Kommunizieren ohne Missverständnisse: Äußern Sie als Führungskraft direkte Appelle

Optimieren Sie Ihre Gesprächsführung durch direkte Appelle

Damit Unternehmensziele und Vorgaben umgesetzt werden, sind Sie als Führungskraft aufgefordert, Ihrem Mitarbeiter, ob im Team oder in der Abteilung, mitzuteilen, was, wann und wie von ihm erledigt werden soll.

Damit erfüllen Sie eine wichtige Führungsaufgabe: Sie geben Anweisungen. Sie delegieren Aufgaben. Sie äußern Appelle. Doch obwohl Sie diese Führungsaufgabe anwenden, sind Sie öfters mit den Ergebnissen Ihrer Appelle wenig zufrieden. Denn Ihr Mitarbeiter

• hat Sie missverstanden und etwas gemacht, was er so nicht machen sollte.
• hat Ihren Appell überhaupt nicht beachtet und sein Verhalten nicht geändert.
• hat nur einen Teil Ihrer Anweisung umgesetzt.
• hat die Dringlichkeit Ihres Appells nicht verstanden.
• hat missverstanden, worauf Sie bei der Aufgabe Wert legen.

Bevor Sie sich allerdings über Ihren Mitarbeiter ärgern und ihm die alleinige Schuld an der Misere zuschreiben, ist es wichtig, eins zu bedenken: Konkret ändern können Sie nur eine Person – und die sind Sie selbst. Prüfen Sie deshalb zuerst einmal Ihre Kommunikation. Im Speziellen, wie Sie Appelle und Anweisungen kommunizieren. Denn Ihr Mitarbeiter tut nur das, was Sie ihm sagen. Bei entstandenen Missverständnissen ergibt sich deshalb eine Frage: Äußern Sie Ihre Appelle klar und verständlich?

Direkte Appelle kommunizieren: 3 Ursachen, warum es misslingt und was Sie dagegen tun können

Ursache 1: Vermeidung von Verantwortung

Mit jedem Appell, den Sie gegenüber Ihrem Mitarbeiter äußern, fällen Sie auch eine Entscheidung:

• So und nicht anders soll in dieser Situation gehandelt werden.
• So und nicht anders soll die Vorgabe umgesetzt werden.
• So und nicht anders soll gegenüber dem Kunden aufgetreten werden.

Solch eine Entscheidung fordert Ihre Verantwortung. Um diesem Dilemma zu entgehen, wird zu einem (unbewussten) Trick gegriffen: Appelle werden versteckt, indirekt und unklar geäußert:

• „Man könnte in diesem Falle vielleicht…“
• „Es wäre sicherlich angebracht, dass …“
• „Die Sachlage erfordert, dass …Andererseits muss natürlich bedacht werden, dass… Am besten Sie versuchen es …“

Wie Sie Ihre Kommunikation optimieren und direkte Appelle kommunizieren:

• Geben Sie sich ausreichend Zeit, um eine, für Sie richtige, Entscheidung treffen zu können.
• Ist eine rasche Entscheidung erforderlich, fixieren Sie alle Informationen und Daten, die Ihnen vorlagen, um später Rückschlüsse ziehen zu können.
• Setzen Sie bei der Umsetzung der Arbeit kürzere zeitliche Kontrollpunkte. Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter diese Kontrollpunkte mit.
• Fordern Sie Ihren Mitarbeiter auf, Sie bei Fehlern und/oder auftretenden Problemen sofort zu informieren.

Ursache 2: Die Eigenverantwortung des Mitarbeiters stärken

Um die Motivation und die Leistung Ihres Mitarbeiters zu steigern, wollen Sie seine Eigenverantwortung erhöhen. Deshalb lassen Sie in Ihren Appellen viel Spielraum für seine Eigeninitiative:

• „Die Aufgabe muss bearbeitet werden. Machen Sie mal…“
• „Der Kunde hat sich beschwert. Sie haben doch ein Händchen für Reklamationen. Kümmern Sie sich bitte darum…“

Wie Sie Ihre Kommunikation optimieren und direkte Appelle kommunizieren:

• Setzen Sie in Ihren Appellen konkrete Kriterien, die eingehalten werden müssen.
• Überlegen Sie sich, in welchen Bereichen Ihr Mitarbeiter ein Mehr an Eigenverantwortung und Empowerment erhalten kann. Beispielsweise könnte er bestimmen, wann er die einzelnen Bearbeitungsschritte umsetzen will. Ein anderer Bereich wäre, wie der Mitarbeiter die Aufgabe angeht.
• Teilen Sie ihm konkret mit, was Sie von ihm erwarten und welche Freiräume Sie ihm geben.

Ursache 3: Ein freiwilliges Tun initiieren

Einen direkten Appell auszusprechen, zeigt natürlich immer wieder auch die bestehenden Machtverhältnisse auf: Sie als Führungskraft auf der höheren Stufe und der Mitarbeiter auf der Appell-Empfänger-Seite (der sogenannten Befehlsempfänger). In Zeiten, in denen Teamarbeit und flache Hierarchien die Leistungen des Einzelnen steigern sollen, scheint ein direkter Appell ein Widerspruch dazu zu sein. Deshalb wird mit indirekten Appellen angedeutet, was gewünscht wird, um bei dem Mitarbeiter die eigene Freiwilligkeit für die Bearbeitung der Aufgabe zu aktivieren.

• „Der Kunde ist etwas heikel. Er wünscht sich in den Produktpräsentationen genaue Aufstellungen der Fakten.“
• „Es wäre gut, wenn innerhalb der Teamarbeit die Absprachen besser getroffen würden.“

Wie Sie Ihre Kommunikation optimieren und direkte Appelle kommunizieren:

• Denken Sie immer daran: Sie sind die Führungskraft. Sie haben das Recht – und die Pflicht – klare und direkte Appelle zu äußern.
• Beschäftigen Sie sich mit den Motivatoren Ihres Mitarbeiters: Was sind seine Karriereziele? Welche Faktoren stimulieren seine Motivation? Ist es die Weiterbildung? Sind es Status oder mehr Geld? Setzen Sie solche Motivatoren gezielt bei Ihren Appellen ein, die ein besonders hohes Engagement und Freiwilligkeit fordern. „Durch diese Aufgabe werden Ihre bisherigen Fähigkeiten gestärkt und ausgebaut. Natürlich erhalten Sie für diesen Entwicklungsschritt Unterstützung in Form eines persönlichen Coachings.“