Feedbackgespräche bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter führen

Einarbeitung von neuen Mitarbeitern: Feedback geben ist ein Instrument

Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters ist eine komplexe Aufgabe. Eine Aufgabe, die bereits mit der Einstellung des neuen Mitarbeiters beginnt. Denn die Einführung neuer Mitarbeiter will organisiert und vorbereitet werden. Um neue Mitarbeiter erfolgreich einzuarbeiten sind 4 Instrumente entscheidend:

1. Der Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter, der sich aus dem Anforderungsprofil und der Qualifizierungsstrategie ableitet.
2. Das Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeiter, in dem die Einweisung und Unterweisung des neuen Mitarbeiters konkretisiert wird.
3. Die Begrüßung neuer Mitarbeiter, bei der Informationen in Form einer Willkommensmappe und Einarbeitungsmappe für neue Mitarbeiter überreicht werden.
4. Die regelmäßigen Feedbackgespräche, die die Integration neuer Mitarbeiter erleichtern.

Die 4 Instrumente müssen gemeinsam von dem Vorgesetzten und den Kollegen des Teams bzw. der Abteilung realisiert werden. Nur so können die gewünschten Ziele erreicht werden: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter reibungslos und erfolgreich zu gewährleisten.

Tipp:

Machen Sie eine Bestandsaufnahme. Mit dem „Selbsttest: Wie gut gelingt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?“ erkennen Sie schnell die Stärken und Schwächen der aktuellen Einarbeitungs-Praxis im Unternehmen.

Dem neuen Mitarbeiter Feedback geben – den zeitlichen Modus beachten

Bleiben Sie mit dem neuen Mitarbeiter im Gespräch – und zwar von Anfang an. Führen Sie während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen Feedbackgespräche durch:

• Sowohl im Einführungsgespräch neuer Mitarbeiter als auch in der Erstunterweisung für neue Mitarbeiter ergeben sich viele Gelegenheiten, um ein kurzes Feedback zu geben.
• Nach einer Woche, um die ersten Erfahrungen und Probleme zu besprechen.
• Nach einem Monat.
• Nach drei Monaten, um über die gegenseitige Zufriedenheit mit der Arbeit und dem Arbeitsplatz zu reden.
• Nach fünf Monaten um zu klären, wie die Probezeit aus der Sicht des Mitarbeiters und des Unternehmens gelaufen ist.

Die Schritt-für-Schritt-Vorbereitung der Feedbackgespräche

Jeder Mitarbeiter hat ein Recht auf Feedback. Feedbackgespräche in der Einarbeitungszeit und Probezeit neuer Mitarbeiter sind jedoch besonders wichtig. Denn Feedback an den Mitarbeiter geben,

• bestätigt ihn in seinem Tun und seiner Arbeit.
• stärkt die Motivation, das Engagement und das Selbstvertrauen.
• korrigiert Fehlentwicklungen.
• zeigt Verbesserungsoptionen.
• fokussiert Entwicklungsziele.

Bereiten Sie deshalb das Mitarbeitergespräch gut vor. Durch die Vorbereitung des Feedbackgespräches gelingt es bestens, positives, konstruktives und gutes Feedback zu geben.

Schritt 1: Soll- und Ist-Analyse

Ziehen Sie das Anforderungsprofil und die Qualifizierungsstrategie Ihres Einarbeitungsplans heran. Machen Sie sich durch diese Soll-Analyse mit den gestellten Erwartungen an den neuen Mitarbeiter erneut vertraut. Lenken Sie anschließend Ihren Fokus auf den Ist-Zustand. Notieren Sie Ihre Beobachtungen. Fragen, die Sie sich für Ihr Feedbackgespräch stellen (und gerne an den Mitarbeiter im Gespräch richten dürfen):

• Welche Aufgaben hat der Mitarbeiter? Welche bearbeitet er bereits eigenständig?
• Welche Einführung erhielt er bzw. erhält er in welchen Bereichen? Wie verläuft diese? Welche Erfolge zeigen sich? Welche Probleme traten auf?
• Welche Leistungen wurden seit dem ersten Arbeitstag von dem neuen Mitarbeiter erbracht?
• Welche Leistungen lagen über dem Durchschnitt? Welche darunter?
• Welches Verhalten des neuen Mitarbeiters war (besonders) positiv? Welches Verhalten ist weniger wünschenswert?
• Erhält der Mitarbeiter die Informationen, die er für seine Aufgabenbewältigung benötigt? Ist der Informationsfluss garantiert?
• Wurde der neue Mitarbeiter zu schnell mit diversen und zu vielen Aufgaben eingedeckt?
• Bestehen Unklarheiten über Kompetenzen und Befugnisse?
• Sind Fälle widersprechender Anweisungen aufgetreten?

Werten Sie Ihre Antworten aus. Benennen Sie die Stärken und Schwächen des neuen Mitarbeiters, die sich während der Einarbeitungszeit gezeigt haben.

Schritt 2: Feedback priorisieren

Planen Sie anhand der erstellten Soll-Ist-Analyse das Feedbackgespräch. Überlegen Sie:

• Welche Punkte wollen Sie zu welchem Zeitpunkt ansprechen?
• Mit welchem positiven Feedback wollen Sie die Mitarbeiterbeurteilung einleiten?
• Welche Leistungen wollen Sie besonders hervorheben? Mit welchen Fakten und Beispielen wollen Sie Ihr Feedback untermauern?
• Welche Schwachstellen sprechen Sie an? Welches Optimierungs-Ziel verknüpfen Sie mit diesem konstruktiven Feedback?
• Welche Zielvereinbarungen geben Sie vor?

Schritt 3: Feedbackgespräch führen

Laden Sie den neuen Mitarbeiter zum Gespräch. Orientieren Sie sich am typischen Ablauf eines Feedbackgespräches:

1. Einstieg mit Begrüßen des Mitarbeiters, dem Verdeutlichen des Gesprächsanlasses und dem Klären des Gesprächsziels.
2. Leistungs- und Verhaltensanalyse, bei der Sie die Leistungen des Mitarbeiters einschätzen und anschließend den Mitarbeiter um seine Einschätzung bitten.
3. Vergleich der Sichtweisen, um Gemeinsamkeiten festzuhalten und Unterschiede in der Einschätzung zu besprechen.
4. Zielvereinbarungen definieren.
5. Gesprächsabschluss, bei dem kurz die Vereinbarungen positiv zusammengefasst werden.