Zusatzaufgaben: Lernen Sie nein sagen

Lernen Sie Nein-Sagen!

Sind es immer Sie, die die Protokolle der Meetings schreibt? Lassen Sie sich oft genug Aufgaben Ihres Kollegen aufschwatzen, weil dieser zu einem wichtigen Kundenbesuch muss? Dann sind Sie, wie so viele Frauen, in die Falle der unnötigen Zusatzaufgaben getappt. Stoppen Sie dies noch heute. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: Auf sich selbst und Ihre Karriere.

Für viele Frauen ist es schon zur (verinnerlichten) Selbstverständlichkeit geworden sich um Dinge im Büro zu kümmern, für die sie eigentlich nicht zuständig sind, wie beispielsweise die Spülmaschine ein- und auszuräumen, die Blumen zu gießen, vor jedem Meeting für Flipchart-Papier und Stifte zu sorgen. Gründe für dieses Verhalten gibt es einige:

• Frauen, im Gegensatz zu (den meisten) Männern, erblicken das Ganze und nicht nur Teilbereiche für die sie zuständig sind.
• Viele Frauen sind es leider gewohnt hinter herzuräumen und sich um alles zu kümmern – sei es beim Partner, bei den Kindern, im Haushalt. Da fällt es oft schwer dies im Berufsleben abzustellen.
• Viele Frauen haben keine Lust mehr darauf zu warten, dass es eventuell von einem Kollegen erledigt wird. Lieber machen sie es selbst.
• Auch hat die Sozialisation die Frau so geprägt, dass sie sich (immer noch) vor Ablehnung fürchtet. So wird sie leicht zum Opfer, wenn Kollegen sie um etwas bitten. Frauen fürchten nicht länger gemocht zu werden, wenn sie die Bitte ausschlagen. Die Falle der unnötigen Zusatzaufgaben schnappt dabei erbarmungslos zu.

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Um die Tricks Ihrer Kollegen/innen schnell zu erkennen lesen Sie auch unsere Übersicht.

Übersicht: Die 7 typischsten Tricks sich zu drücken

Zusatzaufgaben kosten Sie was

Verabschieden Sie sich von dem Irrglauben Ihr Kollege (oder vielleicht auch die Kollegin) würde sich für den Gefallen revanchieren. Dies wird nicht geschehen. Ganz im Gegenteil, da Sie bereits einmal so bereitwillig waren einzuspringen, wird derjenige es immer wieder versuchen – und zwar so lange bis Sie endlich Nein sagen.

Verabschieden Sie sich auch von der Annahme Ihr Mehr tun würde von Ihrem Vorgesetzten honoriert. Auch hier ist das Gegenteil der Fall. Die meisten Vorgesetzten sehen darin eine Inkompetenz sich um die wirklich wichtigen Dinge zu kümmern.

Im Klartext: Für jede Zusatzaufgaben, die Sie übernehmen, zahlen Sie einen Preis:

• Sie haben keine Zeit Ihre eigentlichen Aufgaben zu erledigen (und erhalten dafür womöglich noch einen Verweis).
• Sie kümmern sich nicht um die Dinge, die Sie wirklich weiterbringen.
• Ihnen wird eine wichtige Führungsqualität abgesprochen: Die Delegationskompetenz.
• Sie vernachlässigen es Kontakte zu knüpfen und Ihr Netzwerk auszubauen.
• Ihnen bleibt keine Zeit neue Ideen zu entwickeln.

Hinweis:

Bedenken Sie, während Sie die Aufgabe Ihres Kollegen übernehmen, nutzt der die gewonnene Zeit, um den Deal beim Kunden abzuschließen. Ihr Kollege profiliert sich – auf Ihre Kosten.

Achten Sie ab heute nur auf Ihre eigenen Interessen: 3 Schritte

Schritt 1: Sagen Sie endlich Nein

Grenzen Sie sich gegen jeden Trick Ihrer Kollegen/innen, Ihnen eine Zusatzaufgabe zu übergeben, konsequent ab. Ein Nein wirkt dabei Wunder. Wenn er/sie wieder fragt „Könntest du bitte für mich…“ antworten Sie mit

• einem bestimmten und höflichen Nein.
• einem bedauernden Nein. „Ich würde ja gerne, aber meine To-Do-Liste ist bereits bis zum Anschlag voll.“ oder „Es tut mir leid, dass ich dir nicht helfen kann aber ich bearbeite gerade den wichtigen Bericht für den Chef – ich habe keine Zeit.“
• einem Nein gepaart mit einer Ausrede. Da viele gerne eine Ausrede nutzen um eine unangenehme Aufgabe weiterzugeben, schlagen Sie diese zukünftig mit den eigenen Mitteln: Erfinden Sie eine Ausrede für Ihr Nein.

Schritt 2: Wägen Sie ab

Die eigenen Interessen im Auge zu behalten heißt nicht, dass Sie das Ganze völlig vernachlässigen (außer Sie wollen dies). Vielmehr gilt es sich vorrangig um sich zu kümmern und gleichzeitig noch Energie für Angelegenheiten des Ganzen zu haben. Setzen Sie Prioritäten, wägen Sie Ihren Einsatz, Ihre Energie und Ihre Zeit ab.

Dafür heißt es:

• sich stets über die eigenen Ziele und Vorhaben im Klaren zu sein.
• die eigenen Aufgaben zu überblicken.
• das Zeitmanagement im Griff zu haben.
• Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden
• und sich zu fragen „Möchte ich jetzt tatsächlich…(das Protokoll übernehmen, den Kaffee kochen, fürs Flipchart-Papier sorgen…)? Oder möchte ich lieber etwas konkret für mich tun?“

Schritt 3: Erstellen Sie Profile Ihrer Kollegen/innen

Unüberlegt Zusatzaufgaben zu übernehmen mag auch daran liegen, dass Sie sich im Unklaren darüber sind, wer diese Tätigkeit auch ausführen kann. Überlegen Sie deshalb einmal in Ruhe:

• Wer welche Kompetenzen und welches Know-How mitbringt
• Wer für welche Aufgaben qualifiziert ist
• Wer welche Tätigkeiten auch übernehmen kann
• Wer für diese Zusatzaufgabe, die Ihnen Ihr Kollege übergeben möchte, auch geeignet ist
• Was Sie dafür tun können, dass er/sie diese übernimmt

Legen Sie sich eine entsprechende Profil-Liste Ihrer Kollegen/innen an. Dann können Sie beim nächsten Mal, wenn wieder ein Kollege versucht Ihnen eine unangenehme Zusatzaufgabe zu übergeben, sagen „Da kann ich dir leider nicht helfen. Frag doch mal den Kollegen X., der hat sogar noch bessere Kenntnisse auf dem Gebiet als ich.“