Ablehnungen geschickt und nachhaltig kommunizieren

Bei 1.440 Minuten pro Tag, die Ihnen für Ihre Arbeit und Freizeit zur Verfügung stehen, gilt es eins mit auf Ihre Prioritätenliste zu setzen: sich abzugrenzen, indem Sie gezielt Nein sagen. Allerdings müssen Sie Ihr Nein – also Ihre Ablehnung – auch verkaufen und zwar geschickt und nachhaltig.

Dafür benötigen Sie die richtige Kommunikations-Taktik. Glücklicherweise stehen Ihnen dafür gleich zwei zur Verfügung:

1. die Direkte
2. und die Indirekte

Nur so stellen Sie sicher, dass Sie nicht zum Abwälzungs-Opfer für Ihre Kollegen, Kunden oder Ihren Vorgesetzten werden, bei dem jeder seine Arbeit ablädt.

Taktik Nr. 1: Die direkte Ablehnung

Mit einem direkten Nein setzen Sie klare, unmissverständliche Grenzen. Leider wird oft vor dieser Kommunikations-Taktik zurückgeschreckt, weil befürchtet wird, durch die eigene Ablehnung selbst abgelehnt zu werden und so für sich selbst Nachteile zu kreieren. Solche potenziellen Nachteile können Sie vermeiden, indem Sie die direkte Version bei den Personen anwenden, bei denen sie sinnvoll, angebracht und auch akzeptabel ist:

• bei guten Kollegen,
• bei Verkäufern oder Außendienstlern, die Ihnen ihr Produkt oder ihre Dienstleistung verkaufen möchten,
• bei Personen, zu denen Sie keine persönliche Beziehung haben,
• aber auch bei Freunden und in der Familie.

Hüten Sie sich aber davor, Ihre direkte Ablehnung ausführlich zu begründen oder sich übertrieben für Ihr Nein zu entschuldigen. Lehnen Sie kurz und bündig ab – und zwar mit maximal 20 Wörtern. Jedes weitere Wort ist für Ihre direkte Ablehnung zu viel, einige Beispiele:

• „Nein.“
• „Nein, danke.“
• „Nein, daran habe ich kein Interesse.“
• „Dafür habe ich keine Zeit. Tut mir leid.“
• „Ich habe zu viel zu tun.“
• „Nein, dies lässt sich nicht in meinen Zeitplan integrieren.“
• „Nein, dies kann ich nicht übernehmen.“
• „Nein, in diesem Bereich kenne ich mich einfach zu wenig aus.“

Taktik Nr. 2: Die indirekte Ablehnung

Deutliche Grenzen zu setzen, ohne die jeweilige Person mit Ihrem Nein zu verärgern, gelingt hervorragend mit der indirekten Ablehnung. Deshalb ist diese Kommunikations-Taktik geeignet bei

• Ihrem Vorgesetzten,
• Ihren Kunden und Lieferanten,
• allen, die Ihre Arbeit beaufsichtigen,
• Geschäftspartnern oder Kooperationspartnern,
• Kollegen in Arbeitsgruppen bzw. Projekten,
• allen im Unternehmen, mit denen Sie wenig zu tun haben oder selten zusammenarbeiten wie beispielsweise Kollegen aus anderen Abteilungen.

Durch die indirekte Ablehnung beginnen Sie zielgerichtet den Arbeitszufluss, der von diesen Personen zu Ihnen besteht, zu steuern, um so abzuklären – natürlich am besten gemeinsam -, wie in Zukunft mit den an Sie herangetragenen Aufgaben umgegangen werden soll und kann. Dieser Umerziehungsprozess benötigt natürlich seine Zeit. Deshalb dürfen Sie nicht erwarten, mit jeder indirekten Ablehnung erfolgreich zu sein, d.h. das Arbeitspensum sofort zu verringern und weniger Aufgaben übertragen zu bekommen.

Ihre Kontinuität ist gefragt, damit die jeweilige Person, beispielsweise Ihr Vorgesetzter, Ihre Grenzen kennen lernt und akzeptiert. Führen Sie deshalb stets ein Gespräch, mit der jeweiligen Person, indem Sie sich auf drei Bereiche konzentrieren:

1. Das Ungesagte in dem Auftrag oder der Anfrage herausfinden.
2. Die Alternativen und Lösungen erforschen.
3. Ein nächstes Gespräch vereinbaren, um weitere Vorgehensweisen zu besprechen.

Klopfen Sie das Anliegen Ihres Gesprächspartners in allen Bereichen systematisch ab. Stellen Sie dazu gezielte Fragen.

Fragebogen zum Download

Beispiele solcher Fragen, die Sie in Ihrem Berufsalltag gleich einsetzen können, finden Sie auf unserem Fragebogen für die 3 Bereiche der indirekten Ablehnung.