Einarbeitungskonzept: 3 Arten der Unterweisung am Arbeitsplatz

Neue Mitarbeiter erfolgreich einarbeiten

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beginnt mit dem ersten Arbeitstag – und ist ein kurz- und mittelfristiger Prozess. Wie viele Tage und/oder Wochen für die Einarbeitung benötigt werden, hängt vom erstellten Einarbeitungsplan ab. Der Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter basiert auf dem Anforderungsprofil und der Qualifizierungsstrategie aus denen sich ergibt, welche Einweisung und Unterweisung der neue Mitarbeiter zur Bewältigung seiner Arbeitsaufgaben benötigt.

Tipp:

Liegt der Einarbeitungsplan noch nicht vor, erstellen Sie ihn, bevor Sie sich der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters widmen. Der Beitrag „Einarbeitungsplan zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter erstellen“ zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die erforderliche Analyse durchführen.

Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeiter erstellen

Der Einarbeitungsplan ist die Basis für das Einarbeitungskonzept. Im Einarbeitungsplan fixieren Sie kurz und bündig die Ziele der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder des neuen Mitarbeiters – wie Inhalt, Dauer, Thema und Form der Einarbeitung. Das Einarbeitungskonzept geht einen Schritt weiter – und vertieft den Einarbeitungsplan.

Im Einarbeitungskonzept wird detailliert beschrieben, wie die jeweiligen Lernphasen der Unterweisung konzipiert sind:

• Welcher Sachverhalt vorgeführt bzw. gezeigt wird.
• Wer diesen zeigt.
• In welche Schritte die Erstunterweisung für neue Mitarbeiter unterteilt wird.
• Welche Schritte geübt werden müssen – und für wie lange jeder einzelne Schritt geübt werden soll.
• Welche Unterlagen (wie Checklisten, Formulare, Arbeits-Verlaufsdiagramme, Richtlinien, Handbücher) dem neuen Mitarbeiter zur Unterstützung ausgehändigt werden, um ihn richtig unterweisen zu können.
• Welche Form des Feedbackgespräches wann durchgeführt wird.

Durch die detaillierte Auflistung wird garantiert, dass die Unterweisung neuer Mitarbeiter reibungslos starten und ohne Unterbrechungen verlaufen kann. Denn nichts stört den Lernprozess mehr als unnötige zeitliche Verzögerungen, weil z.B. das benötigte Software-Handbuch nicht vorliegt.

Erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiter: 3 Arten der Unterweisung einsetzen

Arbeiten Sie Schritt für Schritt die einzelnen Lernphasen der Einarbeitung aus. Abhängig vom Ziel der Unterweisung bzw. Einweisung können bei den einzelnen Lernphasen Schwerpunkte gesetzt werden. Mal wird nur vorgemacht ohne zu üben. Mal wird der gesamte Verlauf gezeigt und kurz geübt. Mal werden einzelne Tätigkeitsschritte gezeigt, nachgemacht und länger geübt. Legen Sie die Schwerpunkte der Einführung fest. Passen Sie diese in jedem Fall stets an. Denn erst bei der Unterweisung der/des Mitarbeiter/s zeigt sich, ob der neue Mitarbeiter den Sachverhalt schnell nachvollziehen kann, er diesen vielleicht schon kennt oder ob dieser besser länger geübt werden sollte.

Lernphase 1 der Unterweisung: Vorbereiten und vormachen

Leiten Sie die Einweisung stets mit erläuternden Worten ein. Geben Sie das Thema an, das vermittelt wird. Schaffen Sie einen Bezug und - ganz wichtig – einen inhaltlichen Überblick.

Das Vorbereiten

• Thema benennen. „Ich zeige Ihnen jetzt…“
• Interesse wecken und Scheu nehmen. „Obwohl Sie einige Befehle im Software-Menü anklicken müssen, ist die Handhabung ganz einfach. Erschrecken Sie sich jetzt nicht an den einzelnen Schritten. Es ist alles auf dem Arbeitsblatt aufgelistet…“
• Ziel und Bezug aufzeigen. „Diese Kenntnisse sind deshalb so wichtig, weil…“
• Vorkenntnisse und/oder Grundlagenwissen vermitteln. „Haben Sie schon einmal…“ oder „Um das Menü anwenden zu können, müssen Sie wissen…“

Das Vormachen

Nach dieser Einleitung zeigen Sie es dem neuen Mitarbeiter. Machen Sie es vor. Ruhig erst einmal komplett, damit der Mitarbeiter einen Überblick erhält, welche Schritte notwendig sind, bis das gewünschte Ergebnis vorliegt. Anschließend langsam jeden einzelnen Schritt zeigen und nochmals erläutern:

• „Ich mache gerade das…“
• „Dabei gehe ich wie folgt vor…“
• „Ich mache es auf diese Weise, weil…“

Und das Verständnis sichern:

• „Haben Sie die Vorgehensweise verstanden?“
• „Gibt es Fragen?“
• „Soll ich es Ihnen noch einmal zeigen? Ich wiederhole es gerne.“
• „Wie würden Sie bei diesem Schritt vorgehen?“

Lernphase 2 der Unterweisung: Das Nachmachen

Nachmachen fördert die Verankerung im Gedächtnis. Ziel ist: Der neue Mitarbeiter muss die Schritte in der korrekten Reihenfolge durchführen und erläutern können, warum er tut, was er tut. Greifen Sie nur dann unterstützend ein, wenn der Mitarbeiter

• stockt.
• einzelne Schritte falsch verrichtet.
• keine oder eine fehlerhafte Erläuterung abgibt.

Geben Sie in jedem Fall dem Mitarbeiter immer und sofort ein Feedback – wie z.B.

• „Das war schon gut…“
• „Dies hat wunderbar geklappt…“
• „Wollen Sie es jetzt einmal alleine probieren? Hier haben wir einige Unterlagen, die eingegeben werden müssen.“

Lernphase 3: Das Üben

Das Zitat „Es fällt kein Meister vom Himmel“ darf auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter beherzigt werden. Denn innerhalb von nur einer Woche wird durchschnittlich 80 Prozent des Lernstoffes wieder vergessen. Üben ist angesagt – und zwar in Form von eigenständigem Anwenden und Arbeiten.