Das Farbprinzip nutzen: Ordner und Hängemappen effektiv organisieren

Ob rot, blau, gelb oder grün – Farben haben eine Signalwirkung, die sich hervorragend als Ordnungskriterien für Ihr Büro anbieten. Sie schaffen so eine optimale Ordnung, erhalten mehr Übersicht und sparen Zeit dank dem schnellen farblichen Zugriff.

In den meisten Büros werden Texte, Unterlagen oder Briefkopien in Ordnern oder Hängemappen abgelegt. Oft herrscht hier ein Einheitsgrau, das manchmal nur durch einen farblichen Ordner durchbrochen wird. Von farblicher Systematik keine Spur – leider, denn nichts wird schneller und eindeutiger aufgenommen als eine farbliche Zuordnung. Im Klartext: In dem Einsatz von Farben liegt ein erhebliches Organisations-Potenzial für Ihr Büro.

Die Vorteile sind vielfältig:

• Durch die farbliche Einteilung können Unterlagen schneller der jeweiligen Themengruppe zugeordnet werden.
• Ordner, die nach dem Gebrauch zurück ins Regal gestellt werden, landen zu 99 Prozent in der richtigen Sachgruppe. Die Hemmschwelle, einen blau markierten Ordner auf einen freien Platz zwischen lauter grüne zu stellen, ist zu groß.
• Das Farbprinzip bringt eine optische Struktur in Ihre Ordner oder Hängemappen, die eine bessere Übersicht über Ihre Dokumentengruppen verschafft.
• Kollegen oder Mitarbeiter, die in der fremden Ablage etwas suchen oder nachschlagen wollen, können sich dank des Farbprinzips schneller orientieren.

Bringen Sie Farbe ins Büro: 4 Schritte

Schritt 1: Sachgrupen bestimmen

Notieren Sie zunächst alle Bereiche, die in Ihrem Büro in Ordnern oder Hängemappen abgelegt sind. Oft sind es gleiche Themen oder Dokumentensorten, die Sie bereits nach Gruppen sortieren, wie beispielsweise Angebote, bestätigte Aufträge, Werbebriefe, Rechnungen, Mahnungen, laufende Vorgänge.

Schritt 2: Farbe zuordnen

Nutzen Sie die Signalwirkung einzelner Farben, um den Themenbereich entsprechend hervorzuheben. Damit dies leichter gelingt, ein kurzer Überblick über den psychologischen Einfluss der Farben:

• Rot: wirkt alarmierend und besitzt einen hohen Reizwert. Diese Farbe fällt schnell auf.
• Gelb: stimuliert geistig und regt an.
• Blau: beruhigt und fördert die Rationalität.
• Grün: erfrischt und fördert den kreativen Prozess.
• Orange: fördert die Kommunikation und regt an.

Ordnen Sie jetzt Ihre ausgewählten Sachgruppen unterschiedlichen Farben zu, beispielsweise Rot für Ihre Rechnungen, Grün für Angebote, Gelb für Werbebriefe, Blau für laufende Vorgänge.

Tipp:

Bevor Sie jetzt Ihre Ordner oder Hängemappen komplett aussortieren und neue farbliche kaufen, greifen Sie zu der kostengünstigeren Variante: Den Klebe-Etiketten. Sie können so flexibel die einzelnen Ordner neu gestalten. Bei Ihren Hängemappen ersetzen Sie einfach das weiße Papier im Reiter durch ein farbliches.

Schritt 3: Gruppierungen erstellen

Innerhalb des Farbprinzips gibt es zwei Möglichkeiten, Ihre Ordner oder Hängemappen zu gruppieren:

• Eine Farbe zusammenfassen. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn Sie mehrere Ordner oder Hängemappen zu der jeweiligen Themengruppe wie beispielsweise Rechnungen besitzen.
• Unterschiedliche Farben zu einer Themengruppe. In einigen Fällen, gerade bei den Hängemappen, bietet es sich an, Ihre bisherige Organisation beizubehalten. Die farbliche Unterscheidung hilft dann entsprechende Untergruppen wie beispielsweise Mahnungen, Debitoren, Kreditoren, Daueraufträge, Reisekosten innerhalb der großen Sachgruppe Finanzen schneller zu sichten.

Schritt 4: Den Sorttiermodus farblich gestalten

Wenden Sie das Farbprinzip auch auf das Ablegen in den Hängemappen oder das Abheften in den Ordnern an. Gerade bei größeren Aufträgen oder Projekten entstehen viele verschiedene Arbeits-Rubriken, die durch eine farbliche Unterteilung übersichtlicher wird. So können Sie beispielsweise den Kalkulationen die Farbe Blau zuordnen, den Entwürfen die Farbe Grün, Gelb steht für fertige Pläne und Rot für neu hinzukommende Notizen und Briefe, die noch in der Bearbeitung sind.

Solche farbliche Feineinteilung bietet zwei Vorteile:

• Langes Blättern und Suchen in Ihrem Ordner bleibt Ihnen erspart.
• Die jeweilige Rubrik wie beispielsweise die gelbe für fertige Pläne kann mit einem Handgriff komplett entnommen werden, falls Sie diese kopieren wollen oder für Besprechungen benötigen.

Tipp:

Zum jeweiligen Einordnen können Sie entweder farbliche Ösenhefter nutzen, die zusammen im jeweiligen Aktenordner Platz finden. Oder Sie unterteilen Ihren Ordner oder Ihre Hängemappen mit farbigen Aktendeckeln.