Posteingang bearbeiten: Schneller und effektiver mit System

Posteingang im Büro als Zeitfresser – das war gestern

Den Luxus, dass Ihnen eine Sekretärin oder eine Assistentin Ihren Posteingang sichtet, öffnet und aussortiert, werden Sie wohl kaum für sich beanspruchen können. Im Gegensatz zu Ihrem Vorgesetzten, der als Führungskraft und Abteilungsleiter, durch seine Sekretärin entlastet wird, müssen Sie sich selbst um Ihre Post mit all den Briefen kümmern.

Und dies kostet, abhängig davon, wie viel Post Sie an den einzelnen Tagen erhalten haben, Zeit. Oft sogar so viel Zeit, dass das Bearbeiten des Posteingangs durchaus als Zeitfresser bezeichnet werden kann. Doch Sie können die Arbeitsabläufe beim Posteingang optimieren –und zwar mit einem einfachen System, das Ihnen viel Zeit einsparen wird.  

Mit der Fließband-Technik den Posteingang bearbeiten: 7 Schritte

1. Sorgen Sie für ausreichend Platz auf Ihrem Schreibtisch. Zwei bis drei Stapel sollten bequem nebeneinander passen.
2. Sortieren Sie die Umschläge und Kuverts nach Größen – also Umschlag DIN lang, DIN A5 Umschlag und DIN A4 Umschlag. Legen Sie die Umschläge so, dass alle Frontseiten einheitlich nach oben zeigen. Meist ist es sinnvoll, für jede Umschlaggröße einen Stapel zu bilden, damit nichts verrutscht.
3. Drehen Sie den Briefstapel um. Dabei zeigen die Rückseiten nach oben und die Verschlussklappen nach rechts (sind Sie Linkshänder dann bitte nach links).
4. Nehmen Sie Ihr Briefmesser und öffnen Sie jeden Umschlag, aber wirklich nur öffnen.
5. Legen Sie die geöffneten Briefe wieder auf einen Stapel – die großen nach unten, die kleinen obenauf.
   
   
   
6. Leeren Sie jetzt jeden Umschlag, ohne jetzt die Briefe oder Unterlagen zu entfalten. Legen Sie die Papiere, so wie Sie sie aus dem Umschlag entnehmen, kreuzweise (!) aufeinander. Die leeren Umschläge bilden dabei einen gesonderten Stapel.
7. Ihr gesamter Posteingang liegt nun vor Ihnen. Beginnen Sie nun mit der Sichtung: Entfalten, Überfliegen, beurteilen und sortieren nach den üblichen Kriterien wie delegieren, Termin, sofort bearbeiten, später erledigen, Wiedervorlage, Papierkorb. Alles, was Sie entsorgen wollen, wandert auf den Stapel der leeren Umschläge, den Sie nach der Bearbeitung Ihres Posteinganges ins Altpapier geben.