Richtig Delegieren: 3 Aspekte, die Sie bei Ihrer Delegation nach Außen beachten sollten

Richtig und erfolgreich delegieren: Wann eine Delegation nach Außen sinnvoll ist

Als Führungskraft müssen und sollen Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter delegieren. Dadurch entlasten Sie sich selbst. Gleichzeitig fördern Sie auf diese Weise Ihre Mitarbeiter und erhöhen deren Befugnisse. Allerdings werden Sie innerhalb der Delegation von Aufgaben immer wieder an Grenzen stoßen. Denn so manche Aufgabe kann nicht intern bearbeitet werden.

In solchen Fällen ist eine Delegation nach Außen sinnvoll - und zwar wenn

• Ihre Mitarbeiter im Team oder in der Abteilung über nicht genügend Fachkompetenz verfügen.
• es sich um eine Spezialistenaufgabe handelt – wie eine Weiterbildungsmaßnahme, ein Konfliktcoaching oder eine Mediation.
• die notwendigen technischen Ressourcen in Form von Maschinen, Hard- und/oder Software im Unternehmen fehlen und die Beschaffung in einem ungünstigen Verhältnis zum Ergebnis steht.
• keine freien Kapazitäten zur Verfügung stehen.
• es ökonomischer ist, die Aufgabe im Hinblick auf Zeit und Kosten extern bearbeiten zu lassen.

In all diesen Fällen sollten Sie sich nicht scheuen, die Aufgabe nach außen zu delegieren.

Richtig Aufgaben nach Außen delegieren: 3 Aspekte sollten Sie dabei besonders beachten

Das Delegieren von Aufgaben an externe Fachkräfte wird nach den gleichen Regeln wie bei einer Delegation nach innen vorgenommen, d.h. Sie

• bereiten die Delegation vor.
• legen das Delegationsziel und somit das Ergebnis fest.
• halten fest, innerhalb welches Zeitrahmens die Aufgabe fertiggestellt werden muss.
• definieren, welche Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter bzw. die externe Fachkraft dafür benötigt.
• bestimmen die Kontrollpunkte und Kontrollkriterien.
• berechnen das Budget, das Ihnen zur Verfügung steht.

Trotz dieser gleichen Regeln müssen Sie sich mit einer entscheidenden Einschränkung bei der Delegation nach Außen vertraut machen: Sie haben nicht mehr die gleichen Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten wie bei einer Delegation nach Innen. Aus diesem Grunde werden drei Aspekte bei einer Delegation nach Außen umso wichtiger.

Aspekt Nr. 1: Die Qualität des Ergebnisses

Sie müssen der externen Fachkraft genaue Kriterien für die Qualität der Bearbeitung benennen. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie auch das gewünschte Ergebnis erhalten. Überlegen Sie deshalb bei der Vorbereitung der externen Delegation:

• Welche Standards im Unternehmen gibt es?
• Welche Qualitätsstandards müssen erfüllt und gesichert werden?
• Was muss die externe Fachkraft beachten?
• Welche messbaren Kriterien können Sie festlegen?
• Welche Qualitätskriterien müssen in jedem Falle erfüllt werden? Welche können flexibeler umgesetzt werden?
• Welche Qualitätsstandards erfüllt die externe Fachkraft, d.h. welche Schlüsse können Sie aus deren Referenzen und Arbeitsproben ziehen?

Aspekt Nr. 2: Die Kosten

Ihr Budget gibt die Kosten für die jeweilige Aufgabe vor. Legen Sie genau fest, wie viel Sie maximal für die externe Bearbeitung der jeweiligen Tätigkeit ausgeben können. Dadurch bestimmen Sie, wie hoch Ihr finanzieller Spielraum für die Verhandlung mit der externen Fachkraft ist.

Listen Sie unbedingt für sich auf, welche einzelnen Arbeitsschritte Sie durch diese Kosten abgedeckt sehen möchten. Bitten Sie die externe Fachkraft im Erstgespräch um eine ausführliche Leistungs-Auflistung, so dass Sie vergleichen können, ob Sie all die Leistungen bekommen, die Sie für diesen Preis erhalten möchten. 

Aspekt Nr. 3: Die Zeit

Definieren Sie sowohl den Zeitrahmen, in der die delegierte Aufgabe fertiggestellt werden soll als auch einzelne Zwischenschritte als Kontrollpunkte. Sie setzen so die zeitlichen Rahmenbedingungen, die von der externen Fachkraft eingehalten werden müssen.

Erfolgreiche Delegation nach Außen: Flexibel auf die 3 Aspekte reagieren können

Manches Mal kann es geschehen, dass bei der Delegation nach Außen ungewollte Verzögerungen oder Hürden entstehen, auf die Sie reagieren müssen. Prüfen Sie in solchen Fällen, welche der drei Aspekte in welcher Weise geändert werden können. Vielleicht lässt sich der zeitlichen Rahmen verlängern? Vielleicht kann auch das Budget erhöht werden? Vielleicht muss aber auch eine geringere Qualität akzeptiert werden, weil eben Zeit und Kosten nicht änderbar sind.