Trotz Delegation keine Entlastung: Vermeiden Sie Fehler, die zur Rückdelegation führen

Delegation von Aufgaben – und keine Entlastung in Sicht

Als Führungskraft und Vorgesetzter sind Sie mit verschiedenen Führungsinstrumenten bestens vertraut. Eines dieser Führungsinstrumente ist das Delegieren. Denn die Delegation von Aufgaben soll Sie von eigenen Arbeiten entlasten. Ob Ihre Sekretärin das nächste Meeting für Sie vorbereitet. Oder ein Mitarbeiter wichtige Daten für die Präsentation aufbereitet.

Doch oft genug machen Sie beim Delegieren die Erfahrung: An Ihre Mitarbeiter delegierte Aufgaben landen wieder auf Ihrem Schreibtisch, weil

• diese Aufgabe unzufrieden stellend bearbeitet wurde.
• der Mitarbeiter bei jedem Zwischenschritt um Ihren Rat fragt und Ihr Okay erbittet.
• wichtiges übersehen wurde, was Sie jetzt korrigieren müssen.

Von einer Entlastung kann in solchen Fällen keine Rede mehr sein. Stattdessen können Sie zusätzlich zu Ihrer Verärgerung, diese Aufgaben nun selbst zu Ende bringen. Häufen sich solche Vorfälle hat dies gravierende Folgen für Sie als Führungskraft:

• Sie werden zu der Ansicht gelangen: „Ich mache besser lieber gleich alles selbst“. Ein Glaubenssatz entsteht, der Ihre Rolle als Führungskraft stark beschneidet.
• Sie trauen einzelnen Mitarbeiter – oder schlimmstenfalls allen Mitarbeitern – nichts mehr zu.
• Sie werden sich hüten, bestimmte Aufgaben zu delegieren.
• Sie geraten unter Zeitdruck, weil Sie zu Ihrer Entlastung nichts mehr abgeben.
• Ihre Mitarbeiter verlieren ihre Motivation, weil Sie ihnen keine interessanten Aufgaben mehr übertragen. Dadurch sinkt auch die Leistung.

Trotz schlechter Erfahrungen bei der Delegation von Aufgaben sollten Sie als Vorgesetzter dieses Führungsinstrument weiterhin einsetzen. Sie benötigen die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter, die Sie durch das Delegieren erhalten. Hinterfragen Sie deshalb lieber einmal Ihre schlechten Erfahrungen. Bevor Sie jetzt allerdings die Fehler und die Schuld für die Rückdelegation nur bei Ihren Mitarbeitern suchen, prüfen Sie erst einmal Ihre Eigenverantwortung. Denn das Phänomen Rückdelegation ist meist ein anerzogenes Problem, d.h. die Rückdelegation spiegelt eine Schieflage in der Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Mitarbeiter.

 

Rückdelegation verhindern: 5 Ursachen, auf die Sie als Führungskraft Einfluss haben

Ursache 1: Sie halten Ihren Mitarbeiter an der kurzen Leine

Erfolgreich delegieren setzt eins voraus: Sie müssen Ihrem Mitarbeiter die Freiheit geben, die Aufgabe nach seinen Vorstellungen, d.h. mit seinen Arbeitsschritten, zu bearbeiten. Konzentrieren Sie sich auf das Ergebnis. Denn bei einer Delegation sollte Sie nur das Ergebnis interessieren.

Leider fällt dies manches Mal schwer. Sie haben eigene Vorstellungen und dies wissen Ihre Mitarbeiter auch. Aus diesem Grund kommen Sie immer wieder zu Ihnen, um sich Ihr Okay zu holen, bevor sie am Ende noch von Ihnen für die Arbeit kritisiert werden. Ihre Mitarbeiter sorgen dabei für das eigene Wohl, denn Ihre Mitarbeiter haben bei Ihrer Delegation von Aufgaben auch die Erfahrung gemacht: Der Chef kritisiert ständig.

Wie Sie diese Ursache minimieren:

• Überprüfen Sie vor jeder Aufgabe, die Sie delegieren wollen, Ihre Vorstellungen:
  • Wie soll diese Aufgabe bearbeitet werden?
  • Welche Bearbeitungsschritte muss Ihr Mitarbeiter umsetzen?
  • Welche Kontrollpunkte wollen Sie setzen?
  • In welchen Bereichen der Bearbeitung lassen Sie dem Mitarbeiter dagegen völlige Freiheit?
• Kommunizieren Sie Ihre Vorstellungen präzise, d.h. teilen Sie mit, was Sie bei der Umsetzung der Arbeit von Ihrem Mitarbeiter erwarten.

Ursache 2: Sie delegieren Aufgaben zu spät

Ein typischer Fehler, der beim Delegieren viel zu oft gemacht wird: Kurz vor dem Meeting oder vor Feierabend, fällt Ihnen ein, dass eine Aufgabe noch unbedingt erledigt werden muss. Sofort wenden Sie sich einem Mitarbeiter zu und delegieren die Aufgabe. Das Ergebnis fällt jedoch dürftig aus, denn unter Zeitdruck – und wahrscheinlich auch mit wenig Motivation kurz vor Feierabend – lässt sich keine Arbeit wirklich zufriedenstellend erledigen.

Wie Sie diese Ursache minimieren:

• Legen Sie bei Ihrer Tages- und Wochenplanung fest, welche Aufgaben Sie an welchen Mitarbeiter delegieren wollen.
• Vermerken Sie innerhalb Ihres Zeitmanagements in Ihrem Terminplaner auf einer gesonderten Seite, welche der zu delegierenden Aufgaben Sie bis wann benötigen.
• Delegieren Sie diese Aufgaben so früh wie möglich. Berücksichtigen Sie dabei, welches Arbeitspensum Ihr Mitarbeiter aktuell zu bewältigen hat.
• Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe, die kurzfristig bei Ihnen auf dem Schreibtisch landet, ob diese wirklich sofort von Ihrem Mitarbeiter bearbeitet werden muss. Hinterfragen Sie so Ihre eigene Gewohnheit, zu spät und zu kurzfristig Aufgaben zu delegieren.

Ursache 3: Sie überfordern Ihren Mitarbeiter

Aufgaben delegieren ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu fördern und zu motivieren. Sie können ihnen Arbeiten übertragen, die neu und interessant sind. Allerdings kann es dabei sehr schnell passieren, dass Sie Ihren Mitarbeiter überfordern und zwar

• zeitlich, weil er bereits mehrere andere Projekte bearbeitet.
• inhaltlich, weil ihm die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse fehlen.

Das Risiko, das Sie bei einer Überforderung Ihres Mitarbeiters eingehen, liegt nicht allein darin, dass die Aufgabe wieder auf Ihrem Schreibtisch landet, es besteht auch die Gefahr, dass Ihr Mitarbeiter nach so einer Erfahrung frustriert und demotiviert ist.

Wie Sie diese Ursache minimieren:

Überprüfen Sie, bevor Sie Arbeiten delegieren, die Fähigkeiten Ihres Mitarbeiters. Fragen Sie sich:

• Hat er so eine Aufgabe bereits erledigt?
• Benötigt er Unterstützung?
  • In welchen Arbeitsbereichen bzw. bei welchen Zwischenschritten?
  • Welche Art der Unterstützung? Eine Anleitung? Eine Einweisung? Eine Schulung durch Kollegen? Der Besuch eines Workshops? Coaching?
  • Wie werden Sie ihn selbst unterstützen?
  • Welche Entwicklungs- und Förderungsschritte planen Sie dafür ein?
• Welche Aufgaben und Projekte bearbeitet Ihr Mitarbeiter gerade?
• Kann er dann noch eine zusätzliche Aufgabe erledigen?
• Welche aktuellen Aufgaben soll er dafür zurückstellen?

Ursache 4: Sie geben unzureichende Informationen

„Machen Sie mal“ oder „Dies brauche ich in einer Stunde“ sind typische Anweisungen bei der Delegation von Aufgaben. Handelt es sich dabei um Arbeiten, die dem Mitarbeiter vertraut sind und bei denen Ihr Mitarbeiter weiß, worauf es Ihnen bei der Realisierung ankommt, ist gegen solch eine knappe Anweisung nichts einzuwenden. Doch in der Regel benötigt Ihr Mitarbeiter bei jeder Delegation etliche konkrete Informationen von Ihnen:

• Bis wann die Aufgabe zu erledigen ist.
• Wie das Ergebnis aussehen soll.
• Was Sie erwarten.
• Wie die Aufgabe bearbeitet werden soll.
• Was mit der Aufgabe erreicht werden soll.
• Welche wichtigen Hintergrundinformationen es gibt.
• Welche Zwischenschritte kontrolliert werden – und wann.

Wie Sie diese Ursache minimieren:

• Bereiten Sie die Delegation gut vor. Dafür benötigen Sie maximal 15 Minuten.
• Listen Sie alle Informationen auf, die Ihr Mitarbeiter benötigt.
• Strukturieren Sie die Gesprächsführung Ihrer Delegation, damit Sie nichts vergessen.
• Bitten Sie Ihren Mitarbeiter zum Schluss des Delegations-Gespräches Ihre Anweisungen zu wiederholen. So können Sie kontrollieren, ob Sie alles mitgeteilt haben.

Ursache 5: Sie übertragen die notwendigen Befugnisse nicht

Beim Delegieren neuer und interessanter Aufgaben führen Sie Ihren Mitarbeiter an neue Aufgabengebiete heran. Manchmal wird dabei vergessen, dass dies auch die Funktion und/oder die Position des Mitarbeiters verändert. Ihr Mitarbeiter erhält mehr (Eigen-)Verantwortung und soll eigenständiger handeln und entscheiden. Dafür müssen ihm allerdings auch die entsprechenden Befugnisse erteilt werden.

Wie Sie diese Ursache minimieren:

• Kontrollieren Sie, ob Ihr Mitarbeiter über alle Befugnisse verfügt, die er zur Bearbeitung der Aufgabe benötigt.
• Erteilen Sie ihm die notwendigen Befugnisse. Abhängig von den Befugnissen müssen diese eventuell auch schriftlich fixiert werden.
• Kommunizieren Sie den neuen Status und die damit verbundenen Befugnisse Ihres Mitarbeiters – und zwar im Team, in der Abteilung, im Unternehmen, beim Lieferanten, beim Kunden und bei Geschäftspartnern.