Mitarbeitermotivation: Mit der SWOT-Analyse Motivation freisetzen

Motivation der Mitarbeiter steigern: Mit der SWOT-Analyse fokussieren Sie den Augenblick

Obwohl die SWOT-Analyse in der Regel dazu verwendet wird, eine Unternehmensanalyse durchzuführen, die den Prozess der Strategieentwicklung (ob im Marketing, der Produktentwicklung, der Kundenbindung) formalisiert, sollten Sie als Führungskraft dieses Instrument der Analyse auch bei der Mitarbeiterführung einsetzen. Denn die SWOT-Analyse - also die Analyse der Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats, - ist eins: Sie ist ein Instrument der Situationsanalyse, d.h. die Analyse bezieht sich im Falle der Mitarbeitermotivation

• auf ein konkretes Problem,
• auf eine aktuelle Aufgabe,
• auf eine konkrete Anfrage Ihres Mitarbeiters,
• auf einen Entwicklungsschritt, den Ihr Mitarbeiter gehen will,
• auf eine Blockade, mit der Ihr Mitarbeiter zu kämpfen hat.

Durch diese Konzentration auf einen einzigen Augenblick wird eine Analyse durchgeführt, die sich nur auf diese Situation bezieht. Dadurch werden sowohl die Stärken und Schwächen, als auch die Möglichkeiten und die Risiken, die der Mitarbeiter in diesem Augenblick einsetzt, analysiert. Dies setzt Motivation frei.

Mitarbeiter motivieren: Nutzen Sie die SWOT-Analyse – 4 Schritte

Schritt 1: Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor

Da sich die SWOT-Analyse auf eine ganz konkrete Situation bezieht, sollten Sie diese kurz für sich analysieren. Dadurch machen Sie sich nicht nur mit der Situation bzw. dem Problem vertraut, Sie erarbeiten sich auch Fragen, mit denen Sie das Gespräch lenken können. Erste einleitende Fragen für solch ein SWOT-Analysegespräch finden Sie unter: Fragen für Ihre SWOT-Analyse.

Bestimmen Sie in diesem ersten Schritt auch das Ziel der SWOT-Analyse, damit der Weg aus dem Ist-Zustand in den Soll-Zustand gefunden wird. Wandeln Sie dafür die Aussagen Ihres Mitarbeiters in ein Ziel um:

• Aussage des Mitarbeiters: „Ich habe ein Problem mit dem Kunden K.“ wird zu dem Ziel: „Sie wollen das Problem mit dem Kunden K. kurz- und langfristig lösen.“
• Aussage des Mitarbeiters: „Bei der Bearbeitung dieser Aufgabe treten folgende Schwierigkeiten auf.“ wird zu dem Ziel: „Die Schwierigkeiten sollen behoben werden.“

Fixieren Sie beide, also den Ist-Zustand und den Soll-Zustand (das Ziel) auf der SWOT-Analyse Matrix. Machen Sie davon zwei Kopien. Eine für sich, die Sie innerhalb der Vorbereitung ausfüllen. Und eine Kopie für Ihren Mitarbeiter, die dieser während des Gespräches ausfüllt.

Schritt 2: Lassen Sie Ihren Mitarbeiter die SWOT-Fragen beantworten

Stärken Sie die Eigenverantwortung Ihres Mitarbeiters, indem Sie nicht Ihre eigenen Ideen und ausgearbeiteten Antworten vortragen, sondern indem Sie Ihren Mitarbeiter das Problem bzw. die Situation mit Ihrer Hilfe analysieren lassen. Dies hat viele Vorteile:

• Sie lernen so das Problem auch aus der Sichtweise Ihres Mitarbeiters kennen, wodurch sich oftmals neue Perspektiven und Erkenntnisse ergeben.
• Ihr Mitarbeiter wird so in seinem Vermögen, Probleme eigenständig zu lösen, trainiert. Bei zukünftigen Problemen oder Schwierigkeiten wird er Ihnen dann sicherlich auch schon von selbst Lösungen präsentieren.
• Ihr Mitarbeiter erkennt selbst, wie er was ändern kann. Dadurch wird seine Motivation erhöht.

Gehen Sie die einzelnen Felder der SWOT-Analyse Matrix in Ruhe durch. Stellen Sie Ihrem Mitarbeiter Fragen. So geben Sie ihm Denkanstöße und Impulse, was er in dem jeweiligen Feld genauer analysieren soll.

Schritt 3: Besprechen Sie beide die Antworten

Durch die Antworten innerhalb der SWOT-Analyse kristallisieren sich konkrete Aspekte innerhalb der jeweiligen Situation heraus, die vorher in der Regel nicht bewusst wahrgenommen wurden. Sei es, sich zu verdeutlichen, welche Risiken (Threats) auftreten und wie mit diesen bisher (vielleicht auf einem unbewussten Level) umgegangen wurde. Oder gezielt zu erkennen, welche Möglichkeiten und Chancen (Opportunities) diese Situation für den Mitarbeiter bietet.

Schritt 4: Entwerfen Sie eine Handlungsstrategie, die sich am Ziel orientiert

Widmen Sie sich nun dem zweiten Teil innerhalb der SWOT-Analyse, die speziell für die Mitarbeitermotivation entsprechend ein wenig abgewandelt wurde. Dabei geht es um das Entwickeln einer Handlungsstrategie, die aus dem Ist-Zustand herausführt. Unterstützen Sie Ihren Mitarbeiter durch gezielte Fragen, Realisierungsschritte zu entwerfen. Fragen Sie ihn:

• Kriterium Strength: Welche Ihrer aufgelisteten Stärken sollten Sie noch gezielter in der Situation bzw. bei der Lösung des Problems aktivieren? Gibt es weitere persönliche Stärken, die Sie dafür einsetzen könnten, aber noch nicht aktiviert haben? Welche sind dies?
• Kriterium Weaknesses: Worauf müssen Sie achten, damit diese Schwäche nicht länger von Ihnen angewandt wird? Welche Fähigkeiten sollten Sie trainieren, um die Schwäche in eine Stärke wandeln zu können? Wodurch würden Sie die Schwäche verstärken?
• Kriterium Opportunities: Wie können Sie die Chancen für Ihr Ziel nutzen? Welche Möglichkeiten sollten Sie konkret ins Auge fassen? Welche Fähigkeiten und Kenntnisse müssen Sie dafür aktivieren? Welche persönlichen Stärken sind dafür notwendig? Welches Verhalten sollten Sie zeigen? Wie sollten Sie auftreten, damit diese Chance sich bezahlt macht?
• Kriterium Threats: Wie können Sie die (möglichen) Risiken und Gefahren bannen? Was müssen Sie dafür konkret tun? Wie müssten Sie sich Ihrer Meinung nach verhalten, damit diese Bedrohung Realität wird? Was leiten Sie daraus für sich und Ihr Auftreten ab?