Sollen Sie wieder ein Protokoll schreiben? Jetzt ist mal ein anderer Kollege an der Reihe
Protokoll schreiben, Kaffee kochen, Meeting organisieren: Grenzen Sie sich ab
In wenigen Minuten soll das wöchentliche Teammeeting beginnen. Siedend heiß fällt dem Teamsprecher ein, dass für das Meeting noch Unterlagen benötigen werden. „Kannst du mal schnell diese Dokumente für uns alle kopieren. Und wenn du anschließend an der Kaffeeküche vorbeikommst, bringe am besten eine Thermoskanne mit frischem Kaffee mit. Es wird heute länger dauern.“
Zähneknirschend nehmen Sie die Unterlagen und machen sich auf dem Weg. Sie sind verärgert – über sich, den Teamsprecher und Ihre Kollegen, die auch die Gewohnheit haben, so viele unliebsame Aufgaben bei Ihnen auf dem Schreibtisch abzuladen. Doch endlich fassen Sie den Entschluss: „Ab heute mit mir nicht mehr“. Ein guter Entschluss, den Sie mit den folgenden Tipps gezielt realisieren können.
Delegieren Sie Aufgaben zurück: Die Kunst nein zu sagen
Tipp 1: Jetzt ist ein Kollege an der Reihe
Das Team oder die lieben Kollegen übertragen an Sie Aufgaben, weil Sie diese eben bereits in der Vergangenheit erledigt haben. „Das Protokoll schreiben wird wie immer die Tanja übernehmen.“ Statt sich dieser Argumentation unterzuordnen, ziehen Sie eine eindeutige Grenze. „Nein. Ich habe dies schon so oft getan. Jetzt ist mal ein anderer an der Reihe.“
Tipp 2: Überlegen Sie sich unbedingt überzeugende Argumente
Niemand wird die Bequemlichkeit, die Sie ihm ja bisher garantiert haben, widerstandslos aufgeben. Deshalb müssen Sie im Vorfeld stichhaltige Argumente erwägen, die Sie als Erwiderung vorbringen können – beispielsweise:
- „Dies ist doch die beste Gelegenheit, dass es der Kollege lernt.“
- „Es gibt eine Protokollvorlage, die kann der Kollege gerne nutzen.“
- „Als ich im Urlaub war, hat es ja auch ein anderer Kollege übernommen. Der könnte heute diese Aufgaben erledigen.“
- „Ich bin dafür, dass wir eine Regelung für das gesamte Team finden. Denn ich stehe für diesen Job nicht mehr zur Verfügung.“
Tipp 3: Ziehen Sie Ihr Zeitmanagement zu Rate
Will ein Kollege Ihnen eine Arbeit übertragen oder bittet ein Kollege Sie um Hilfe, klären Sie genauestens die Sachlage. Fragen Sie nach: Um was handelt es sich? Wie viel Zeit wird dafür benötigt werden? Lassen Sie sich nicht mit unklaren Antworten wie „Dies wird nur ein oder zwei Minuten dauern“ abfertigen.
Prüfen Sie dann Ihre zeitlichen Prioritäten. Konsultieren Sie Ihren Terminplaner. „Nein, ich habe keinen zeitlichen Spielraum.“ oder „Ich kann dir genau fünf Minuten meiner Zeit schenken – und zwar ab jetzt.“
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