Ihre Arbeitsabläufe bestimmen nur Sie allein

Steigen Sie mit einer positiven Grundhaltung in jeden neuen Tag: Fragen Sie sich, was Sie tun können, um dem Tag möglichst viel Freude abzugewinnen.

Überlegen Sie, wie Sie an diesem Tag Ihren Zielen kommen können. Denken Sie ebenso daran, was Sie – als Ausgleich zu Ihrer Arbeit – für Entspannung und Gesundheit tun können.

Verschaffen Sie sich einen Überblick:

• Mit wem Sie an diesem Tag zusammentreffen werden,
• wem Sie den größtmöglichen Nutzen bieten und
• welche Probleme an diesem Tag auf Sie zukommen könnten.

Beginnen Sie Ihre Planung schon am Vortag

Am besten gehen Sie zu Beginn jedes Tages zunächst Ihren am Vortag erstellten Zeitplan noch einmal durch. Korrigieren Sie ggf. Dringlichkeit und Wichtigkeit einzelner Aufgaben.

Beginnen Sie mit der wichtigsten Tagesaufgabe – am besten noch vor Arbeitsbeginn Ihrer Kollegen und Mitarbeiter.

Expertenrat

Wenn Ihre Kollegen und Mitarbeiter morgens ankommen, stecken Sie schon mitten in Ihrer Arbeit. Das erspart Ihnen langatmige Begrüßungen und ausufernde Unterhaltungen über Nebensächlichkeiten. Pflegen Sie solche Sozialkontakte in leistungsschwächeren Zeiten z. B. am Nachmittag.

Erledigen Sie komplexe Aufgaben am Morgen

Wenden Sie sich nach Ihrer Schwerpunktaufgabe der zweitwichtigsten Arbeit des Tages zu usw. In der Regel werden Sie schon bald vom Tagesgeschäft eingeholt. Dann werden Sie immer wieder von Ihren wichtigsten Aufgaben abgelenkt.

Beginnen Sie deswegen mit den komplexen und wichtigen Aufgaben am Morgen. Führen Sie diese so konsequent wie möglich zu Ende. So können Sie sicher sein, dass Sie am Abend wenigstens die wichtigsten Dinge des Tages erledigt haben.

Gut geplant ist halb gewonnen

Umfassende Arbeitsvorbereitung ist im technischen Bereich unverzichtbar. Auch im kaufmännischen Sektor können Sie jedoch durch gründliche Planung erheblich Zeit einsparen.

Stellen Sie dabei vor allem solche Termine infrage, die Ihnen von außen aufoktroyiert wurden.

Handeln Sie einen Alternativtermin aus, wenn ein Zeitpunkt nicht in Ihren Tagesplan passt. Achten Sie vor allem bei immer wiederkehrenden - bspw. wöchentlichen – Treffen, dass diese auf einen für Sie sinnvollen Zeitpunkt gelegt werden.

Lehnen Sie zusätzliche Dringlichkeitsaufgaben kategorisch ab

Dringlichkeitsfälle und unerwartete Entwicklungen können Sie wohl in keinem Unternehmen ausschließen. Während Sie solche Angelegenheiten bearbeiten, müssen Sie jedoch Ihre anderen – geplanten und wichtigen – Aufgaben vernachlässigen.

Versuchen Sie Dringlichkeitsfälle nach Möglichkeit abzulehnen. Fragen Sie stattdessen,

• welchen Schaden Sie verursachen, wenn Sie die Angelegenheit aufschieben,
• ob Sie diese Aufgabe unbedingt persönlich erledigen müssen oder
• ob Sie das Problem nicht an einen Mitarbeiter delegieren können.

Lassen Sie sich nicht durch spontane Aktionen ablenken

Möglicherweise kommt Ihnen während der Arbeit häufig in den Sinn, noch den einen oder anderen Anruf zu erledigen o. Ä. Fragen Sie sich dazu, ob diese Aktion etwas zur Erledigung Ihrer derzeitigen Aufgabe beiträgt.

 Normalerweise hindert Sie eine solche impulsive Abweichung vom Tagesplan, Ihre Prioritäten einzuhalten. Auch wenn Sie während Ihrer Arbeit neue Ideen entwickeln oder auf wichtige Informationen stoßen: Machen Sie sich einen kurzen Vermerk auf und bearbeiten Sie diesen in einem günstigeren Augenblick.

Expertenrat

Das heißt aber nicht, dass Sie auf jede Spontaneität verzichten sollten. Bisweilen können Sie auch mit einer spontanen kurzen Unterbrechung oder dem Gespräch mit einem Kollegen Ihren Geist wieder auffrischen und später umso effizienter ans Werk gehen.

Schließen Sie kleinere Arbeiten am selben Tag ab

Erledigen Sie alle kleineren Aufgaben wie Post durchsehen oder Briefe diktieren, die sich über den Tag angesammelt haben, nach Möglichkeit noch am selben Tag. Mit einem Aufschub erreichen Sie vor allem, dass Sie sich später mit den Vorgängen erneut beschäftigen müssen – dann aber einen größeren Posten vor sich haben.

Planen Sie für den nächsten Tag

Schließen Sie Ihren Arbeitstag mit der Planung für den nächsten Tag ab. Prüfen Sie, welche Aufgabe liegen geblieben oder womöglich nur unzureichend erledigt ist. Übertragen Sie solche Arbeiten in Ihren nächsten Tagesplan.

Bereiten Sie mit Ihrem Zeitplanbuch Ihren nächsten Arbeitstag vor. Freuen Sie sich dann auf Ihren wohlverdienten Feierabend und gehen Sie zum gemütlichen Teil des Abends über. Verschaffen Sie sich nach Möglichkeit noch etwas leichte Bewegung an frischer Luft: Schon mit etwa 10 Minuten täglich tun Sie etwas für Ihre Fitness.

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