PowerPoint Präsentation: 5 PowerPoint Folien legen die Struktur des Themas fest

PowerPoint Präsentation: 5 PowerPoint Folien legen die Struktur des Themas fest

Eine gute PowerPoint Präsentation hat viele Parallelen zu einer guten Rede. Denn auch eine überzeugende Präsentation stellt das Publikum in den Mittelpunkt.

Der Aufbau einer Präsentation – also Ihres PowerPoint Vortrages – berücksichtigt jedoch nicht nur dies, sondern auch die Kapazitäten des Kurzzeitgedächtnisses, da bei den PowerPoint Präsentationen, sowohl visuell als auch verbal, viele Informationen auf den einzelnen Zuhörer einströmen. Die neue PowerPoint Präsentationsmethode „Erzählen statt aufzählen“ bringt dies in Einklang.

Dafür müssen Sie allerdings ein wenig umdenken. Und dieses Umdenken beginnt bei Ihren ersten fünf PowerPoint Folien, denn mit diesen beginnen Sie Ihren Vortrag – also Ihre Geschichte – und bieten Ihrem Publikum eine Einleitung, die den Zuhörer in das Thema der Präsentation einführt. Diese Einleitung sollte

• klar und deutlich den roten Faden Ihrer PowerPoint Präsentation aufzeigen.
• unbedingt eine emotionale Verbindung zum Zuschauer knüpfen.
• die entscheidenden Fragen – Wo und wann, wer, warum, was und wie – beantworten, die sich jeder im Publikum stellt.
• die Veranschaulichung des Inhaltes auf das Kurzzeitgedächtnis mit seinen Verarbeitungs- und Speichermethoden abstimmen – und zwar auf jeder einzelnen Folie.

PowerPoint Präsentation: Erstellen Sie Ihre ersten 5 PowerPoint Folien in 7 Schritten

Damit Sie sich leichter auf die Bearbeitung der einzelnen Schritte konzentrieren können, laden Sie sich unsere Vorlage: PowerPoint Präsentation: Die ersten 5 PowerPoint Folien herunter, in die Sie Ihre Kernaussagen sofort eintragen können. Dadurch schaffen Sie sich einen Überblick, den Sie zur Gestaltung der weiteren Folien benötigen.

Schritt 1: Konzentrieren Sie sich pro Folie nur auf eine Überschrift

Um zu erreichen, dass das Kurzzeitgedächtnis Ihres Publikums wirklich alles aufnehmen kann, reduzieren Sie die Informationen pro Folie – und zwar drastisch. Denn es wird pro Folie keine Aufzählungen mehr geben, sondern nur noch eine Hauptaussage, die Sie als Titel – also als Überschrift – präsentieren. Alle anderen Informationen, die Sie bisher als Aufzählungspunkte auf den einzelnen Folien notiert haben, müssen Sie jetzt verbal mitteilen, wie es in einer guten Rede gemacht wird. Allerdings müssen Sie jetzt keine freie Rede halten, denn auf der Funktion „Notizenseiten“ Ihrer PowerPoint Software können Sie mühelos – und nur für Sie später sichtbar – Ihre weiteren Ausführungen notieren.

Sichten Sie deshalb unbedingt all Ihre Fakten, Daten und Informationen, die Sie zu Ihrem Hauptthema gesammelt haben. Beginnen Sie schließlich, die Informationen herauszufiltern, die die fünf Fragen beantworten werden. Diese werden auf Ihrer PowerPoint Folie in drei Bereichen gegliedert:

1. Die Quintessenz, die Sie als Kernaussage (auch Überschrift genannt) in der Titelleiste eintragen werden. Damit Ihnen dies müheloser gelingt, nutzen Sie unsere Übersicht: PowerPoint Folien: 5 Tipps für eine erfolgreiche PowerPoint Überschrift.
2. Den visuellen Effekt, den Sie später unter die Überschrift einfügen.
3. Alle weiteren Informationen, die Sie auf den Notizenseiten fixieren werden und die Sie während Ihrer PowerPoint Präsentation verbal mitteilen.

Schritt 2: Mit der ersten Folie beantworten Sie das „Wo“ und „Wann“

Nach dem Deckblatt, das den Titel und Namen des Verfassers zeigt, eröffnen Sie mit Ihrer ersten Folie Ihren PowerPoint Vortrag. Es ist der Einstieg – und sollte sich deshalb mit den zwei Fragen „Wo und wann findet dies her statt?“ als Kombination beschäftigen.

Dabei müssen Sie unbedingt das „Wo findet dies hier statt?“ nicht als Beschreibung des örtlichen Schauplatzes (wie im Unternehmen, auf der Messe) verstehen, sondern es auf eine abstrakte Ebene heben, die einen mentalen, gedanklichen Ort beschreibt. Sei es, ein Problem, das Ihre Zuhörer haben (z.B. Verkaufszahlen sind rückläufig), ein Ereignis, das das Unternehmen herausfordert (z.B. ein Konkurrent hat in nächster Nähe eröffnet), ein Diskussionsthema, das neue Wege aufzeigen soll (z.B. ältere Mitarbeiter als Bereicherung sehen). Zusätzliche Fragen, die das „Wo“ für Sie noch besser klären können, sind:

• Wo stehen wir (also das Publikum)?
• Womit müssen wir uns auseinandersetzen?
• Womit beschäftigen wir uns gedanklich?
• Wo sind wir angekommen?
• Wo – an welchem Scheidepunkt – befinden wir uns?

Das „Wann findet dies hier statt?“ bezieht sich indessen auf einen klaren zeitlichen Begriff – und zwar in der Regel auf das Jetzt. Außer Sie wollen auf Ihrer ersten Folie in Ihrer Überschrift eine Entwicklung aufzeigen. Zusätzliche Fragen, die das „Wann“ für Sie noch besser klären können, sind:

• Wann sind wir auf dieses Problem gestoßen?
• Wann hat sich diese Krise gezeigt?
• Wann sind wir an diesen Punkt angekommen?

Formulieren Sie schließlich aus Ihren gesammelten Antworten – und Ideen – eine klare Überschrift (Kernaussage). Zwei Beispiele veranschaulichen, wie so eine Überschrift aussehen kann:

Beispiel A:

• Die Kundenbindung (der mentale Ort) ist derzeit (das Wann) rückläufig.

Beispiel B:

• Unser neues Produkt (der mentale Ort) erscheint in drei Monaten (das Wann) auf dem Markt.

Schritt 3: Beantworten Sie auf Ihrer zweiten Folie die Frage „Wer“

Die zweite Folie ist eine der wichtigsten, da Sie mit ihr das Publikum direkt mit einbeziehen, um das Interesse der Zuhörer wirklich zu gewinnen. Ihre Kernaussage – Ihre Überschrift – auf dieser zweiten Folie bestimmt den persönlichen Bezug, den das Publikum zu Ihrem Präsentationsthema hat. Denn Sie widmen sich der Frage „Wer sind wir an diesem Ort?“ Ihre Antwort definiert die Rolle, die das Publikum einnimmt. Und an diese Rolle sind natürlich auch Erwartungen geknüpft.

Fragen, die Ihnen helfen, die Definition des „Wer“ zu bestimmen, sind:

• Wer – als Zielgruppe definiert – ist das Publikum?
• Welche Rolle nimmt das Publikum im Hinblick auf Ihr Präsentationsthema ein?
• Welche Ziele, Wünsche, Bedürfnisse und Sorgen bringt das Publikum mit?
• Welche Erwartungen haben die Zuhörer an Ihren Präsentations-Vortrag?

Die Beispiele werden weitergeführt:

Beispiel A:

• Folie 1: Die Kundenbindung ist derzeit rückläufig.
• Folie 2: Sie sind auf der Suche nach Lösungen.

Beispiel B:

• Folie 1: Unser neues Produkt erscheint in drei Monaten auf dem Markt.
• Folie 2: Unser Ziel lautet: Wir ziehen bei der Markteinführung alle an einem Strang.

Schritt 4: Auf der dritten Folie geben Sie Auskunft über die Herausforderung

Sie zeigen auf dieser PowerPoint Folie die Herausforderung auf, der sich das Publikum stellen muss – und zwar als logische, gedankliche Folgerung zu den ersten beiden Folien. Sie geben damit Antwort auf das „Warum sind wir hier?“ Denn der Grund ist eben diese Herausforderung: Sei es in Form einer Krise, einer Verschlechterung der Wirtschaftslage, einem Fachkräftemangel, einer schlechten Markteinführung. In jedem Falle sollten Sie die Bedrohung, den inneren Konflikt oder den Ernst der aktuellen Lage auf dieser Folie deutlich machen.

Schildern Sie also ein (mögliches) Zukunftsszenario. Überlegen Sie, welcher Herausforderung sich Ihr Publikum gegenübersieht. Fragen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Kernaussage zu formulieren, sind:

• Welcher Herausforderung müssen wir uns stellen?
• Was könnte eintreten oder passieren?
• Mit welchem Zukunftsszenario müssen wir rechnen, wenn wir nichts ändern?
• Mit welchen potenziellen Entwicklungen sehen wir uns konfrontiert?

Die Beispiele werden weitergeführt:

Beispiel A:

• Folie 1: Die Kundenbindung ist derzeit rückläufig.
• Folie 2: Sie sind auf der Suche nach Lösungen.
• Folie 3: Ihre Erträge sinken, wenn Sie diesen Kurs beibehalten.

Beispiel B:

• Folie 1: Unser neues Produkt erscheint in drei Monaten auf dem Markt.
• Folie 2: Unser Ziel lautet: Wir ziehen bei der Markteinführung alle an einem Strang.
• Folie 3: Legen wir unsere internen Querelen nicht bei, werden wir dieses Ziel nicht erreichen.

Schritt 5: Zeigen Sie auf der vierten Folie das Ziel auf

Schaffen Sie sofort einen positiven Ausblick. Zeigen Sie auf, wohin der Weg führt. Definieren Sie das Ziel und geben Sie dadurch Antwort auf die Frage „Was wollen wir erreichen?“ Konzentrieren Sie sich für die Findung des Ziels, auf die Fragen:

• Wo wollen wir hin?
• Was soll unserer Meinung nach passieren?
• Welches Ziel streben wir an?
• Wie soll die Herausforderung sich für uns positiv wenden?

Die Beispiele werden weitergeführt:

Beispiel A:

• Folie 1: Die Kundenbindung ist derzeit rückläufig.
• Folie 2: Sie sind auf der Suche nach Lösungen.
• Folie 3: Ihre Erträge sinken, wenn Sie diesen Kurs beibehalten.
• Folie 4: Sie wollen Ihre Bindung zum Kunden verbessern und so Ihre Erträge wieder steigern.

Beispiel B:

• Folie 1: Unser neues Produkt erscheint in drei Monaten auf dem Markt.
• Folie 2: Unser Ziel lautet: Wir ziehen bei der Markteinführung alle an einem Strang.
• Folie 3: Legen wir unsere internen Querelen nicht bei, werden wir dieses Ziel nicht erreichen.
• Folie 4: Wir wollen wieder als ein großes Team agieren.

Schritt 6: Präsentieren Sie das Wie der Lösung

Zum Schluss Ihrer Einleitung zeigen Sie den Lösungsansatz auf. Vertrauen Sie Ihrem Publikum an, wie es die Herausforderung bewältigen und das Ziel erreichen kann. Fragen, die Sie sich für das Formulieren Ihrer Kernaussage stellen können:

• Wie gelangen wir zu diesem Ziel?
• Wie können wir die Herausforderung bewältigen und unser Ziel erreichen?
• Was müssen wir dafür tun?
• Welche Schritte müssen wir dafür einleiten und/oder realisieren?

Die Beispiele werden weitergeführt:

Beispiel A:

• Folie 1: Die Kundenbindung ist derzeit rückläufig.
• Folie 2: Sie sind auf der Suche nach Lösungen.
• Folie 3: Ihre Erträge sinken, wenn Sie diesen Kurs beibehalten.
• Folie 4: Sie wollen Ihre Bindung zum Kunden verbessern und so Ihre Erträge wieder steigern.
• Folie 5: Engagieren Sie sich. Wir unterstützen Sie auf Ihrem Weg zur optimalen Kundenbindung durch Clienting.

Beispiel B:

• Folie 1: Unser neues Produkt erscheint in drei Monaten auf dem Markt.
• Folie 2: Unser Ziel lautet: Wir ziehen bei der Markteinführung alle an einem Strang.
• Folie 3: Legen wir unsere internen Querelen nicht bei, werden wir dieses Ziel nicht erreichen.
• Folie 4: Wir wollen wieder als ein großes Team agieren.
• Folie 5: Durchbrecht das Schweigen. Geht aufeinander zu. Lasst uns miteinander reden – dann schaffen wir es.

Schritt 7: Erstellen Sie Ihre ersten 5 Folien in PowerPoint

Übertragen Sie jetzt in Ruhe Ihre einzelnen Überschriften in die Titelzeile der einzelnen PowerPoint Folien. Aktivieren Sie anschließend die Funktion PowerPoint Notizenseiten, um darin Ihre weiteren Informationen auszuformulieren. Diese lesen Sie dann während Ihrer Präsentation einfach ab. Sind Sie ein versierter Redner, können Sie auf den Notizenseiten auch nur Stichworte und Fakten vermerken, um diese in Ihre freie Rede einzubauen. Pro Folie sollten Sie sich einen zeitlichen Rahmen von etwa einer Minute setzen.