Dokumentenmanagement: 3 Tipps für das papierlose Büro

Digitale Transformation in Unternehmen

Stichworte wie mobiles Büro, Homeoffice, Industrie 4.0 und Digitalisierung der Arbeitswelt verweisen bereits auf die digitale Transformation, die in einzelnen Unternehmen vollzogen wird. Nicht allein die Produktionsstraßen sind davon betroffen, sondern mehr und mehr auch die Büros. Längst heißt es in manchem Unternehmen: Dokumente einscannen und papierlos archivieren. Immer mehr Behörden, Versicherungen und Unternehmen haben sich auf ein fast papierloses Büro umgestellt.

Das papierlose Büro wird kaum noch aufzuhalten sein. Nicht allein weil mehr und mehr Unternehmen und Behörden hier Fakten schaffen und alle mitziehen werden (müssen). Nein, auch die Tools verbessern sich: Dokumentenmanagement (DMS) Software und DMS Systeme gibt es heute in vielfältigen Angeboten wie beispielsweise Cloud Hosting und Services, Microsoft OneNote, Dropbox - um nur einige zu nennen.

Papierloses Büro: Vorteile und Nachteile

Deshalb wagen Sie in Ihrem Unternehmen den Schritt. Denn ein digitales, papierloses Büro hat mehr Vorteile als Nachteile.

Papierloses Büro: Vorteile

• Nachhaltigkeit des Unternehmens steigern.
  Papier wird eingespart, aber auch Druckertoner und Aktenordner.
  
  
• Ersparnis an Platz und Material.
  Wird weniger Papier verbraucht, reduzieren sich die Bürokosten. Gleichzeitig wird weniger Platz benötigt, um die Dokumente zu archivieren.
  
  
• Zentrales digitales Ablagesystem.
  Alle können jederzeit auf die Dokumente und Unterlagen zugreifen.
  
  
• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams.
  Jedes Dokument ist allen zugänglich – und zwar schneller als durch die interne Postverteilung.
  
  
• Gesteigerte Mobilität – gerade für virtuelle Teams.
  Dank einer digitalen Dokumentenablage ist die Vernetzung virtueller Teams kein Problem mehr.
  
  
• Praktizierter Umweltschutz.
  Laut der Infografik „Facts for going paperless“ verbraucht ein Mitarbeiter pro Jahr 10.000 Papierbogen.

 

From Visually.

Papierloses Büro: Nachteile

• Cyberangriffe und Hackerangriffe.
  Die Digitalisierung eines Büros stellt nicht allein die Frage nach passenden DMS Systemen. Vielmehr müssen unbedingt in regelmäßigen Abständen die eigenen Firewalls geprüft werden. Denn steht einmal alles in der Cloud und/oder auf dem Server, den das Unternehmen nutzt, müssen Cyberangriffe als Risikofaktoren eingeplant werden.
  
  
• Einführung des papierlosen Büros.
  Je nach Größe des Unternehmens dauert die Umstellung eine gewisse Zeit.
  
  
• Umsetzung Top-Down.
  Die digitale Transformation im Unternehmen muss von oben gelebt werden. Geschäftsführer und Führungskräfte sollten als Vorbild vorangehen.
  
  
• Mitarbeitereinbindung erforderlich.
  Die Mitarbeiter müssen bei der Entscheidung und natürlich bei der Umsetzung mitgenommen werden. Einwände und Bedenken sind ernst zu nehmen. Schwierigkeiten bei der Realisierung müssen besprochen und gelöst werden, damit das papierlose Arbeiten so reibungslos wie möglich funktioniert.

Papierloses Büro: 3 Tipps, um das Dokumentenmanagement zu digitalisieren

Die Dokumentenverwaltung zu digitalisieren benötigt eine konkrete Planung – zeitlich als auch inhaltlich. Nehmen Sie sich für diese Planung ausreichend Zeit, damit die Umstellung gut gelingt.

Tipp: Ist-Zustand der Büroorganisation

Lassen Sie im gesamten Unternehmen eine Bestandsaufnahme durchführen. Jeder Mitarbeiter ist daran beteiligt und gibt an:

• Wofür er Papier verwendet:
  Briefe, Berichte, Bestellungen, Rechnungen, Anfragen, Notizen, Protokolle, Formulare etc.
  
  
• Wie viel Papier verwendet wird.
  Innerhalb eines Zeitraums von einer Woche soll der Mitarbeiter eine Strichliste (gerne auf dem PC) führen, auf der angegeben wird, für welche Dokumentenart er wie viele Blätter Papier verwendet.

Die Ist-Analyse bietet einen hervorragenden Überblick, in welchen Unternehmensbereichen und für welche Dokumentenarten wie viel Papier verwendet wird.

Tipp 2: Den Soll-Zustand definieren

Die Ist-Analyse gibt auch darüber Aufschluss, welche Veränderungen durchgeführt werden müssen. Die Ablage für Papier als auch das Ablagesystem, das im Büro verwendet wird, muss neu organisiert werden. Denn es ist jetzt nicht mehr ein einzelner Mitarbeiter dafür zuständig, sondern es gibt jetzt ein Ablagesystem für alle.

Bei der Definition des Soll-Zustandes müssen Sie somit mehrere Aspekte berücksichtigen:

• DMS-System, das verwendet werden soll.
• Verantwortliche Mitarbeiter suchen (oder neu einstellen), die für das Scannen der bereits archivierten Dokumente als auch der neuen Dokumente (vor allem Posteingang) zuständig sind.
• Papierloses Büro mit seiner Ordnerstruktur und der papierlosen Ablage definieren.
• Papierloses Arbeiten definieren. Wann sollen die modernen Kommunikationsinstrumente genutzt werden? Beispielsweise per Smartphone die Ergebnisse des Meetings fotografieren und dieses allen mailen.
• Dokumentenscanner anschaffen - abhängig von der Größe des Unternehmens können hier mehrere anfallen.
• Internet Security überprüfen. Reicht das verwendete Schutzprogramm aus?

Tipp 3: Schritt für Schritt umsetzen

Binden Sie Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung mit ein – so früh wie möglich. Fragen Sie Ideen ab, wie nach der Meinung Ihrer Belegschaft die digitale Transformation im Unternehmen vollzogen werden kann. Diskutieren Sie, welche Herausforderung dies für den einzelnen bedeutet und wie diese bewerkstelligt werden kann. Legen Sie dann zusammen einen Fahrplan fest, wie, wo und bis wann das papierlose Büro im Unternehmen in allen Abteilungen etabliert wird. Fixieren Sie auch Kontrolltermine, um die Fortschritte als auch Rückschläge prüfen zu können.