Effiziente Meetings: 7 Regeln für Ihre Besprechung

Effiziente Meetings: Klare Regeln für einen klaren Ablauf

Meetings sind unerlässlich für den Informationsfluss und den Austausch. Obwohl dieser Fakt fest in den Köpfen verankert ist, wird es wohl kaum einen Mitarbeiter geben, für den ein Meeting nicht oft genug zum Albtraum wurde. Es wird zu lange geredet. Es gibt keine klaren Beschlüsse. Es dauert alles viel zu lange. Um hier endlich Abhilfe zu schaffen, sollten Sie sich an einige einfache, aber effektive und effiziente Regeln halten, um effiziente Besprechungen zu leiten.  

Effiziente Meetings: 7 Regeln

Regel 1: Rolle klären

Diskutieren und moderieren? Beides geht nicht gleichzeitig. Entscheiden Sie sich deshalb für Ihre Rolle, d.h. entweder agieren Sie als Moderator oder als Teilnehmer des Meetings.

Regel 2: Diskutieren nach Struktur

Gerade bei hitzigen Diskussionen empfiehlt es sich, eine Struktur ins Gespräch zu bringen. Damit wird verhindert, dass die einzelnen Ebenen – wie Einwände, Zustimmung, Bedenken, Sachinhalte – durcheinander geraten und die Teilnehmer sich zu streiten beginnen. Wenden Sie in solchen Momenten die Methode „Die 6 denkenden Hüte“ an.

Regel 3: Infos zeichnen

Bilder sagen mehr als tausend Worte. Zeichnen Sie deshalb Informationen, statt sie zu notieren. Bereits mit wenigen Strichen können Sie aussagekräftige Visualisationen erstellen.

Regel 4: Sitzungsteilnehmer aktivieren

Einige Punkte auf der Agenda fordern eine Diskussion. Damit die Teilnehmer aus ihrer Passivität geholt werden, sprechen Sie Ihre Mitarbeiter und/oder Kollegen aktiv an. Bitten Sie um eine Stellungnahme. Richten Sie eine Frage ans Team.

Regel 5: Offene Fragen stellen

Offene Fragen regen zum Denken und zum Reden an –einige Beispiele:

• „Welche Lösung käme hier in Betracht?“
• „Womit könnten wir das Problem verschlimmern?“
• „Was sagt uns dieses Kundenfeedback über unser Beschwerdemanagement?“
• „Was können wir daraus lernen?“

Setzen Sie offene Fragen gezielt ein, um Lösungen zu erarbeiten, einen Perspektivenwechsel einzuleiten oder um Prozesse gemeinsam zu hinterfragen.

Regel 6: Zwischenziel festhalten

Fassen Sie ruhig Ergebnisse, als auch einzelne Punkte zusammen. Bringen Sie so auf den Punkt,

• was bisher erarbeitet wurde.
• auf was sich bis jetzt geeinigt wurde.
• welche Fragen noch offen sind.
• was in dem Meeting nicht geklärt werden konnte.

Regel 7: Zeit einhalten

Setzen Sie für einzelne Agenda-Punkte klare Zeitziele, die Sie gegenüber den Teilnehmern kommunizieren. „Für diesen Punkt auf der Tagesordnung habe ich 10 Minuten reserviert“. Stoppen Sie anschließend die Zeit, ohne nun sklavisch an diesem Zeitlimit festzuhalten. Allerdings sollten Sie sich nicht hinreißen lassen, das Zeitlimit zu viel zu überschreiten. Maximal 1 Minute ist sinnvoll, denn sonst kommen Sie mit allen nachfolgenden Punkten in Verzug – und das Meeting ufert zeitlich aus.