Neuer Mitarbeiter an Bord: 10 Tipps für den optimalen Einstieg

"Willkommen an Bord!"

Integrieren Sie Ihre neuen Mitarbeiter von Anfang an in Ihre Abteilung. Das Einführungsgespräch ist dabei der erste Schritt. Überlassen Sie dabei nichts dem Zufall, denn Sie stellen so die Weichen für eine zukünftige erfolgreiche Zusammenarbeit.

Tipp 1: Stellen Sie ein Willkommenspaket zusammen

Kalkulieren Sie ein bis zwei Tage Vorbereitungszeit, bis Sie das Willkommenspaket vollständig zusammengestellt haben. In das Willkommenspaket gehören:

• Ein Blumenstrauß als Geste der Freude über den Start in Ihrer Abteilung.
• Die Bereitstellung des Büroschlüssels, Dienstausweises, der Codekarte oder Stechkarte.
• Eine Einführungsschrift, abgeheftet in einem Ringbuch, so dass eigene Notizen und weitere Informationen dazu abgelegt werden können, die alles Wissenswerte über das Unternehmen wie betriebliche Bestimmungen, Abläufe, Regelungen, Entwicklungen, CI-Richtlinien aufführt.
• Ein Organigramm mit der Auflistung der einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter, deren Namen, Funktion und Durchwahlnummer.

Tipp 2: Nehmen Sie sich Zeit

Planen Sie sowohl am ersten Tag – hier mindestens ein bis zwei Stunden -, als auch den Folgetagen genügend Zeit für den neuen Mitarbeiter ein. Am ersten Tag gibt es neben dem Einführungsgespräch einen kurzen Rundgang durch die Abteilung, eventuell auch durch das Unternehmen. Die Gespräche an den Folgetagen, für die Sie maximal 30 Minuten einplanen sollten, dienen sowohl der Vertiefung des Wissenstransfers als auch dazu, dem Mitarbeiter Gelegenheit zu geben, eigene Fragen zu stellen, die meist erst jetzt auftreten

Tipp 3: Lernen Sie sich kennen

Meist werden Sie Ihrem neuen Mitarbeiter erst an diesem Tag das erste Mal begegnen, da die Personalabteilung das Vorstellungsgespräch führte. Stellen Sie sich deshalb vor. Erläutern Sie kurz Ihre Funktion, Ihre Aufgaben und auch Ihren Führungsstil. Geben Sie anschließend dem Mitarbeiter genügend Zeit, sich selbst vorzustellen und einiges über seinen Werdegang zu erzählen.

Tipp 4: Ermutigen Sie den neuen Mitarbeiter über sich selbst zu sprechen

Achten Sie im Einführungsgespräch, aber auch in den Gesprächen an den Folgetagen darauf, dass der Redeanteil Ihres neuen Mitarbeiters höher ist, als Ihr eigener. Nutzen Sie diese Termine, um so viel wie möglich von ihm zu erfahren, in dem Sie konkrete offene Fragen stellen.

Tipp 5: Suchen Sie nach Parallelen in seiner Laufbahn

Stärken Sie das Sicherheitsgefühl und Selbstvertrauen des neuen Mitarbeiters, indem Sie bei seinen Ausführungen an die Punkte anknüpfen, die bei Ihnen, Ihrem Team und im Unternehmen ähnlich sind. Dies betrifft auch Arbeitsabläufe, die er anspricht. So ist nicht alles fremd für ihn.

Tipp 6: Haben Sie bei Ihren Informationen Mut zur Lücke

Überfordern Sie den neuen Mitarbeiter nicht, indem Sie ihn mit Fakten, Daten und Unternehmensdarstellungen überhäufen. Konzentrieren Sie sich gerade im Einführungsgespräch auf die wichtigsten Informationen, die an diesem Tage nötig sind. Da Sie ja mehrere Tage mit Ihrem neuen Mitarbeiter ins Gespräch kommen, empfiehlt es sich, die Informationen zu staffeln und auf die einzelnen Folgetermine zu verteilen. Ihr Mitarbeiter wird so viel mehr behalten können.

Tipp 7: Weisen Sie auf Team-Richtlinien und ungeschriebene Gesetze hin

Erleichtern Sie es dem neuen Mitarbeiter sich einzuleben, indem Sie ihn auf bestehende Team-Regeln, wie Kommunikationsgrundsätze oder auch ungeschriebene "Gesetze" hinweisen - wie  z.B. dass jeder das Kaffee-Sparschwein mit 20 Cent pro Tasse füttern muss o. ä.

Tipp 8: Stellen Sie gleich eine richtige Aufgabe

Lassen Sie Ihren neuen Mitarbeiter den ersten Tag nicht mit dem Studieren der Einführungsschrift oder mit Kopierarbeiten verbringen. Bereiten Sie eine Aufgabe vor, bei der er wenigstens für ein oder zwei Stunden seine Fähigkeiten und Kompetenzen einsetzen darf, ohne ihn zu überfordern. Nichts motiviert mehr, denn damit kann er sich in das Team einbringen, statt nicht zu wissen, was er tun soll.

Tipp 9: Stellen Sie ihn persönlich dem Team und seinen Arbeitskollegen vor

Begleiten Sie ihn zu seinem Arbeitsplatz. Zeigen Sie ihm die Räumlichkeiten. Und ganz wichtig: Machen Sie ihn mit seinen Kollegen bekannt. Wird er einem Team zugeteilt, ist es sinnvoll, sofort eine kleine Gesprächsrunde durchzuführen. Reservieren Sie dafür bei Ihrer Vorbereitung mit dem Team eine entsprechende Zeitspanne, in der der Teamablauf nicht zu sehr unterbrochen wird. Innerhalb dieser Gesprächsrunde stellen sich die anderen Teammitglieder kurz vor.

Tipp 10: Stellen Sie einen Paten 

Ihr neuer Mitarbeiter benötigt Zeit, um all die Informationen und Eindrücke zu verarbeiten. Bedenken Sie: Er lernt eine neue Umgebung, neue Kollegen, neue Arbeitsabläufe kennen – all dies muss er in sein inneres Wertesystem integrieren.

Wählen Sie deshalb einen zukünftigen Kollegen als Paten, der ihm in den kommenden Tagen unterstützend zur Seite steht. Sei es, um ihm den Weg zur Kantine zu zeigen, ihm bei der Anwendung des Intranet zu unterstützen oder einfach um ihm zu erklären, wie der Kopierer funktioniert.

Ein Pate ist deshalb eine gute Idee, weil der neue Mitarbeiter so genau weiß, wen er mit Fragen behelligen darf. Fehlt dieser Pate, entsteht oft die Scheu, andere Kollegen bei ihrer Arbeit zu unterbrechen und um Rat zu fragen, so dass die Einarbeitungszeit viel länger dauert und auch ineffizienter ist.