Setzen Sie Prioritäten für Ihre Mitarbeiter

Prioritäten setzen sollten Sie nicht allein Ihrem Mitarbeiter überlassen
Jeder Ihrer Mitarbeiter hat eine Fülle von Aufgaben zu erledigen. Viele dieser Arbeiten sind Routinearbeiten, viele kommen jedoch täglich hinzu – per E-Mail, per Post, per Telefon. Ihr Mitarbeiter, versiert im Zeitmanagement, wird dann bei diesen Aufgaben beginnen, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Sei es mit Hilfe der Eisenhower-Methode oder der ABC-Analyse.

Doch nicht immer herrscht beim Mitarbeiter Klarheit darüber, welche Aufgabe welche Priorität erhalten soll. Diese Unsicherheit führt dann nicht allein zu falschen Arbeits-Entscheidungen, sondern auch zu Stress, Überforderung und Demotivation. Als Führungskraft sind Sie deshalb auch beim Setzen von Prioritäten bei den einzelnen Aufgaben gefragt – und zwar grundsätzlich und nicht erst, wenn Sie Arbeiten an Ihren Mitarbeiter delegieren.

Zu den Aufgaben einer Führungskraft gehören somit auch: Besprechen Sie in einem Mitarbeitergespräch die Prioritäten des Arbeitsplatzes und des Arbeitsbereiches. Verdeutlichen Sie Ihrem Mitarbeiter, welche Aufgaben eine Pflicht und welche eine Kür sind. Damit diese klaren Absprachen gelingen, müssen Sie jedoch erst einmal selbst definieren, welche Prioritäten an welchem Arbeitsplatz gefordert sind.

Setzen Sie klare Prioritäten für den Mitarbeiter
Um klare Prioritäten festlegen zu können, müssen Sie über den Arbeitsbereich des einzelnen Mitarbeiters hinausdenken und das gesamte Team, die Abteilung und/oder Ihren gesamten Verantwortungsbereich, den Sie als Führungskraft managen, hinzuziehen. Fragen Sie sich:
•    Woran wird Ihr Verantwortungsbereich eigentlich gemessen?
•    Welche Anforderungen werden an die Abteilung bzw. das Team gestellt?
•    Welche Prioritäten und/oder Vorgaben müssen Sie innerhalb Ihres Verantwortungsbereichs erfüllen?
•    Wie kann der Mitarbeiter dazu beitragen?
•    Welche seiner Aufgaben tragen dazu maßgeblich bei – und sind somit unbedingte Pflicht?
•    Welche seiner Aufgaben sind wichtige Puzzleteile, die neu hinzugekommen sind – und auch als Pflicht eingestuft werden sollten?
•    Welche seiner Arbeiten unterstützen zwar die Gesamtleistung, sind jedoch nicht dringend erforderlich – und sind somit die Kür-Aufgaben?


Mein Tipp:
Überprüfen Sie regelmäßig – mindestens zweimal im Jahr – inwiefern sich die Prioritäten des einzelnen Arbeitsplatzes verändert haben. Sei es, weil das Unternehmen einen neuen Kurs eingeschlagen hat. Sei es, weil Sie Ihren Mitarbeiter durch Coaching an neue Aufgaben herangeführt haben. Besprechen Sie diese Prioritäten-Änderung schließlich mit Ihrem Mitarbeiter.