Effektive Wiedervorlage: 5 Tipps für die Nutzung

Effektive Wiedervorlage: Nur so gut, wie Sie diese auch nutzen

Jede Wiedervorlage ist nur so gut, wie Sie diese auch täglich nutzen. Denn Dokumente abzulegen ist zwar eine wichtige Disziplin, das Arbeiten mit diesen abgelegten Dokumenten wird jedoch zu einer hohen Kunst. Schließlich müssen Sie

• die Dokumente wiederfinden.
• innerhalb Ihres Zeitmanagements die jeweiligen Arbeiten korrekt terminieren und ausführen.
• wiederkehrende Aufgaben nicht vergessen.
• Ihre sozialen Kontakte innerhalb Ihres Netzwerkes pflegen.

In all diesen Fällen hilft Ihnen eine Wiedervorlage weiter – wenn Sie diese für sich effizient nutzen.

Effektive Wiedervorlage: 5 Tipps für eine effiziente Nutzung

Tipp 1: Am Vortag zur Zeitplanung verwenden

Planen Sie Ihren Arbeitstag stets am Vortag. Reservieren Sie sich hierfür 15 Minuten vor Feierabend. Beurteilen Sie Ihr Tageswerk. Entscheiden Sie, welche Aufgaben wann weiterbearbeitet werden. Und – ganz wichtig – schauen Sie nicht nur in Ihren Terminplaner, welche Termine für den nächsten Tag anstehen, sondern holen Sie die abgelegten Unterlagen aus Ihrer Wiedervorlage, die den nächsten Tag betreffen.

Prüfen Sie,

• welche Aufgaben sich aus diesen Dokumenten für Sie ableiten. Notieren Sie diese.
• wie viel Zeit Sie dafür am nächsten Tag einplanen müssen. Tragen Sie diese in Ihrem Zeitplaner ein.
• ob Sie weitere Unterlagen zur Bearbeitung hinzuziehen müssen. Suchen Sie diese am besten gleich heraus, damit Sie am nächsten Morgen mühelos starten können.

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Tipp 2: Monatsmappe auf Tageswiedervorlage verteilen

Am Ende des Monats sollten Sie die Unterlagen aus der folgenden Monatsmappe herausnehmen und in die Tagesfächer - also die Tage 1 – 31 - in Ihrer Wiedervorlage einsortieren. Das sollte Ihnen zügig gelingen, da Sie ja in die Ecke rechts oben das korrekte Wiedervorlage-Datum vermerkt hatten.

Tipp 3: Keine Originale ablegen

In Ihre effektive Wiedervorlage gehören keine Originalunterlagen, sondern nur Kopien. Legen Sie das Original am eigentlichen Ablageort ab, damit diese auch von Ihren Kollegen oder Ihrem Vorgesetzten eingesehen werden können.

Tipp 4: Wiederkehrende Aufgaben ablegen

Müssen Sie einmal im Monat Ihre Reisekosten abgeben oder alle 14-Tage einen Teambericht erstellen, legen Sie die entsprechenden Formulare in das Tagesfach Ihrer Wiedervorlage. So geht nichts vergessen. Und Sie können mit Hilfe des Formulars sofort mit der Arbeit beginnen.

Tipp 5: Soziale Kontakte pflegen

Nutzen Sie Ihre Wiedervorlage nicht allein für das korrekte Terminieren Ihrer Aufgaben. Vermerken Sie auf Notizzetteln oder Karteikarten Geburtstage, Hochzeiten, Urlaube oder andere wichtige Ereignisse Ihrer sozialen Kontakte – ob offline oder in einem der vielen sozialen Netzwerken.

Vermerken Sie auf Ihren Notizen, ob Sie eine E-Card senden möchten, ein Geschenk besorgen und zusenden wollen oder ob Sie es planen, an dem Tag persönlich anzurufen. Sortieren Sie entsprechend Ihrer Pläne Ihre Notizen in das jeweilige Tagesfach ein.

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