Effizient und effektiv - Nutzen Sie die digitalisierte Ablage

7. März 2011

Leidet die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter, weil ältere Dokumente, die im Archiv gelagert sind, immer nur von einem Mitarbeiter angefordert werden können? Ist das Beschaffen und Ablegen bestimmter Dokumente zeitaufwendig und oftmals wenig effektiv? Geschieht es, dass Dokumente im Archiv falsch abgelegt werden und so erst lange gesucht werden müssen? In allen Fällen sollten Sie endlich umsteigen: Führen Sie die digitalisierte Ablage ein.

 

Die digitalisierte Ablage und ihre vielen Vorteile

  • Alle Mitarbeiter können ein gewünschtes und benötigtes Dokument gleichzeitig abrufen. 
  • Dokumente müssen nicht zeitaufwendig aus dem Archiv geholt werden, sondern stehen per Mausklick zur Verfügung.
  • Informationen und Dokumente können nicht nur einfacher verwaltet werden, sondern abhängig vom genutzten System können Querverweise und Verknüpfungen zwischen einzelnen Dokumenten hergestellt werden.
  • Dem Vergilben und der dadurch entstehenden Unlesbarkeit der Dokumente wird vorgebeugt.
  • Der Lagerplatz – das Archiv – kann für andere Zwecke verwendet oder eingespart werden.
  • Die Papierflut wird drastisch eingedämmt.

 

Die digitalisierte Ablage im Einsatz: Was Sie beachten sollten

  • Recherchieren Sie die Angebote, die es für digitalisierte Ablagesysteme gibt. Der Fachbegriff für die Software lautet Dokumentenmanagement-System (DMS).
  • Bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der für das Scannen und digitale Archivieren aller Dokumente zuständig ist. Sie müssen sicherstellen, dass wirklich alle Dokumente auf diese Weise erfasst werden.
  • Schulen Sie alle Ihre Mitarbeiter in dem neuen Dokumentenmanagement-System.
  • Verträge, Patente und Urkunden dürfen digitalisiert werden, müssen aber weiterhin auch in Papierform abgelegt werden.
  • Kontrollieren Sie, dass regelmäßige Sicherungskopien des digitalen Archivs erstellt werden.
  • Überprüfen Sie, dass veraltete Dokumente, die nicht länger benötigt werden, aus dem digitalen Archiv gelöscht werden. Nur so gelingt effektives Arbeiten.

 

 



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