In 7 Schritten zu erfolgreichen Finanzamtsschreiben

Die Behördenkommunikation kennt ihre eigenen Gesetze. Halten Sie sich nicht an die Gepflogenheiten und gesetzlichen Vorgaben, kann es Ihnen passieren, dass Ihre Briefe durchs Amt irren und gar nicht denjenigen erreichen, für den sie bestimmt sind. Viel schlimmer ist es allerdings, wenn Briefe dem Empfänger verspätet zugestellt werden und wichtige Fristen versäumt werden!

Schritt 1: Erst denken, dann schreiben

Jedes Anschreiben an das Finanzamt sollte sehr gut überlegt sein. Einfach daraufloszupoltern bringt meist mehr Schaden als Nutzen. Denken Sie immer daran: Auch der zuständige Sachbearbeiter trifft seine Entscheidungen in der Regel im Rahmen seines gesetzlichen Auftrags - nicht aus Missgunst Ihnen bzw. Ihrer GmbH gegenüber

Expertenrat

Alle Unterlagen, die Sie der Behörde zusenden, bleiben über Jahre hinweg in Ihrer Steuerakte. Bedenken Sie dies, bevor Sie den entsprechenden Brief abschicken.

Schritt 2: Richtig Adressieren

Müssen Sie auf ein Schreiben eines bestimmten Finanzamts reagieren, ist der Adressat klar. Ist dabei ein zuständiger Sachbearbeiter namentlich benannt, richten Sie Ihr Schreiben an ihn.

Expertenrat

Wenn Ihnen kein konkreter Sachbearbeiter bekannt ist, sollten Sie Ihren Brief an den/ die Amtsvorsteher/-in richten. Dieser/-e vertritt das Finanzamt nach außen.

Schritt 3: Bezug nehmen

Dem zuständigen Bearbeiter sollten Sie sofort verdeutlichen, um welche Angelegenheit es sich eigentlich handelt. Benennen Sie deshalb Ihr Anliegen so konkret und präzise wie möglich - und vergessen sie niemals, Ihre Steuernummer zu nennen. Übrigens, „Ratenzahlung" in der Bezugszeile ist selbstverständlich nicht so gut wie „Antrag auf Fristverlängerung der Einkommensteuervorauszahlung".

Expertenrat

Gerade bei laufenden Steuerangelegenheiten hat Ihr Vorgang ein bestimmtes Aktenzeichen, unter dem die Sache beim Finanzamtz geführt wird. Beziehen Sie sich bei Antworten immer auf dieses Aktenzeichen.

Schritt 4: Anliegen formulieren

Schreiben Sie deutlich, worum es Ihnen in Ihrem Antrag geht. Aus Ihrem Schreiben sollte bspw. hervorgehen, dass Sie Einspruch einlegen möchten. Wenn Sie Ihren Einspruch fälschlicherweise zum Beispiel als „Widerspruch" oder als „Beschwerde"  bezeichnet haben, schadet das nicht - das Finanzamt wird Ihr Schreiben meist richtig zu deuten wissen.

Schritt 5: Begründung ist das Herzstück

Ohne vernünftige und nachvollziehbare steuerrechtlich relevante Begründung dürfte jeder Antrag ans Finanzamt zum Scheitern verurteilt sein. Hierbei sollten Sie sich merken, dass eine Berufung auf Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) oder sogenannte BMF-Schreiben (Erlasse des Bundesministeriums für Finanzen) besonderes Gewicht bei den Finanzämtern besitzen.

Expertenrat

In den letzten Jahren hat sich eine Unsitte bei den Finanzbehörden eingebürgert. Spricht der BFH ein für den Fiskus mißliebiges Urteil, reagiert das Finanzministerium mit einem „Nichtanwendungserlass". Dies bedeutet, dass die Entscheidung nicht über den entschiedenen Einzelfall hinaus angewendet werden darf. Für Sie als GmbH-Geschäftsführer heißt das, dass Sie in einem derartigen Fall Ihr Recht (so wie es der BFH festgestellt hat) jeweils persönlich gerichtlich durchfechten müssen - allerdings mit günstigen Erfolgsaussichten.

Schritt 6: Fristen wahren

Die Einhaltung von Fristen ist in jedem öffentlich-rechtlichen Verfahren ein Muss. Bis auf wenige Ausnahmen ist das Versäumen von steuerrechtlichen Fristen der Todesstoß für Ihr Anliegen - das Finanzamt kann jede inhaltliche Bearbeitung mit dem Hinweis auf Verfristung ablehnen.

Vorsicht

Gerade in Steuerverfahren haben Sie eine Vielzahl von gesetzlichen Auskunfts- und Mitwirkungspflichten. Sich hier „tot" zu stellen, nützt Ihnen wenig.

Schritt 7: Prüfen und Unterschreiben

Bevor Sie Ihren Brief unterschreiben, sollten Sie ihn immer noch einmal ganz genau prüfen. Orientieren Sie sich einfach an unserer Checkliste Schreiben ans Finanzamt. 

Dieser Beitrag ist Bestandteil unseres Feature-Pakets Die wichtigsten GmbH-Schreiben an die Finanzbehörden - Leicht, verständlich und korrekt.