Brauchen Sie es wirklich noch? Entrümpeln Sie Ihre Unterlagen!

In jedem Büro sammeln sich Tag für Tag Unmengen von Unterlagen an. Vieles, was nicht gleich gebraucht wird, wandert schnell auf einen Stapel, der dann nach einiger Zeit gewaltig angewachsen ist. Manches, das dort landet, erscheint wichtig. Doch ohne Überprüfung werden Sie es nie erfahren. Auch Ihre Aktenordner bersten über. Und in Ihre Hängemappen kann nichts mehr gequetscht werden. Über kurz oder lang werden Sie in Ihren Unterlagen überhaupt nichts mehr finden.

Es wird Zeit, mal wieder ans Werk zu schreiten. Entrümpeln Sie Ihre Unterlagen. Systematisch. Dann wächst so schnell kein Stapel mehr an. Die folgenden 5 Schritte unterstützen Sie dabei.

Entrümpeln Sie Ihre Unterlagen: Mit 5 Schritten zum Ziel

Schritt 1: 8 Kategorien für den Stapelcheck

Zum Überprüfen und Sortieren Ihrer Stapel schreiben Sie mit einem dicken Stift folgenden 8 Kategorien unten auf ein Blatt Papier:

1. Wegwerfen
2. Delegieren
3. Aufgaben A-Priorität
4. Aufgaben B-Priorität
5. Aufgaben C-Priorität
6. Ablage bekannt
7. Ablage unbekannt
8. Lesen: Unterteilen Sie diese Kategorie, falls es notwendig ist u.a. in Fachliteratur, Artikel, Memos, Notizen, Protokolle

Diese beschrifteten Blätter legen Sie mit einem gewissen Abstand voneinander in einer Reihe auf den Boden.

Schritt 2: Stapel bearbeiten

Ordnen Sie nun die Unterlagen des Stapels den jeweiligen Kategorien zu. Dabei soll die Beschriftung vorne lesbar bleiben! Bewaffnen Sie sich dabei mit einem Stift. Vermerken Sie bei:

• Delegieren, an wen und bis wann es erledigt werden soll
• Aufgaben A-Priorität, was Sie bis wann erledigen wollen
• Aufgaben B- und C-Priorität, den jeweiligen Abgabetermin und eventuelle erste Arbeitsschritte
• auf Unterlagen, die unter die Rubrik Ablage unbekannt fallen, einen neuen entsprechenden Ablagevermerk
• Lesen, wann Sie den Rundlauf weiterleiten müssen; wann Sie die anderen Unterlagen zum Lesen einplanen

Schritt 3: Seien Sie erbarmungslos: Werfen Sie weg

Alles, was Sie doppelt haben; was längst abgelaufen ist (Aufbewahrungsfristen beachten), bearbeitet wurde; was Ihnen beim Anblick schon ein Gähnen entlockt: WEGWERFEN.

Zweifel bekämpfen Sie mit folgenden Fragen:

• Ist es eine Kopie? Ist es ein Dokument (Faxe, Berichte, ausgedruckte E-mails etc.), das Sie nur „Zur Info" erhielten oder deren Inhalt zu längst abgeschlossenen Vorgängen gehört? WEG DAMIT
• Wie alt ist es denn? Alles, was länger als ein Jahr ist (Aufbewahrungsfristen beachten), kann WEG.
• Haben Sie die Zeit, all diese Fachartikel zu lesen? Aussortieren. Der Rest kommt WEG.
• Brauchen Sie es überhaupt? Unterstützt es Ihre jetzigen Aufgaben? Ihre persönlichen Karriereziele? Nein?! Dann WEG DAMIT.
• Kann es ein Kollege gebrauchen? Falls wichtig, kann es eingescannt werden? In Ihre Adress- bzw. Kundendatei übertragen werden? Tun Sie es. Dann WEG DAMIT.

Schritt 4: Sortieren Sie ein und entrümpeln weiter

Legen Sie nun die Papiere weg, die übriggeblieben sind. Stopfen Sie diese aber nicht einfach in den Ordner oder in die Hängemappe. Entrümpeln Sie diese gleich mit. Was ist hier veraltet? Längst bearbeitet? Unnötiger Ballast?

Schritt 5: Sortieren Sie zukünftig gleich vor

Vermerken Sie auf den Unterlagen stets das dazugehörige Projekt oder Aufgabe und bis wann es abgeschlossen sein wird. So können Sie zukünftig mit nur einem Blick bei Durchsicht Ihrer Ordner/Hängemappen entscheiden: WEG DAMIT. Es sammeln sich keine Berge mehr an.