Effiziente Personalverwaltung und Unternehmensstruktur durch die Qualifikationsmatrix

Ob bei der Personalplanung, bei der Effizienzsteigerung oder zur Förderung der Arbeitsmotivation: Die Qualifikations- oder Kompetenzmatrix dient als nützliche Grundlage zur Bildung eines Kompetenzprofils eines Mitarbeiters. Dabei geht es um vorhandene und nicht vorhandene Qualifikationen und Kompetenzen, um sie effektiv im Unternehmen einzusetzen und herauszubilden.

In den meisten Unternehmen im Industriesektor wird die Qualifikationsmatrix als Werkzeug für die systematische und strukturierte Personalentwicklung eingesetzt. So lässt sich effizient ein Verbesserungspotential erkennen und herausbilden.

Wozu dient die Qualifikationsmatrix im Industriesektor?

Die Matrix dient dem Aufbau verschiedener Kompetenzen bei Mitarbeitern, um gezielt bestimmte Unternehmensziele zu erreichen. Dafür werden systematisch die Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter individuell festgestellt und so das Personal geplant. Sie steht daher im festen Zusammenhang mit der Personalverwaltung und der Unternehmensstruktur. In der Regel handelt es sich dabei um eine Excel-Tabelle, um eine strukturierte Übersicht zu erhalten. Bei einer hohen Mitarbeiterzahl, wie es häufig im Industriesektor der Fall ist, reicht eine per Hand geführte Excel-Tabelle nicht mehr aus. Aus diesem Grund ist die Qualifikationsmatrix Teil des sogenannten digitalen Managementsystems eines Unternehmens.

Die Qualifikationsmatrix bildet die wesentlichen Kompetenzen der Mitarbeiter eines Unternehmens heraus und vergleicht sie mit den geforderten Kompetenzen ihres Aufgabenbereiches. Dadurch lassen sich die Mitarbeiter effektiv an passender Stelle einsetzen, was bei Umstrukturierung oder Vertretungen nützlich ist. Sollten Kompetenzlücken auftreten, lassen sich diese durch entsprechende Fördermaßnahmen oder Schulungen beseitigen. Gleichzeitig verdeutlicht die Matrix gleichzeitig, ob Qualifizierungsmaßnahmen erfolgreich waren. Das Hauptziel, nämlich Förderung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter für effektive Unternehmensführung, lässt sich effektiv umsetzen.

Teil der Managementsystems

Die Qualifikationsmatrix ist Teil des digitalen Managementsystems eines Unternehmens. Da das Herausbilden und Nachweisen von Kompetenzen von großer Bedeutung ist, ist die Matrix gleichzeitig auch Teil des Lern-Management Systems. Hier kommt die Skill Management Software zum Einsatz, die Teil jedes modernen, digitalen Ressourcen Planungs-Prozesses ist. Wichtig ist, dass diese Software abteilungsübergreifend angewendet wird. Denn nur so können Mitarbeiter effektiv eingeplant und komplexe Projekte eines Unternehmens umgesetzt werden. Mitarbeiter werden anhand ihrer Kompetenzen an passender Stelle eingeplant, um Projekte zu planen, zu strukturieren und durchzuführen.

Diese Skill Management Software ist aufgrund des steigendem Wettbewerbdrucks und der zunehmenden Digitalisierung Teil vieler Unternehmen. Dabei dient sie als Orientierung mit nützlichen Informationen aus der Ressourcenplanung.

Wie ist die Kompetenzmatrix aufgebaut?

Der Aufbau der Qualifikationsmatrix ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und orientiert sich an den konkreten Anforderungen. Allerdings bleibt er grundsätzlich sehr ähnlich und wird abhängig von den Unternehmenszielen an die Bedürfnisse angepasst.

Zunächst werden alle Mitarbeiter, die eine Rolle spielen, erfasst. Dabei ist wichtig, dass sich Gruppen bilden lassen. Zum Beispiel in Kategorien wie Funktionen, Abteilungen, etc. Am Ende bilden die Mitarbeiter dann die Zeilen der Tabelle.

In den Spalten werden anschließend die Kompetenzen eingetragen, die untersucht bzw. gefordert werden. Auch diese können in Gruppen sortiert werden. Dabei kann man zum Beispiel unterscheiden zwischen fachlichen Kompetenzen, persönlichen oder methodischen.

Auch Unterteilungen sind hier möglich, falls besondere Kompetenzen gefragt sind, wie Sprache. Die Spalten werden dann mit den nachgewiesenen Kompetenzen der Mitarbeiter ausgefüllt und ergänzt. Im Anschluss erfolgt die Bewertung. Dies funktioniert meist durch Farbcodes oder Zahlen. Durch eine Färbung lassen sich die verschiedenen Qualifizierungsstände leicht darstellen und erkennen.

Wie wird eine Qualifikationsmatrix bewertet?

Die Kompetenz eines Mitarbeiters ergibt sich aus der nachgewiesenen Qualifikation, den erlernten Fähigkeiten und den Erfahrungen. Daraus lässt sich ein Mitarbeiter dann an geeigneter Stelle einsetzen. Um die Matrix sinnvoll zu verwenden, sollten die Kompetenzen von allen Mitarbeitern nachvollziehbar und auf ähnliche Weise bewertet werden. Daher sollten bereits vorher alle Abstufungen von Kompetenzen geklärt und festgelegt werden. Auch bei der persönlichen Bewertung sind Richtlinien für objektive Kriterien von großer Bedeutung. Bei der Bewertung liegt ein dokumentierter Nachweis vor. Wenn es sich allerdings um Fähigkeiten und Erfahrungen handelt, die eventuell nicht gebraucht werden, handelt es sich dann um eine Ermessensfrage. Die Kriterien sollten daher im Vornherein festgelegt werden.

Die Qualifikationsmatrix ist fester Bestandteil bei der Personalentwicklung und dem Kompetenzaufbau zum Erreichen der Unternehmensziele. Sie ist daher Teil des digitalen Managementsystems und eng mit der Personalverwaltung gekoppelt.