Wissensmanagement: Aktivieren Sie die Wissenslandkarten Ihres Teams

10. Mai 2013

Wissensmanagement: Aktivieren Sie gezielt die Wissenslandkarten Ihres Teams

Wissen ist grenzenlos – und verliert in der heutigen Zeit immer schneller seine Wertigkeit, obwohl gleichzeitig Wissen für den Wettbewerbsvorsprung des Unternehmens immer wichtiger wird. Aktivieren Sie deshalb gezielt die Wissenslandkarten Ihres Teams.

 

Wissensmanagement im Team

Wissenslandkarten sind die systematische Darstellung des Wissens, das Ihr Mitarbeiter gesammelt und erworben hat – und zwar sowohl in, als auch außerhalb des Unternehmens.

 

Einen Überblick über diese speziellen Landkarten zu erhalten, hilft Ihnen und Ihrem Team

  • die Zusammenarbeit besser zu koordinieren.
  • bei bestimmten Aufgaben oder Projekten genau die Mitarbeiter miteinander arbeiten zu lassen, die über das notwendige Wissen verfügen.
  • Trends zu entwickeln.
  • Ideen und Innovationen freizusetzen.
  • Clienting zu festigen.
  • Konflikte oder Probleme schneller zu lösen.
  • Leistungen zu steigern.
  • die Bewältigung der Aufgaben zu erleichtern und zu beschleunigen.
  • zu erkennen, in welchen Bereichen dem Team oder dem Mitarbeiter notwendiges Wissen fehlt.
  • eine wichtige Sensibilität gegenüber dem eigenen Wissen zu entwickeln.
  • Wissen als wichtigstes Gut und wichtige Ressource wertzuschätzen.
  • gezielt innerhalb des Teams die Wissenslandkarten anzuzapfen.
  • sich Wissensziele zu setzen, die durch die Aktivierung verschiedener Wissensquellen, erreicht werden.

 

Wissen wird durch die Wissenslandkarten für Sie und Ihr Team greifbarer. Es verliert so seine nebulöse Existenz, die oft behinderte, dass das Wissen gezielt eingesetzt wurde. Manches Mal wusste der einzelne gar nicht, dass er über dieses Wissen verfügte oder (noch schlimmer), dass dieses Wissen wichtig für seine Arbeit und das Team ist. Der Einsatz von Wissenslandkarten sollte deshalb nie unterschätzt werden.



 

Aktivieren Sie gezielt die Wissenslandkarten Ihres Teams: 6 Schritte


Schritt 1: Lassen Sie Wissenslandkarten erstellen

Geben Sie Ihrem Team ausreichend Zeit – eine Stunde für die erste Fassung sollten Sie dafür ansetzen. Erläutern Sie in diesem speziellen Teammeeting, was der Sinn und Zweck dieser Aufgabe ist. Zeigen Sie anhand eines Beispiels – am besten Ihre eigene Wissenslandkarte, die Sie als Kopie jedem Mitarbeiter als Vorlage überreichen -, wie eine Wissenslandkarte aufgebaut ist.

 

Um einen guten Überblick über eine Wissenslandkarte zu erhalten, ist die Mind-Map-Methode am geeignetsten. Da durch die Verästelungen unterschiedliche Wissensbereiche übersichtlich hervorgehoben werden können. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter nur Stichworte zu den jeweiligen Wissensgebieten aufzulisten. Ausführlichkeit ist auf einer Landkarte nicht erwünscht, sie soll nur eine Navigationshilfe in puncto Wissen sein.

 

Wichtig: Jede Wissenslandkarte sollte in regelmäßigen Abständen – am besten alle vier Wochen – aktualisiert werden. Welches neue Wissen ist hinzugekommen? Welches Wissen ist momentan nicht mehr relevant (beispielsweise hat ein Kunde gekündigt)?

 

Den Wissensgebieten setzen Sie bitte keine Grenzen. Geben Sie aber einige vor, die dem Mitarbeiter als Anregung dienen: Wissen über

  • Aufgaben und Aufgabenprozesse.
  • Projekte und Projektverläufe.
  • Zeitmanagement.
  • Selbstmanagement.
  • Ideenmanagement.
  • Zusammenarbeit und Koordination.
  • Streit- und Konfliktschlichtung.
  • Problembewältigung.
  • EQ und soziale Kompetenz.
  • Crosscultural (Berufs-)Erfahrungen.
  • Kunden, Reklamationsabwicklung, Verkauf, Clienting.
  • abteilungsübergreifende Prozesse.
  • unternehmensinterne Entwicklungen, Prozesse und Imagefragen.
  • die Konkurrenz, Entwicklung in der Branche, dem globalen Markt.
  • Hobbies oder Interessengebiete.

 

Versichern Sie Ihren Mitarbeitern, dass es dabei nicht auf die Quantität der Verästelungen ankommt. Sicherlich werden einige Mitarbeiter sehr große Landkarten erstellen – vielleicht weil sie schon älter sind -, dies könnte dann zur Verunsicherung der anderen führen. Betonen Sie ausdrücklich, dass jede Wissenslandkarte für das Team und das Unternehmen wichtig ist.

 

Schritt 2: Formulieren Sie eine Wissensfrage

Dafür machen Sie die erstellten Wissenslandkarten erst einmal Ihrem gesamten Team zugänglich. Entweder erstellen Sie von jeder eine Kopie oder stellen die einzelnen Landkarten auf eine spezielle Teamseite im Intranet, auf die nur die Teammitglieder Zugriff haben.

 

Formulieren Sie schließlich eine Wissensfrage. Oder Sie bitten das Team ein Anliegen zu benennen, das für alle relevant ist, wie beispielsweise „Wie können wir die Koordination der einzelnen Aufgaben zeitlich optimieren?“. Notieren Sie sich dabei Oberbegriffe, die dabei abgefragt werden sollten wie beispielsweise „Koordination, Zeitmanagement, Selbstmanagement, Zusammenarbeit, Aufgabenstruktur.“

 

Schritt 3: Aktivieren Sie die Wissenslandkarten

Suchen Sie nun auf den Wissenslandkarten gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, wer zu den einzelnen Oberbegriffen Stichworte notiert hat. Fragen Sie gezielt nach, welches Wissen der einzelne in diesen Bereichen erworben hat. Notieren Sie die Informationen, Fakten und Erfahrungen, die Ihnen und dem Team mitgeteilt werden. Bitten Sie auch die Teammitglieder ihren Kollegen hierzu Fragen zu stellen.

 

Schritt 4: Diskutieren Sie über das Wissen

Achten Sie bei dieser Diskussion unbedingt darauf, dass keinerlei abwertende Aussagen wie „Das ist völlig unsinnig“ oder „Solche veralteten Informationen führen uns nicht weiter“ über das geäußerte Wissen gemacht werden. Dies hätte nämlich zur Folge, dass der jeweilige Mitarbeiter zukünftig nicht nur selektiert, sondern wieder etliches verschweigt. Genau das Gegenteil wollen Sie schließlich erreichen.

 

Strukturieren Sie die Diskussion, indem Sie durch Fragen den Verlauf lenken:

  • „Inwieweit können wir dieses Wissen für die Lösung unserer Frage nutzen?“
  • „Welche Bereiche können wir davon verwenden?“
  • „Was können wir aus diesem Wissen lernen?“
  •  „Welche Fragen bleiben weiterhin offen?“
  • „Was können wir tun, um diese Fragen beantwortet zu bekommen? Wo könnten wir noch suchen?“
  • „Welche anderen Oberbegriffe wären für unsere Wissensfrage noch sinnvoll?“
  • „Welche Überschneidungen zu anderen Oberbegriffen zeigt dieses Wissen auf?“

 

Hinweis: Es ist völlig legitim, sich weitere Wissensquellen zu erschließen, falls sich innerhalb des Teams keine ausreichenden Informationen zur Wissensfrage ergeben. Solche Wissensquellen können im Unternehmen gefunden werden, wie beispielsweise andere Mitarbeiter oder Abteilungen, die auf dem Gebiet Erfahrung gemacht haben. Oder natürlich auch Weiterbildungsangebote, die die Personalabteilung anbietet.

 

Erschließen Sie sich – auch mit dem Team gemeinsam – weitere Wissensquellen, die außerhalb des Unternehmens liegen wie Internet, Fachbücher, Fachmagazine, Messen, Symposien, Tagungen.

 

Schritt 4: Setzen Sie das Wissen konkret um

Je nach Wissensfrage wird diese Realisierung mit konkreten Schritten der Umsetzung - beispielsweise das Zeitmanagement im Team zu optimieren - verbunden sein oder eher eine Erweiterung der Wissensbasis - beispielsweise der Austausch über Erfahrungen zu einem speziellen Kunden - bedeuten.

 

Besprechen Sie mit Ihrem Team, nach welchen Kriterien die einzelnen Umsetzungsstrategien bewertet werden sollen. Für die einzelnen Schritte ist es einfach Beurteilungspunkte zu erstellen. Ihr Team und Sie sind daran schon geübt. So ist es auch ein Leichtes für alle zu kontrollieren, ob das Wissen auch angewandt wird.

 

Schwieriger wird es dagegen, wenn Wissen zu einem Mehr an Wissen wird – also der nebulöse Faktor es eventuell schnell wieder vergessen lässt. Bedenken Sie: Es geht Ihnen nicht darum, dass Ihre Mitarbeiter Wissen ansammeln, sondern mit diesem Mehr an Wissen arbeiten. Dies ist keine Selbstverständlichkeit – dieser praktische Umgang mit Wissen muss geübt werden - , da zum einen die Informationsflut eine solche Bearbeitung manches Mal nicht zulässt und zum anderen viele es kaum gelernt haben, wie Wissen praktisch genutzt werden kann und soll. Deshalb ist es ratsam, zusammen zu erforschen, was solcher Wissens-Zuwachs konkret im Alltag bedeutet.

 

Beispiel: Innerhalb eines Wissens-Meetings teilen sich Ihre Mitarbeiter ihre Erfahrungen und ihr erworbenes Wissen über einen wichtigen Stammkunden mit. Viele Informationen, Daten und Fakten haben Sie notiert. Ein Ergebnis, mit dem Sie und Ihr Team zufrieden sind. Gehen Sie jetzt einen Schritt weiter. Regen Sie durch Fragen eine Auseinandersetzung über diese Informationen an.

  • „Was sagen uns diese Informationen über diesen Kunden?“
  • „Welche Konsequenzen müssen wir aus diesen Daten für unseren Umgang mit diesem Kunden ziehen?“
  • „Was sollten wir sofort an unserem bisherigen Verhalten ändern?“
  • „Was können wir tun, damit sich dieser Kunde bei uns zufrieden, wohl und unterstützt fühlt?“
  • „Was müssten wir tun, um diesen Kunden zu vergraulen? Welche Informationen geben uns darüber die gesammelten Fakten?“
  • „Auf was müssen wir bei diesem Kunden in jedem Falle und immer achten?“
  • „Welche Interessen und Bedürfnisse hat dieser Kunde? Erfüllen wir diese? Was können wir tun, um diese besser zu befriedigt?“

 

Schritt 5: Nutzen Sie das Wissen als Sprungbrett

Führen Sie regelmäßige Wissens-Meetings in Ihrem Team ein. Einmal die Woche oder alle zwei Wochen. Jeder darf für diese Wissens-Meetings Wissensfragen vorschlagen. Etablieren Sie so einen Wissens-Austausch, der sich schließlich ganz selbstverständlich im Alltag wiederfinden wird. Denn je öfter Ihre Mitarbeiter das Wissen ihrer Kollegen in solchen Wissens-Meetings anzapfen, desto selbstverständlicher wird es auch, sich Tipps, Erfahrungen oder Wissenskompetenzen in alltäglichen Berufssituationen zu holen. Ein Blick auf die gespeicherte Wissenslandkarte verrät dann, welcher Kollege für eine Antwort auf die eigene Wissens-Frage am besten geeignet ist.

 

Schulen Sie sich selbst und Ihr Team aber auch unbedingt darin, Anregungen oder Ideen, die bei den Wissens-Meetings oder bei dem persönlichen Austausch mit dem Kollegen entstehen, zu notieren. Denn innerhalb des Austauschs entstehen oft Momente, in denen Gedanken wie „Diesen Input sollten wir in dieser Richtung weiterverfolgen“ auf weiteren Wissensbedarf hinweisen. Solche Gedanken sollte jeder beachten, da hier oft Trends, Entwicklungen oder Innovationen freigesetzt werden.

 

Gleichzeitig werden Sie und Ihr Team auch über Informationen stolpern, die Sie gar nicht im Visier hatten. Statt diese nun als unnütz abzuspeichern, notieren Sie diese. Überlegen Sie sich, wie diese genutzt werden könnten oder auf welche Entwicklungen die hinweisen.

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