Richtig delegieren: 3 Fehler, die Sie in Ihrem Delegationsgespräch unbedingt vermeiden sollten

Erfolgreich delegieren: Sensibilisieren Sie sich für Ihr eigenes (Fehl-)Verhalten

Als Führungskraft werden Sie tagtäglich Aufgaben an Ihre Mitarbeiter delegieren. Doch obwohl Sie somit schon routiniert im Delegieren sind, stellen Sie die Arbeitsergebnisse Ihrer Mitarbeiter nicht immer zufrieden. Oft genug erleben Sie es sogar, dass es zur unerwünschten und lästigen Rückdelegation kommt, d.h. die Aufgabe landet halbfertig oder komplett unerledigt auf Ihrem Schreibtisch.

In solchen Momenten zweifeln Sie vielleicht an dem Sinn des Delegierens. Denn statt einer Entlastung erhalten Sie eine zusätzliche Belastung, die Sie dann in dem Ausführen Ihrer Aufgaben einer Führungskraft zeitlich behindern wird. Gleichzeitig wird durch den so entstandenen Druck oftmals die Schuld für diese Misere beim Mitarbeiter gesucht.

Doch nicht immer ist der Mitarbeiter alleine für die Rückdelegation oder die unzufrieden stellende Bewältigung der Arbeit verantwortlich. Vielmehr tragen Sie als Führungskraft oftmals – ungewollt – durch Ihr Verhalten während des Delegationsgespräches zu diesen Ergebnissen bei. Denn Ihnen unterlaufen einer oder mehrere der 3 typischen Fehler beim Delegieren. Sensibilisieren Sie sich deshalb für Ihr Verhalten, um so diese Fehler vermeiden zu können.

Richtig delegieren – ab heute unterlaufen Ihnen diese 3 Fehler nicht mehr

Fehler Nr. 1: Einwände missachten

Das Delegieren von Aufgaben ist keine kommunikative Einbahnstraße, bei der Sie nur die Anweisungen an den Mitarbeiter erteilen. Vielmehr erhält der Mitarbeiter die Gelegenheit, sich zu der Aufgabe bzw. der Arbeit zu äußern. Sei es, um Fragen zu stellen oder auch um Bedenken zu äußern.

Und genau bei dieser kommunikativen Interaktion werden dann von der Führungskraft Fragen bagatellisiert oder Einwände missachtet, schlimmstenfalls sogar ignoriert. Dahinter steckt weder Vorsatz, noch ein böser Wille. Vielmehr treten, vielleicht auch durch Stress provoziert, Kommunikationsmuster auf, die die Delegation zum Scheitern verurteilen.

Ein Beispiel soll dies verdeutlichen:

Vorgesetzter: „Sie kennen doch die Buchhandlungskette „Die Leseratte“? Diese haben soeben eine Anfrage über ein Marketingkonzept in einer Größe von 150.000 Euro pro Quartal an uns gemailt. Ich möchte, dass Sie diese Anfrage bearbeiten und sich mit der dortigen Marketingleiterin, Frau B., nächste Woche treffen. Dies ist ein wichtiger Schritt für Ihre Karriere. Na, was sagen Sie zu dieser Chance?“

Mitarbeiter: „Nunja, dies ist ja Superauftrag, aber ich bin mir nicht sicher, ob ich das schaffe. Ich habe noch nie – und auch in so kurzer Zeit…"

Vorgesetzter: „Natürlich schaffen Sie dies. Jetzt jammern Sie nicht herum. Denn wir müssen diesen Auftrag bekommen. Ich sage Ihnen jetzt, was Sie tun müssen.“

Der Vorgesetzte geht nicht auf die Einwände – „ich schaffe es nicht, …habe noch nie, …so kurzer Zeit“ ein, sondern wischt diese nicht allein mit einem banalen Statement „Natürlich schaffen Sie dies“ vom Tisch, sondern wirft dem Mitarbeiter noch vor „zu jammern“. So gelingt keine Delegation, denn der Mitarbeiter wird sich zu Recht alleine gelassen fühlen und ohne Motivation an die übertragene Aufgabe herangehen.

So gehen Sie besser vor:

• Nehmen Sie Einwände grundsätzlich ernst.
• Fragen Sie nach, um den Einwand besser verstehen zu können „Können Sie bitte Ihre Bedenken konkretisieren?“ oder „Inwiefern stellt die kurze Bearbeitungszeit ein Hindernis dar?“
• Zeigen Sie auf, warum Sie den Mitarbeiter für geeignet halten.

Fehler Nr. 2: Mit Aussagen zusätzlichen Druck erzeugen

Gerade bei neuen, schwierigen Aufgaben müssen Sie darauf achten, nicht noch zusätzlichen Druck beim Mitarbeiter zu erzeugen, weil Sie Aussagen wie

• „Ich habe eine Herausforderung für Sie“ als Gesprächsbeginn wählen.
• „Es ist von entscheidender Bedeutung.“
• „Es muss sofort gemacht werden.“
• „Ich habe jetzt für diese Bedenken keine Zeit.“
• „Sie müssen dies übernehmen – sonst kann es niemand tun.“
• „Davon hängt vieles ab.“

im Gespräch machen. Denn der Mitarbeiter spürt den Druck und wird sich dadurch eher verunsichert, als bestärkt fühlen.

So gehen Sie besser vor:

• Sensibilisieren Sie sich für Aussagen, die Druck erzeugen können. Unterlassen Sie diese im Gespräch.
• Geben Sie dem Mitarbeiter lieber Rückendeckung. „Dies ist eine wichtige Aufgabe. Deshalb habe ich Sie ausgewählt, weil Sie diese mit Ihren Kenntnissen meistern können.“ oder „Diese Aufgabe eilt. Lassen Sie uns dennoch in Ruhe überlegen und besprechen, was dabei zu beachten ist.“

Fehler Nr. 3: Zu wenig Wertschätzung zeigen

Erfolgreich Aufgaben zu delegieren gelingt am besten, indem Sie den Mitarbeiter positives Feedback geben, um so seine Stärken und Fähigkeiten, die er gerade für die Bewältigung dieser Aufgabe benötigt, hervorzuheben. Oftmals wird dies jedoch unterlassen. Leider. Denn statt dieses Feedback zur Entkräftigung von Einwänden zu nutzen, wird dann mit Standardaussagen wie „Dies schaffen Sie schon“ oder „Natürlich können Sie dies“ geantwortet, die den Mitarbeiter weder in seiner Motivation, noch in seinem Selbstvertrauen stärkt.

So gehen Sie besser vor:

• Listen Sie in Ihrer Vorbereitung des Delegationsgespräches unbedingt auf, warum Sie den Mitarbeiter für geeignet halten, diese Aufgabe zu übernehmen. Notieren Sie hier sowohl Stärken als auch vergangene Erfahrungen, auf die er zurückgreifen kann und die Sie als Beispiele benennen können.
• Geben Sie dem Mitarbeiter gezieltes Feedback, um so seine Fähigkeiten zu würdigen. Benennen Sie beim Übertragen der Aufgabe, auf welche seiner Stärken er dafür zurückgreifen kann. Dadurch reduzieren Sie Bedenken und Unsicherheiten, die beim Mitarbeiter aufgetreten sind.