Von manuell zu digital: Wie Unternehmen von Prozessautomatisierung profitieren

In einer Welt, in der sich die Geschäftsdynamik ständig wandelt, ist es für Unternehmen unerlässlich, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln, um im Wettbewerb bestehen zu können. Ein Schlüsselwerkzeug dafür ist die Prozessautomatisierung. Denn sie unterstützt und beschleunigt diese notwendige Evolution. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, wie Unternehmen durch die Automatisierung ihrer Prozesse erhebliche Vorteile erzielen können.

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung ist ein wesentlicher Bestandteil des modernen Geschäftsmanagements und zielt darauf ab, die Effizienz, Wirksamkeit und Flexibilität von Geschäftsprozessen zu verbessern. Besonders geeignet für Automatisierung sind zyklische Prozesse mit regelbasierten Entscheidungskriterien und gleichbleibenden Informationsgrundlagen.

Prozesse, die eine hohe Fehleranfälligkeit, einen großen manuellen Arbeitsanteil oder immer wieder die selben Herangehensweisen fordern, sind ebenfalls prädestiniert für Automatisierungsansätze. Vor allem Aktivitäten rund um die Planung, Zusammenstellung, Lieferung und den Support von IT-Services (ITSM) bieten sich bestens für die Automatisierung über intelligente Softwarelösungen an. Servicedesk, Kunden- und Mitarbeiterumfragen sowie Lösungen zu wiederkehrenden Problemen werden dort einfach automatisiert gelöst – ohne das Zutun eines Mitarbeiters.

Wie Unternehmen von der Prozessoptimierung profitieren

Die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ist zusammengefasst der Hauptvorteil, den Unternehmen erwarten dürfen, wenn Sie auf Tools und Methoden zur Prozessoptimierung zurückgreifen. Denn eine durchdachte, digitale Prozessautomatisierung schafft zeitliche Ressourcen für strategische Konzepte und gewinnbringende Prozesse.

Mitarbeiter können ihre Talente und Fähigkeiten effektiver einsetzen, da sie weniger repetitive Aufgaben übernehmen müssen. Dies eröffnet neue Wachstumschancen für das Unternehmen, die wie folgt aussehen können: 

• Steigerung der prozessbasierten Produktivität und Geschwindigkeit
• Optimierung der Personalressourcen
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Reduzierung potenzieller Fehlerraten
• Kumulation der Produktivitätsphasen
• Transparente wie lückenlose Dokumentation und Audits

Im Folgenden gehen wir konkret darauf ein, inwiefern Unternehmen von der Prozessoptimierung profitieren können.

Zeit einsparen

Durch die Anwendung automatisierter Tools können Unternehmen wesentliche Zeit- und Kostenersparnisse realisieren. Mitarbeiter, die zuvor mit zeitaufwendigen, manuellen Tätigkeiten beschäftigt waren, können nun ihre Zeit für strategisch wichtige Aktivitäten einsetzen.

Automatisierte Arbeitsabläufe erhöhen die Effizienz, da Systeme die Aufgaben schneller erledigen und so zur Beschleunigung des Gesamtprozesses beitragen. Dies minimiert Engpässe, verkürzt die Durchlaufzeiten und erhöht sowohl die Mitarbeiter- als auch die Kundenzufriedenheit.

Kosten senken

Kostensenkung ist ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen und hier spielt die Prozessautomatisierung eine zentrale Rolle. Ein Hauptvorteil der Automatisierung ist die Übernahme zeitintensiver Aufgaben, die sonst von Mitarbeitern durchgeführt werden müssten.

Dies führt nicht nur zur Reduzierung von Personalkosten, sondern eliminiert auch Fehlerquellen, die oft mit manuellen Prozessen einhergehen. Automatisierte Prozesse sind effizienter und verringern potenzielle Fehler, wodurch Verzögerungen und Engpässe vermieden werden. Dies trägt dazu bei, Kosten zu senken und die Produktivität im gesamten Unternehmen zu erhöhen.

Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Warum sollten Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit mit wiederkehrenden, routinemäßigen Verwaltungsaufgaben verbringen, wenn sie stattdessen wertsteigernde Tätigkeiten übernehmen könnten? Genau, es gibt keinen Grund! Die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit ist nämlich ein essenzieller Vorteil, wenn es um das Thema Prozessoptimierung geht.

Wenn Mitarbeiter sich weniger mit routinemäßigen und langweiligen Aufgaben befassen müssen und stattdessen komplexere und herausforderndere Arbeiten übernehmen können, bei denen sie kreativ agieren können, steigt ihre Arbeitszufriedenheit. Dies führt nicht nur zu einer stärkeren Bindung an das Unternehmen, sondern auch zu einer höheren Produktivität.

Durch regelmäßige Mitarbeitergespräche können solche Optimierungsmöglichkeiten passgenau identifiziert werden und Ideen entstehen, wie manuelle und aufwandsintensive Aufgaben standardisiert und automatisiert werden können.

Personalabteilung entlasten

In der Personalverwaltung eines Unternehmens fallen sowohl administrative als auch strategische Aufgaben an, die oft mit dem Umgang vertraulicher und wichtiger Dokumente wie Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen verbunden sind. Diese Dokumente bieten ein großes Potenzial für Automatisierungsprozesse – zum Beispiel über softwareunterstütztes Zeitmanagement.

Aber auch durch die Implementierung digitaler Personalakten können Unternehmen die Dokumentenverwaltung erheblich verbessern. Mit digitalen Personalakten werden alle relevanten Dokumente eines Mitarbeiters sicher und zentralisiert gespeichert. Dies ermöglicht den Verantwortlichen in der Personalabteilung jederzeit und von jedem Ort aus auf benötigte Dokumente zuzugreifen. Die Verwaltung von Mitarbeiterinformationen wird somit nicht nur sicherer, sondern auch deutlich schneller und effektiver.

Den Recruiting-Prozess optimieren

Darüber hinaus bietet Prozessautomatisierung Vorteile im Recruiting-Prozess. Unternehmen, die automatisierte und digitalisierte Bewerbungsprozesse nutzen, sogenanntes E-Recruiting, positionieren sich als fortschrittliche und attraktive Arbeitgeber. Dies ist ein entscheidender Faktor für potenzielle Mitarbeiter, die Wert auf innovative und zukunftsfähige Arbeitsplätze legen.

Für Unternehmer selbst bedeutet die Beschleunigung von Bewerbungs- und Einstellungsprozessen durch Automatisierung, dass sie schneller auf die Fähigkeiten und das Potenzial neuer Mitarbeiter zugreifen können. Somit bietet Prozessautomatisierung nicht nur operative Vorteile, sondern stärkt auch die Wettbewerbsfähigkeit und Attraktivität des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt.

Reduzierung der Fehlerrate im Unternehmen

Standardisierung sorgt für einheitliche Prozessabläufe, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern aufgrund von Inkonsistenzen oder Missverständnissen reduziert wird. Die Automatisierung von wiederkehrenden und routinemäßigen Aufgaben minimiert menschliche Fehler und sorgt für konstante Ergebnisqualität. Kontinuierliche Qualitätskontrollen und Feedbackschleifen helfen dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren, bevor sie sich auf das Endergebnis auswirken.

Steigerung der Produktivitätsphasen

Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen ein konstantes Maß an Produktivität erzielen, da automatisierte Systeme unabhängig von menschlichen Faktoren wie Pausen, Urlaub oder Krankheitstage arbeiten.

Indem man repetitive und zeitintensive Aufgaben automatisiert, wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch sichergestellt, dass die Produktivität nicht durch häufige Unterbrechungen oder Ausfallzeiten beeinträchtigt wird. Dies führt zu einer kontinuierlichen und stabilen Leistungserbringung.

Transparente wie lückenlose Dokumentation und Audits

Die Prozessoptimierung trägt wesentlich zur transparenten und lückenlosen Dokumentation sowie zur Effizienz von Audits bei. Durch verbesserte Prozesse können Unternehmen sicherstellen, dass alle Vorgänge sorgfältig dokumentiert und überprüft werden, was für interne und externe Dokumentationen von großer Bedeutung ist. Durch optimierte Prozesse wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen genau und zeitnah erfasst werden.

Dies beinhaltet die automatisierte Aufzeichnung von Transaktionen und Arbeitsabläufen, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Lücken in der Dokumentation verringert. Viele Branchen unterliegen zudem strengen regulatorischen Anforderungen bezüglich Dokumentation und Berichterstattung. Durch optimierte Prozesse können Unternehmen sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Vorschriften und Industriestandards einhalten.

Herausforderungen im Hinblick auf Prozessoptimierung

Die Entscheidung zur Prozessautomatisierung ist für viele Unternehmen eine Herausforderung, obwohl sie zahlreiche Vorteile bietet. Ein häufiger Grund für die Zurückhaltung, insbesondere bei kleineren Unternehmen, ist die Befürchtung, dass die Implementierung zu komplex oder kostspielig sein könnte.

Die anfänglichen Investitionskosten für die Einrichtung solcher Systeme sind zwar zu berücksichtigen, aber die langfristigen Einsparungen an Zeit und Kosten rechtfertigen diese Ausgaben. Denn automatisierte Prozesse führen zu einer effizienteren Arbeitsweise, die Ressourcen freisetzt und die Betriebskosten senkt – doch nicht für jedes Unternehmen und jeden Prozess. Stellen Sie sich deshalb vor einer Automatisierung immer folgende Fragen und beantwortet Sie sie ehrlich: 

• Welche Prozesse sind für die Automatisierung geeignet?
• Welche Auswirkungen hat die Automatisierung auf Mitarbeiter und Arbeitsplatzsicherheit?
• Wie steht es um die Datensicherheit bei automatisierten Prozessen?
• Welche Kosten und Ressourcen sind für die Implementierung und Wartung der Automatisierung erforderlich?
• Wie kann Widerstand gegenüber der Automatisierung innerhalb des Unternehmens überwunden werden?

Fazit: Prozessoptimierung ist keine Kür, sondern Pflicht für moderne Unternehmen

Prozessoptimierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs und der Nachhaltigkeit eines modernen Unternehmens. Sie bietet die Grundlage für Wachstum, Innovation und langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen, die diesen Aspekt vernachlässigen, riskieren, hinter ihren Konkurrenten zurückzubleiben und wichtige Marktchancen zu verpassen.