Ordnung auf dem Schreibtisch schaffen - mit nur einem Ablagekorb

Ordnung auf dem Schreibtisch: Zu viele Ablagekörbe stören dabei

Sie haben ein Ziel: Weg von dem unordentlichen Schreibtisch hin zu einem aufgeräumten Schreibtisch, der Ihnen viel Platz bietet, Ihre einzelnen Aufgaben zu bearbeiten. Um dies zu erreichen, sollten Sie nicht allein Ihre Papierstapel fokussieren, sondern auch jeden einzelnen Ablagekorb, den Sie auf Ihrem Schreibtisch als Ordnungssystem zum Einsatz bringen. Denn Ihre Ablagekörbe sorgen kaum für wirkliche Ordnung am Arbeitsplatz: Zu viele Ablagekörbe rauben Ihnen Schreibtischfläche.

Schreibtisch aufräumen: Erste Tipps

Tipp 1: Ist-Zustand erkennen

Führen Sie sofort eine schnelle Betrachtung durch:

• Zählen Sie ruhig einmal nach.
  Wie viele Ablagekörbe haben Sie auf Ihrem Schreibtisch platziert? Zwei, drei, vier, gar fünf?
• Hinterfragen Sie Ihre Schlagworte.
  Mit welchen Schlagworten haben Sie diese beschriftet?  Sind diese klar und präzise?  Unterstützen Sie diese bei Ihrer Arbeit und Wiedervorlage?

Tipp 2: Effektivität Ihrer Ablagekörbe prüfen

Nehmen Sie sich jeden Ablagekorb einzeln vor, indem Sie sich folgende Fragen stellen:

• Wissen Sie, welche Dokumente sich in jedem einzelnen befinden?
• Können Sie ohne Stress und Zeitverlust, das jeweilige Dokument, das Sie für die Bearbeitung einer Aufgabe benötigen, darin finden?
• Können Sie bestimmen, welche Dokumente Sie unter dem Begriff „Sonstiges/Diverses“ abgelegt haben?

Ihre Antworten geben Ihnen darüber Aufschluss, wie effektiv Sie mit dem gewählten Ordnungssystem „Ablagekorb“ tatsächlich arbeiten. Seien Sie dabei nicht zu sehr überrascht, wenn die Antworten unzufrieden stellend ausfallen.

Schreibtisch aufräumen und Ordnung schaffen: Ein Ablagekorb bringt‘s

Um auf Ihrem Schreibtisch Ordnung zu schaffen und einzuhalten, sollten Sie ab heute alle Ablagekörbe verbannen. Gestatten Sie sich nur noch einen einzigen Ablagekorb, der eine einzige Funktion übernimmt – und zwar als Briefablage.

Dieser Ablagekorb alias Briefablage dient als Eingangskörbchen für die tägliche Post, als auch für alles, was Ihnen Ihre Kollegen oder Ihr Vorgesetzter zukommen lassen möchten. Ihre Ablage – also Ihre Wiedervorlage, Lesestapel, Zwischenablage – hat darin nichts zu suchen. Damit die neue Funktion Ihres Ablagekorbs wirklich für Ordnung auf dem Schreibtisch sorgt, beherzigen Sie die folgenden Tipps.

Ordnung auf dem Schreibtisch schaffen: 4 Tipps

1. Mit Namen versehen.
   Statt kreativer Schlagworte erhält Ihr Ablagekorb ein Schild, auf dem Sie Ihren Namen, ggf. Ihre Funktion und Abteilung notieren. So können auch Aushilfen, Praktikanten oder neue Mitarbeiter Ihnen mühelos Dokumente zukommen lassen.
2. Einmal am Tag kontrollieren.
   Sichten Sie je nach Umfang des Eingangs mindestens einmal am Tag Ihren umfunktionierten Ablagekorb. Nutzen Sie zur Bearbeitung Ihres Posteingangs die Fließband-Technik. Bündeln Sie dabei bereits Aufgaben.
3. Zwischenablage optimieren.
   Dokumente, die Sie nicht gleich bearbeiten werden, gehören in Ihre Zwischenablage. Sollten Sie bisher Ihre Ablagekörbe als Zwischenablage genutzt haben, sollten Sie sich eine der 3 Varianten für die Zwischenablage – Wochenmappe, Ordnungsbox, Wechselablage – auswählen.
4. To-do-Liste optimieren.
   Prüfen Sie unbedingt, ob Sie mit einer To-do-Liste arbeiten, die Sie dabei unterstützt, Ihre Aufgaben effektiv zu erledigen. Denn auf Ihrer To-do-Liste sollten Sie nicht allein Ihre Aufgaben, Prioritäten und Deadlines vermerken, sondern auch, in welcher Zwischenablage Sie die notwendigen Dokumente abgelegt haben.