Zeitsparen - So entgehen Sie der Jasager-Falle

Stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch unerledigte Aufgaben? Kommen Sie nicht dazu, diesen Stapel abzutragen, weil Sie immer wieder gebeten werden „eine wichtige, dringende Aufgabe“ schnell zu bearbeiten? In solchen Momenten tappen Sie in die Jasager-Falle – und dies kostet Ihre wertvolle Zeit. Deshalb orientieren Sie sich nicht länger an der wichtigen Aufgabe, sondern ausschließlich an Ihrem eigenen Zeitrahmen. 3 Tipps verraten Ihnen, wie Ihnen dies am besten gelingt.

Tipp 1: Denken Sie ab heute in zeitlichen Einheiten

Jede Zusatzaufgabe kostet Zeit. Verankern Sie diese Tatsache in Ihrem Denken. Bevor Sie also eine Aufgabe annehmen und sich bereit erklären, diese zu erledigen, müssen Sie zwei Dinge abrufen:

1. Ihr Zeitbudget: Welche Aufgaben bearbeiten Sie gerade? Welche Routineaufgaben stehen auf Ihrer To-do-Liste? Wie viele Termine stehen in den nächsten Tagen und Wochen in Ihrem Kalender? Verfügen Sie überhaupt über freie Zeit?
2. Der zeitliche Rahmen der Zusatzaufgabe. Klären Sie, wie viel Zeit diese Aufgabe benötigt und wann diese erledigt sein soll. Setzen Sie für Zusatzaufgaben lieber ein deutliches Mehr an Zeit an. Denn in der Regel sind dies Aufgaben, die unstrukturiert sind und bei denen oftmals wichtige Daten und Fakten fehlen.

Tipp 2: Streichen Sie die „Das schaffe ich schon nebenher“-Floskel aus Ihrem Wortschatz

Sie belügen sich selbst und alle anderen, wenn Sie auf dringende Anfragen mit dieser Floskel antworten. Gleichzeitig entsteht so der Eindruck, dass Sie mit Ihrer eigenen Arbeit nicht ausgelastet sind, sonst könnten Sie ja nicht immer wieder Zusatzaufgaben nebenbei bearbeiten. Ziehen Sie deshalb auch verbal Ihre zeitlichen Grenzen. Sagen Sie „Dafür habe ich in dieser Woche keine Zeit“ oder „Dies kann ich in dem von Ihnen vorgegebenen Zeitrahmen nicht erledigen.“

Tipp 3: Zeigen Sie sich lösungsorientiert  

Bieten Sie Ihrem Kunden oder Vorgesetzten Alternativen an. Denn beide wollen diese Aufgabe erledigt wissen. Halten Sie sich also nicht allein bei der Abgrenzung – dem Nein zur Aufgabe - auf, sondern offerieren Sie Lösungen. Solche Lösungen könnten eine Zusammenarbeit mit dem Kollegen sein oder dass Sie einen Kollegen für die Bearbeitung der Aufgabe empfehlen.