„Jetzt nicht“ - Beugen Sie Arbeitsunterbrechungen gezielt vor

Ihr Arbeitsalltag ist gespickt mit kleinen und großen Unterbrechungen. Ob Sie gerade konzentriert arbeiten und von einem Kollegen unterbrochen werden oder nur schnell einem Kunden am Telefon eine Auskunft erteilen möchten und dann in ein langes Gespräch verwickelt werden.

Unterbrechungen lauern überall und kosten Ihre wertvolle Zeit. Deshalb signalisieren Sie ab heute „Jetzt nicht“! 5 Tipps verraten Ihnen, wie Ihnen das in unterschiedlichen Situationen bestens gelingt.

Tipp 1: Trennen Sie bei Gesprächen strikt Privates von Beruflichem

Ein gewisses Maß an Small-Talk sollten Sie weiterhin beibehalten. Sie wollen schließlich auch die soziale Komponente in Ihren Gesprächen und Ihren Beziehungen zu Kollegen oder Kunden ansprechen. Nutzen Sie eine der vielen Gelegenheiten, die sich dafür bieten: Im Aufzug, in der Kantine, auf dem Parkplatz, als Gesprächseinstieg, ohne dafür allerdings zu viel Ihrer kostbaren Zeit zu investieren.

Sollten Sie sich bei diesen Gelegenheiten mit Ihrem Gesprächspartner in Erörterungen über private Interessen und Erlebnisse verlieren, ziehen Sie sofort die Zeitbremse. Lenken Sie das Gespräch wieder auf das eigentliche Thema oder beenden Sie es. Reservieren Sie sich für Gespräche über Privates lieber die Mittagspause. Oder treffen Sie sich mit dem Kollegen nach Feierabend. Konzentrieren Sie sich während der Arbeitszeit soweit wie möglich nur auf berufliche Inhalte.

Hinweis:

Sie können übrigens auch bei Ihrem Kunden privates auf private Zeiten verschieben. Haben Sie beispielsweise entdeckt, dass Sie beide eine Leidenschaft für amerikanischen Football teilen, laden Sie Ihren Kunden einmal zu einem Spiel ein. Dann können Sie in Ruhe fachsimpelnd das Spiel genießen – und so ganz nebenbei festigen Sie die Kundenbindung.

Tipp 2: Machen Sie lieber eine kurze Entspannungspause statt zu plaudern

Ihre Leistungskurve weist Höhen und Tiefen auf. Abhängig davon, welche Arbeiten Sie gerade verrichtet haben, kann Ihre Konzentration sich mal schneller, mal langsamer abbauen. Ihre Gedanken beginnen abzuschweifen oder Sie merken plötzlich wie verspannt Ihr Rücken ist und sehnen sich nach einer Ablenkung, auch um sich für die erledigte Arbeit zu belohnen. In den meisten Fällen suchen Sie in solchen Augenblicken den Kontakt zu Ihren Kollegen. Sie wollen kurz auf andere Gedanken kommen, den Kopf von den komplexen Berechnungen frei bekommen, wieder auftanken und so neue Energie für Ihre weiteren Aufgaben sammeln.

Führen Sie statt dem Plausch mit dem Kollegen lieber eine 5 Minuten Entspannungspause durch. Oder Sie machen einige Körperübungen, um Ihre Rückenmuskulatur zu lockern. So tanken Sie garantiert schnell und effizient wieder Energie, ohne dabei selbst viel Zeit aufzuwenden oder die Zeit Ihres Kollegen zu stören. Denn Sie wissen selbst, ein Plausch kann manchmal ganz schön lang dauern und Sie sogar, abhängig vom Thema, belasten und innerlich aufwühlen.

Tipp 3: Minimieren Sie geschickt die Gesprächsdauer Ihrer Telefonate

Müssen Sie nur kurz etwas persönlich mitteilen? Wollen Sie einen Vielredner geschickt ausbremsen? In solchen Fällen empfiehlt es sich, Ihre Telefonate kurz vor Beginn eines Meetings zu legen oder wenn Sie zu einem Termin aufbrechen müssen. Sie haben dann eine perfekte Ausrede, um das Telefonat auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Hinweis:

Hüten Sie sich davor, diesen Tipp zu häufig oder ständig beim gleichen Kunden, Mitarbeiter oder Kollegen anzuwenden. Sie riskieren sonst, Ihren Gesprächspartner auf Dauer zu verprellen. Ihr Kunde mag sogar zur Konkurrenz abwandern und Ihre Mitarbeiter demotiviert seine Arbeit verrichten, weil Sie ihm dadurch vermitteln „Ich habe keine Zeit für Sie.“

Tipp 4: Signalisieren Sie Ihre Gesprächsbereitschaft

Das Prinzip der offenen Tür ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern oder Kollegen zu zeigen, dass Sie Zeit haben, um Anfragen zu erörtern oder um Gespräche zu führen. Falls Sie nicht über den Luxus eines eigenen Büros mit Tür verfügen, stellen Sie als Alternative Ihren Schreibtischstuhl so auf, dass kein Blickkontakt mit vorbeikommenden Kollegen möglich ist. Denn ein Blickkontakt lädt oft zum Verweilen und Plaudern ein.

Tipp 5: Verhindern Sie raffiniert lange Verweildauern potenzieller Besucher

Legen Sie eine Aktenmappe oder Ihr Jackett über den Besucherstuhl. So verhindern Sie, dass Besucher – ob Kollegen oder Mitarbeiter – es sich bei Ihnen im Büro bequem machen und Ihnen Ihre Zeit stehlen. Denn die wenigsten werden es wagen, die Akte oder Ihr Jackett vom Stuhl zu entfernen.