Einarbeitungsplan zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter erstellen

Neue Mitarbeiter erfolgreich einarbeiten – die Vorbereitung ist entscheidend

Gezielte, effiziente Einarbeitung neuer Mitarbeiter – oder eines Mitarbeiters – in neue Aufgaben benötigt eine systematische Vorbereitung. Schließlich soll der motivierte Mitarbeiter, der mit Begeisterung seine neue Stelle oder seinen neuen Aufgabenbereich antritt, weder überfordert noch unterfordert werden. Fokussieren Sie bei Ihrer Vorbereitung eine Frage: Welche Ziele sollen durch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sichergestellt werden?

Erste spontane Antworten, die Sie ergänzen dürfen, lauten:

• Die schnelle und eigenständige Bewältigung seiner Aufgaben garantieren.
• Die hohe Motivation des Mitarbeiters erhalten.
• Die Integration ins Team veranlassen.
• Die Basis für eine gute Zusammenarbeit legen.

Beginnen Sie mindestens eine Woche vor Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters – oder vor der Übernahme des neuen Aufgabenbereiches –, sich ein Einarbeitungskonzept zu erstellen. Aus diesem leiten Sie Ihren Einarbeitungsplan ab. Erste Impulse, welche Aspekte in den Einarbeitungsplan fließen sollten, liefert der Beitrag „Neue Mitarbeiter einarbeiten: 3 Gründe für ein Einarbeitungskonzept“. Erarbeiten Sie sich mit den folgenden Schritten weitere Kriterien für das Einarbeitungskonzept.

Einarbeitungskonzept und Einarbeitungsplan erstellen: 3 Schritte

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist eine Herausforderung. Es gilt, den neuen Mitarbeiter dort abzuholen, wo er mit seinen Fähigkeiten und seinem Wissen steht. Erarbeiten Sie sich deshalb Schritt für Schritt das Anforderungsprofil als auch die Qualifizierungsstrategie des neuen Mitarbeiters. Denn dank Ihrer Analyse gelingt es, einen Einarbeitungsplan zu erstellen, der auf den neuen Mitarbeiter zugeschnitten ist.

Schritt 1: Anforderungsprofil erstellen

Leider wird dieser Schritt viel zu oft als wenig relevant betrachtet. Es wird dem Trugschluss erlegen: Der Arbeitsplatz ist definiert und die Stellenbeschreibung liegt vor. Ein Anforderungsprofil geht jedoch einen Schritt weiter. Bei der Definition eines Anforderungsprofils wird eine Frage fokussiert – und für diese Antworten gesucht: Welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Ressourcen benötigt der neue Mitarbeiter für die Bewältigung seines Aufgabenbereiches?

Kurzum - es geht um die Arbeitsplatzanforderungen mit seinen 3 Bereichen:

1. Hauptaufgaben
2. Zusatzaufgaben
3. Befugnisse

Aus diesen drei Bereichen ergeben sich bestimmte Anforderungen an den neuen Mitarbeiter, die in dem Anforderungsprofil definiert werden. Um das Anforderungsprofil zu analysieren und zu erstellen, fokussieren Sie 4 Kompetenzfelder:

1. Die Fachkompetenz. Der Fokus liegt auf den benötigten fachlichen Kenntnissen.
2. Die Methodenkompetenz. Der Fokus liegt auf den benötigten Fähigkeiten und Fertigkeiten.
3. Die Sozialkompetenz. Der Fokus liegt auf den benötigten sozialen Soft-Skills.
4. Die persönliche Kompetenz. Der Fokus liegt auf den gewünschten individuellen Soft-Skills.

Tipp: Der „Fragebogen: Einarbeitung neuer Mitarbeiter“ bietet Ihnen viele Fragen, um die einzelnen Kompetenzfelder schnell zu analysieren.

Schritt 2: Qualifizierungsstrategie entwickeln

Mit der Analyse der benötigten Anforderungen liegen Ihnen die Soll-Qualifikationen des Arbeitsplatzes und Aufgabenbereichs vor. Führen Sie im zweiten Schritt einen Soll-Ist-Vergleich durch. Ziehen Sie hierzu die Bewerbungsunterlagen als auch die Notizen des Vorstellungsgespräches heran. Betrachten Sie die aufgelisteten Qualifikationen unter dem Fokus „Anforderungsprofil“ – und fragen Sie sich:

• Welche Qualifikationen besitzt der neue Mitarbeiter?
• Welche Kenntnisse und Fähigkeiten listet er zu den einzelnen Kompetenzfeldern in seinem Bewerbungsschreiben auf?
• Welche Informationen haben Sie über ihn im Vorstellungsgespräch gewonnen?
• In welchen Kompetenzfeldern zeigen sich welche Lücken?
• Welche Aufgaben sind ihm bekannt? Welche fallen zukünftig auf seinem neuen Arbeitsplatz weg? Welche kommen dagegen hinzu?
• Welche Fertigkeiten müssen ihm vermittelt werden?
• Wer soll ihm diese wie, wo und bis wann vermitteln?
• Welche Arbeitsabläufe muss der neue Mitarbeiter kennenlernen? Welche Abläufe sind so einfach, dass wenige Erläuterungen zur Einweisung und Unterweisung ausreichen?
• Wie können die Unterweisungen des Mitarbeiters – auch hinsichtlich des Arbeitsschutzes – am Arbeitsplatz gestaltet werden?

Erstellen Sie aus Ihren Antworten eine Qualifizierungsstrategie. Bedenken Sie beim Definieren Ihrer Strategie folgendes:

• Schlüsselqualifikationen. Markieren Sie die Aufgaben, die zentral für die Arbeitsstelle sind. Eine Unterweisung in deren Abläufe ist unbedingt erforderlich.
• Begrenzung der Einarbeitungszeit. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann sich nicht über Monate hinziehen. Setzen Sie einen realistischen zeitlichen Rahmen.
• Priorisierung. Priorisieren Sie die Themen. Definieren Sie die Reihenfolge der Einarbeitung und welche Schulungstiefe während der Einarbeitung des Mitarbeiters bei den Schlüsselqualifikationen erzielt werden soll – z.B. Aktualisierung, Grundkenntnisse.

Schritt 3: Einarbeitungsplan erstellen

Fertigen Sie aus Ihren Analysen der ersten beiden Schritte den Einarbeitungsplan. Definieren Sie in diesem folgende Aspekte:

• Einarbeitungsplan für Stelle
• Dienstantritt
• Thema der Unterweisung
• Dauer der Unterweisung
• Form der Einarbeitung – wie z.B. Seminar, Peergroup, Schulung am Arbeitsplatz, Einweisung durch Kollegen, Coaching durch Vorgesetzten
• Ziele der Einführung
• Inhalte

Informieren Sie alle Beteiligten über den Einführungsplan. Besprechen Sie mit dem Kollegen des neuen Mitarbeiters, der den Mitarbeiter einarbeiten soll und/oder dem Team, wie die Einführung des neuen Mitarbeiters gestaltet werden soll. Klären Sie die jeweiligen Verantwortlichkeiten der Einarbeitung. Gehen Sie am ersten Arbeitstag in einem Einführungsgespräch mit dem neuen Mitarbeiter den Einarbeitungsplan in Ruhe durch. Erläutern Sie die einzelnen Schritte der Unterweisung.