E-Mail-Ablage einfach organisiert

Die Anzahl der E-Mails nimmt stetig zu! Neben der Masse an kurzen Nachrichten von vorübergehender Bedeutung, gibt es auch viele E-Mails, die Sie zu Dokumentationszwecken benötigen. Mit einer funktionierenden Ablage haben Sie schnell und gezielt Zugriff darauf.

Angenommen, einer Ihrer Geschäftspartner würde sich auf ein etwa sechs Monate alte E-Mail und eine darin enthaltene Vereinbarung beziehen. Wie lange bräuchten Sie, um die Nachricht zum genauen Wortlaut nachzulesen. Lange? Vielleicht zu lange? Dann lesen Sie hier, wie Sie Ihre E-Mail-Ablage einfach organisieren.

Das sind die Kriterien für eine gut funktionierende E-Mail-Bearbeitung und Ablage

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Ihre E-Mails stellen manchmal Geschäftsbriefe dar, die Sie bis zu 10 Jahre aufbewahren müssen. Dies bedeutet, auch in 10 Jahren müssen Sie noch Zugriff auf Ihre wichtigsten E-Mails von heute haben.

Schnelle Bearbeitung: Das Verfassen oder die Beantwortung Ihrer E-Mails sollte smart erfolgen. Halten Sie sich so oft wir möglich an das Einmal-Prinzip.

Einfache und schnelle Ablage: Die Ablage sollte schnell und ohne langes Grübeln über Zweifelsfälle möglich sein.

Schnelles Wiederfinden: Ziel der Ablage ist es, dass Sie gezielt und schnell auf E-Mails zugreifen können. Nur wenn dies zuverlässig der Fall ist, können Sie mit Ihrer Ablage zufrieden sein. Andernfalls kann es leicht passieren, dass Sie - vermutlich genau zum falschen Zeitpunkt - lange nach einer bestimmten Information suchen müssen.

Entrümpelungs- und Archivierungsaktionen sind unnötig: Viele Anwender sichten alte E-Mails, um zu entscheiden, welche sie löschen können. Diesen Aufwand können Sie sich komplett sparen, wenn Ihr Ablagesystem eindeutig festlegt, wann Sie welche Daten löschen können.

Diese technischen Möglichkeiten hat Ihr Mail-Programm

Insbesondere geht es hier um Outlook 2007 aus. Wenn Sie einen modernen E-Mailclient einsetzen, sollten Sie ähnliche Möglichkeiten haben. Wenn nicht, sollten Sie überlegen, ob Sie auf ein neues, leistungsfähiges Programm umsteigen.

Suche und Filter: Wenn Sie in das Suchfeld einen Suchbegriff eingeben, wird Ihr Mailordner automatisch gefiltert. Das heißt, es werden nur noch die E-Mails angezeigt, in denen der Suchbegriff enthalten ist. Wichtig ist, dass Outlook auch die Anhänge mit indiziert.

Expertenrat

Wenn Sie mehrere Worte im Suchfeld eingeben, geht Outlook von einer „Und-Verknüpfung" aus. Das heißt, es werden E-Mails angezeigt, die alle Begriffe enthalten. Wenn Sie nach E-Mails suchen, die „Microsoft Partner" enthalten, müssen Sie Ihre Eingabe in Anführungszeichen einschließen.

Ansichten: Outlook bietet unterschiedliche Ansichten, die Sie mit einem Klick auswählen können. Die Ansicht „Datum" sortiert die E-Mails chronologisch, die Ansicht „Von" nach Absender und „Kennzeichnung: Startdatum" nach dem Datum einer persönlichen Kennzeichnung. Zusätzlich zu den Standardansichten können Sie nach eigenen Vorstellungen Ansichten definieren, die Ihnen Ihre Mail nach Belieben sortiert und filtert.

Ordner: Ähnlich wie in der Dateistruktur können Sie auch in Outlook eine Ordner-Struktur anlegen und einzelne E-Mails verschieben oder kopieren.

Kategorien: Ihre E-Mails können Sie zu vielen verschiedenen Kategorien zuordnen. Dies können z.B. Projekte, Arbeitsgebiete oder Themen sein. Mehrfachzuordnungen sind möglich. Der Speicherort ändert sich dadurch nicht. Daher ist die Vergabe von Kategorien oft praktikabler als ein Verschieben in Ordner.

Regeln für automatisches Benachrichtigen, Verschieben, Archivieren usw.

Sinnvoll ist beispielsweise eine Regel, dass Nachrichten von bestimmten Absendern (z.B. Newsletter) in bestimmte Ordner verschoben werden. Auf diese Art wird die Post schon mal vorsortiert und Ihr normaler Posteingang übersichtlicher.

Expertenrat

Nutzen Sie die Regeln mit Vorsicht und sichten Sie auch die automatisch verschobenen Nachrichten in angemessenen Abständen.

Ihre individuelle Lösung für Ihre E-Mail-Ablage

Die nachfolgend dargestellte Möglichkeit ist eine Variante und nicht die einzige Methode. Wie genau Sie Ihre Ablage am sinnvollsten strukturieren, hängt von Ihren technischen Möglichkeiten und von der Menge und Art Ihrer E-Mails ab. Die dargestellte Struktur hat sich aber für meine Kunden vielfach bewährt.

Die E-Mail-Ablage besteht zunächst aus:

• Einer Arbeitsdatei für die laufenden E-Mails (Outlook.pst).Den genauen Speicherort können Sie feststellen, indem Sie über die rechte Maustaste die Eigenschaften abfragen. Hier speichern Sie alle Termine, Aufgaben und aktuellen E-Mails (u.a. Posteingang). Sie können ggf. einige wenige Unterordner anlegen, in die Sie bestimmte E-Mails automatisch per Regel sortieren lassen.

Expertenrat

Als Standard finden Sie die Datei unter C:\Users\[User]\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Outlook.pst . Das ist, insbesondere wenn Sie im Netzwerk arbeiten, wenig sinnvoll. Sie können den Pfad leicht ändern, indem Sie die Datei verschieben. Wenn Outlook die Datei beim Öffnen nicht findet, werden Sie aufgefordert, den neuen Pfad einzugeben. Bei den Unterordnern verwenden Sie Ordner nur dann, wenn die Zuordnung der E-Mail wirklich eindeutig ist. Versuchen Sie, mit möglichst wenig Ordnern auszukommen.

• Einer Archivdatei pro Jahr (Outlook_2009.pst). Diese Datei erstellen Sie über „Datei / Neu / Outlookdatei. Auch hier können Sie - wie bei der Arbeitsdatei - Unterordner anlegen.

Vorgehen bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails

Wenn Sie Ihre E-Mails nach dem folgenden Schema abarbeiten, haben Sie immer eine überschaubare Anzahl an E-Mails in Ihrem Posteingang.

Mit der konsequenten Anwendung des Schemas stellen Sie sicher:

• Ungelesene Nachrichten sind im Posteingang (ggf. in einem der Unterordner)
• Bei allen im Postfach befindlichen E-Mails ist noch Handlungsbedarf
• Abgearbeitete E-Mails befinden sich im Archiv
• Wenn Sie jedes Jahr ein neues Archiv anlegen, können Sie jeweils eine komplette Archivdatei nach 10 Jahren entsorgen

Nachrichten in der E-Mail-Ablage wieder finden

Um diverse E-Mails wieder aufzufinden, empfiehlt es sich, bei der Suche den Filter zu verwenden.

Durch Eingabe eines Suchbegriffs werden alle E-Mails angezeigt, in denen dieser enthalten ist. Sie können bei der Suche auch Anführungszeichen setzen, z.B. „news@business-netz.com".

Expertenrat

Für Suchen, die Sie immer wieder benötigen, können Sie in Outlook spezielle Suchordner anlegen. Praktisch ist dies zum Beispiel für alle Nachrichten, die Sie zur Nachverfolgung gekennzeichnet haben.

Checkliste

Prüfen Sie, ob Sie eine funktionierende E-Mail-Ablage haben