Krisen managen: Plan B entwickeln

Krisen erfolgreich bewältigen mit Vorausschau

Das Krisenmanagement im Unternehmen ist am besten breit aufgestellt. Zum einen sollte das Krisenmanagement auf aktuelle Unternehmenskrisen reagieren – am besten mit einer Checkliste, die die wichtigsten Handlungsschritte für den Krisenstab skizziert. Zum anderen sollte kein potenzielles Risiko ignoriert werden und im Krisenmanagement unbeachtet bleiben. Betreiben Sie also ein aktives Krisenmanagement. Entwickeln Sie für jeden denkbaren Notfall innerhalb Ihres Krisenmanagement einen Plan B.

Plan B oder kein Plan B?

Einen Plan B zu entwickeln kostet eins: Ihre Zeit und ein wenig die Zeit Ihrer Mitarbeiter. Vielleicht fragen Sie sich deshalb, ob es sich lohnt einen Plan B zu entwickeln. Fokussieren Sie bei bestehenden Zweifeln einmal die Kosten, die jede Krise Ihrem Unternehmen beschert hat. Sei es, dass durch einen Streik Ihre Produkte nicht rechtzeitig geliefert werden konnten. Sei es, dass die Kunden Ihr Unternehmen nicht erreichen konnten, weil die Belegschaft durch die Grippewelle unterbesetzt war. Ihr Umsatz ging dabei zurück.

Ein Umsatzeinbruch ist ein guter Grund, einen Plan B zu entwickeln. Lassen Sie sich von vier weiteren guten Gründen überzeugen, warum ein Plan B nur Vorteile beschert. Denn keinen Plan B zu entwickeln, kostet Sie in jedem Falle viel mehr.

Vielleicht wollen Sie auch prüfen, wie gut Ihr Krisenmanagement ist. Machen Sie einfach den Selbsttest.

Krisen erfolgreich bewältigen: In 5 Schritten einen Plan B entwickeln

Schritt 1: Unternehmensabläufe auflisten

Fokussieren Sie zu allererst einmal all Ihre Unternehmensabläufe. Listen Sie alle Abläufe auf, ohne die Ihr Unternehmen nicht funktionieren würde – wie beispielsweise die Lieferkette, Ihre Internetverbindung, Umweltstandards, Arbeitsrecht, Produktionsrichtlinien, Projektteams, Wissens- und Informationstransfers.

So gehen Sie vor:

• Diagramm der gesamten Unternehmensabläufe erstellen – national und falls Sie international tätig oder vernetzt sind, auch international.
  
  
• Abläufe priorisieren. Fertigen Sie für die Abläufe ein Ranking an, d.h. bewerten Sie, welcher Ablauf essentiell für das Unternehmen ist und somit an erster Stelle steht, welcher an zweiter folgt usw. Selbstverständlich sind alle Abläufe miteinander vernetzt und bedingen sich gegenseitig. Dennoch gibt es Abläufe, die alles zum Zusammenbrechen bringen. Dies sind die systemrelevanten Abläufe.
  
  
• Mitarbeiter einbinden. Ohne jeden einzelnen Mitarbeiter funktioniert Ihr klug durchdachter Plan B nicht. Deshalb binden Sie Ihre Mitarbeiter schon ab dem ersten Schritt mit ein. Keiner kennt die Abläufe besser, als der Mitarbeiter, der sie täglich durchführt. Wie dies gut gelingt, verrät der Beitrag „Aktives Krisenmanagement: Beim Plan B Mitarbeiter einbinden“.

Schritt 2: Potenzielle Risikofaktoren identifizieren

Widmen Sie sich den potenziellen Gefahren, die den einzelnen Unternehmensablauf bedrohen könnte. Sehen Sie wirklich schwarz. Es geht bei diesem Schritt darum, sich für jedes Risiko zu öffnen – aber noch nicht abzuwägen, wie wahrscheinlich dieses Risiko ist.

So gehen Sie vor:

• Die einzelnen Abläufe auf splitten. Notieren Sie die einzelnen Faktoren, die den einzelnen Ablauf prägen. Sei es beispielsweise für Ihre Lieferkette, alle Zulieferer und deren Art der Zulieferung (LKW, Flugzeug, Bahn, Schifffahrt) zu vermerken.
  
  
• Risiko einkreisen. Überlegen Sie, welche Stelle(n) im jeweiligen Ablauf kritisch und somit für das Unternehmen riskant ist/sind.
  
  
• Risiko konkretisieren. Benennen Sie, welches Risiko an dieser Stelle im Unternehmensablauf
  • auftreten könnte. Wagen Sie richtig schwarz zu sehen, wie beispielsweise ein Referendum über einen EU-Austritt mit einem negativen Ergebnis (denken Sie an den Brexit) in einem Ihrer Zuliefererländer. Oder eine Cyber-Attacke. Oder ein Kunde löst einen Shitstorm über Ihre Dienstleistung aus.
  • wie es sich auswirkt. Welche direkten und indirekten Folgen hätte dieses Risiko für welche Bereiche in Ihrem Unternehmen?

Schritt 3: Plan B-Strategie entwerfen

Sie haben potenzielle Risiken herausgearbeitet. Entwickeln Sie jetzt Ihren Plan-B. Da Sie höchstwahrscheinlich viele Gefahren aufgelistet haben, wählen Sie die Risiken aus, die aktuell am wahrscheinlichsten sind.

So gehen Sie vor:

• Alternative Abläufe aufstellen. Setzen Sie Ideen frei. Überlegen Sie, wie Sie den jeweiligen Ablauf (bzw. den einzelnen Aspekt im Ablauf) ersetzen können. Welchen Ausgleich gibt es? Wie können Sie das Risiko auffangen und minimieren?
  
  
• Handlungsoptionen festlegen. Entscheiden Sie, welche Handlungen aktiviert werden, falls das jeweilige Risikoszenario eintreten sollte.
  
  
• Plan-B-Start fixieren. Überlegen Sie, wann der Risikofall für das Unternehmen eintritt. Benennen Sie das Startsignal: Was ist der Auslöser? Sie haben beispielsweise einen Plan-B gegen „Fehlende Mitarbeiter bei Schneechaos“ erstellt. Soll dieser aktiviert werden, wenn der Schnee die Straßen wirklich blockiert oder wenn es bereits Meldungen über den Wintereinbruch gibt?
  
  
• Multiple Auslöser-Szenarien berücksichtigen. Mancher Plan-B listet mehrere Auslöser auf, z.B. den Wintereinbruch als ersten Auslöser, die blockierten Straßen als zweiten. Legen Sie präzise fest, ab wann welcher Part des Plan B angewandt werden soll.

Schritt 4: Informationsfluss festlegen

Tritt der Ernstfall ein, muss dies sofort kommuniziert werden. Legen Sie genau fest, wer in welcher Reihenfolge darüber informiert wird: „Ab sofort den Plan B anwenden“.

So gehen Sie vor:

• Personen(gruppen) benennen. Liste Sie auf, wer im Risikofall informiert werden muss – beispielsweise Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Mitarbeiter, Marketingabteilung, Kunden, Zulieferer.
  
  
• Art des Informationsflusses angeben. Notieren Sie, wer wann und auf welche Art über das Risiko und den Ernstfall unterrichtet wird: Per Anruf, per E-Mail, im Meeting oder per Presseartikel.

Schritt 5: Verantwortlichkeiten verfügen

Mit Ihrer Plan-B-Strategie legen Sie einen alternativen Handlungsrahmen fest. In diesem schreiben Sie selbstverständlich auch vor, wer für welche Handlung verantwortlich ist.

So gehen Sie vor:

• Verantwortliche Personen auswählen. Entscheiden Sie, wer was wann und auf welche Weise zu tun hat. Stellen Sie dabei sicher, dass derjenige nicht allein über die benötigten Kompetenzen verfügt, sondern auch über die notwendigen Notfall-Ressourcen.
  
  
• Namen nennen. Nennen Sie die verantwortliche Person beim Namen. Listen Sie dabei unbedingt einen Chain-of-Command ein, d.h. falls die zuständige Person außer Haus ist, muss jeder wissen, wer an Stelle dessen zuständig ist.