Effizienzsteigerung - Delegieren nach Plan funktioniert besser

Müssen Sie Aufgaben delegieren, die von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden sollen? Gibt es ein Projekt, das Sie an Ihre Mitarbeiter übertragen möchten? Erstellen Sie in solchen Fällen unbedingt einen Gesamtplan Ihrer Delegation. Sie erkennen so mühelos sowohl Lücken, als auch Überlappungen in der Aufgabenstruktur.

Planen Sie die Struktur: der Gesamtplan

Um sich den Zweck und Sinn einer Aufgabenstruktur beim Delegieren zu verdeutlichen -  unabhängig davon, wie groß der Umfang ist und ob es einzelne Mitarbeiter oder das gesamte Team betrifft -, denken Sie an das Prinzip des Baukastens. Jeder Bauklotz repräsentiert eine spezifische Verantwortung. Wird ein Bauklotz übersehen, herausgezogen oder zu wacklig in die Gesamtstruktur eingefügt, riskieren Sie, dass das ganze Gebäude in sich zusammenstürzt. So kann es Ihnen auch beim Fehlen eines Gesamtplans bei Ihrer Delegation ergehen.

Das müssen Sie für die Planung Ihrer Delegationsstruktur tun:

• Erstellen Sie einen Delegierungsplan, indem Sie eine Tabelle erstellen. Auf die linke Seite notieren Sie die einzelnen (Teil-)Aufgaben. Auf der rechten Seite vermerken Sie, den Namen der verantwortlichen Person, den Abgabetermin und weitere relevante Informationen. Sie erkennen so spielend Überlappungen oder auch Lücken in Ihrer Planung.
  
  
  • Überlegen Sie, welche Aufgabe in welchen Zuständigkeitsbereich fällt und welcher Mitarbeiter für die Bearbeitung dieser Teilaufgabe am besten geeignet ist.
  • Notieren Sie, ob der einzelne Mitarbeiter eventuell Unterstützung, zum Beispiel durch Schulungen, benötigt.
  • Setzen Sie zeitliche Kontroll- und Abgabepunkte. Planen Sie dabei zeitlich nicht zu eng.
  • Überlegen Sie, welchen Mitarbeiter Sie in Notfällen wie beispielsweise in Krankheitsfällen heranziehen und einsetzen wollen.
  • Legen Sie fest, an wen die Einzelnen Bericht erstatten sollen.
  • Bestimmen Sie, welche Maßnahmen bei Problemen oder Krisen ergriffen werden sollen.
  • Sorgen Sie für einen Vertreter, der, falls Sie als Führungskraft abwesend sind, weisungsbefugt ist.
    
    
• Laden Sie alle Mitarbeiter, die bei der Bearbeitung der Aufgabe oder des Projektes beteiligt sind, so früh wie möglich zu einem Gespräch.
• Erläutern Sie das Projekt. Stellen Sie Ihren Gesamtplan der Delegation vor.
• Weisen Sie auf die ineinandergreifenden Aufgaben und deren zeitliche Abfolge hin.
• Stellen Sie die Sicherungsstruktur – was bei Problemen oder Krisen zu tun ist – vor.