebnisse werden auf der Pinnwand notiert.
- Führen Sie eine Zurufabfrage zu den einzelnen Fakten durch.
- Lassen Sie die Teilnehmer die einzelnen Fakten bewerten. Jeder darf einen Punkt unter die Fakten kleben, die auf ihn (bzw. seine Erfahrungen) zu treffen.

Tipp 4: Diskussionen geschickt moderieren

Jetzt sind alle Mitarbeiter und Kollegen involviert. Jeder will etwas sagen. Und so reden plötzlich viele durcheinander. Als Moderator sind Sie jetzt auf einer anderen Ebene gefragt: Der Gesprächsführung. Sie dürfen und sollen aktiv eingreifen:

Unterbrechen Sie und stoppen Sie den chaotischen Gesprächsverlauf.
Notieren Sie sich die Namen derer, die sich zu Wort gemeldet hatten. Falls es keine große Gruppe ist und Sie über ein gutes Gedächtnis verfügen, ist dies nicht nötig.
Legen Sie schließlich die Reihenfolge fest. Sagen Sie „Erst spricht Herr M., dann kommt Frau S. an die Reihe und zum Schluss hören wir noch Frau B..“

So gelingt Ihnen eine für alle motivierende Gesprächsführung.

Tipp 5: Moderation zum Ende bringen

Jede Moderation muss ein Ende finden, das alle zufriedenstellen sollte. Auch dies ist Ihre Aufgabe als Moderator und manchmal die schwierigste, weil Sie jetzt die Ergebnisse der Diskussion auf einen Punkt zulaufen lassen müssen. Damit dies gelingt, empfiehlt es sich:

Zwischenergebnisse zu formulieren, indem Sie Aussagen der Gruppe aufgreifen. „Ihre Meinungen treffen sich in einem Punkt…“ oder „Wir stellen alle fest: In diesem Punkt beziehen wir zwei unterschiedliche Positionen…“
Zwischenergebnisse zu einem Endergebnis führen. „Lassen Sie uns diese Idee vertiefend erörtern…“
Zwischenergebnisse ruhen lassen. „Diese unterschiedlichen Positionen werden wir heute nicht einen können. Deshalb schlage ich vor, wir beschäftigen uns jetzt mit der Frage…“
Zustimmung abfragen. „In unserer Diskussion haben wir folgendes Ergebnis erarbeitet… Sind Sie alle mit diesem Ergebnis einverstanden?“
Ergebnis notieren. Halten Sie das Ergebnis an der Pinnwand fest und lassen Sie es ins Protokoll aufnehmen.